Principalele documente justificative în contabilitate: Elemente obligatorii la completarea lor și alte chestiuni importante

Potrivit Legii contabilității, societățile comerciale, societățile sau companiile naționale, regiile autonome, institutele naționale de cercetare-dezvoltare, societățile cooperatiste și celelalte persoane juridice au obligația de a consemna operațiunile economico-financiare, în momentul efectuării lor, în documente justificative, pe baza cărora se fac înregistrări în contabilitate.

Aceeași regulă este valabilă și pentru instituțiile publice, asociațiile și celelalte persoane juridice cu și fără scop patrimonial, precum și pentru persoanele fizice care desfășoară activități producătoare de venituri, subunitățile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate sau în România.

Conform Ordinului Ministerului Finanțelor nr. 2.634/2015, documentele justificative dobândesc această calitate dacă au următoarele elemente:

• denumirea documentului;
• denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care întocmeşte documentul;
• numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
• menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul);
• conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;
• datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz;
• numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare.

Mai mult, în cuprinsul oricărui document emis de către o entitate trebuie să se menţioneze şi forma juridică, codul de identificare fiscală şi capitalul social.

Documentele contabile (registre, jurnale, fişe, note etc.) care servesc la prelucrarea, centralizarea şi înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare se întocmesc manual sau prin utilizarea sistemelor informatice.

Important! Pentru documentele întocmite şi preluate în contabilitate prin utilizarea sistemelor informatice, semnătura nu constituie element obligatoriu. În astfel de situaţii trebuie să se stabilească, prin proceduri proprii, modalităţi de identificare a persoanelor care au iniţiat, dispus şi aprobat efectuarea operaţiunilor respective.

Documentele justificative trebuie să cuprindă elemente cu privire la:

• denumirea entităţii;
• data întocmirii documentului contabil;
• felul, numărul şi data documentului justificativ;
• sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate;
• conturile sintetice şi analitice debitoare şi creditoare;
• semnătura persoanei responsabile cu întocmirea documentelor contabile.

Atenție! Documentele justificative angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate.

Regulile de înregistrare în contabilitate s-au schimbat începând din 2016, odată cu intrarea în vigoare a Ordinului nr. 2.634/2015, act normativ care a înlocuit vechea reglementare din Ordinul nr. 3.512/2008. Prin urmare, principalele forme de înregistrare în contabilitate pentru firmele care conduc contabilitatea în partidă dublă sunt: "pe jurnale", "maestru-şah" şi forma combinată "maestru-şah cu jurnale".

În cadrul formei de înregistrare în contabilitate "pe jurnale", principalele registre şi formulare care se utilizează sunt:

• Registrul-jurnal (cod 14-1-1);
• Registrul-inventar (cod 14-1-2);
• Cartea mare (cod 14-1-3);
• Jurnale auxiliare;
• Balanţa de verificare.

În cadrul formei de înregistrare "maestru-şah", principalele registre şi formulare care se utilizează sunt:

• Registrul-jurnal (cod 14-1-1);
• Registrul-inventar (cod 14-1-2);
• Cartea mare (şah - cod 14-1-3/a);
• Balanţa de verificare.

În cazul utilizării formei de înregistrare combinată "maestru-şah cu jurnale", pe lângă formularele menţionate la forma de înregistrare "maestru-şah", se utilizează jurnalele auxiliare specifice formei de înregistrare "pe jurnale".

De cealaltă parte, persoanele fizice ale căror venituri sunt determinate în sistem real și care conduc evidența contabilă pe baza regulilor contabilității în partidă simplă întocmesc:

• registrul jurnal de încasări și plăți (cod 14-1-1/b);
• registrul-inventar (cod 14-1-2/b).

Corectarea actelor contabile

Potrivit Ordinului nr. 2.634/2015, corectarea informațiilor greșite se face în toate exemplarele documentului și se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit/corectat documentul. Este important să se menționeze și data efectuării corecturii.

În cazul documentelor financiar-contabile la care nu se admit corecturi (cum sunt cele pe baza cărora se primește, se eliberează sau se justifică numerarul), documentul întocmit greșit se anulează și se păstrează.

La corectarea documentului justificativ în care se consemnează operații de predare-primire a valorilor materiale și a mijloacelor fixe este necesară confirmarea, prin semnătură, atât a predătorului, cât și a primitorului.

Important! În cazul completării documentelor prin utilizarea sistemelor informatice, corecturile sunt admise numai înainte de prelucrarea acestora.

Reconstituirea actelor contabile

Reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse este prevăzută în Ordinul nr. 2.634/2015. Atfel, pentru a putea fi înregistrate în contabilitate, operațiunile economico-financiare trebuie să fie justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite.

În condiţiile în care documentul pierdut, sustras sau distrus a fost întocmit de către entitate într-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmând aceleaşi proceduri prin care a fost întocmit documentul original, menţionându-se în antetul documentului că este reconstituit.

Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire". Dosarul de reconstituire trebuie să conţină elementele care au legătură cu constatarea şi reconstituirea documentelor dispărute, şi anume:

• sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariţia documentelor;
• procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
• dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sancţionării disciplinare a persoanei vinovate, după caz;
• dispoziţia scrisă a conducătorului entităţii pentru reconstituirea documentelor;
• o copie a documentelor reconstituite.

În cazul în care documentul dispărut a fost emis de altă entitate, reconstituirea se va face de entitatea emitentă. Aceasta din urmă va trimite documentul reconstituit către entitatea solicitantă în termen de cel mult zece zile lucrătoare de la primirea cererii.

Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu şi vizibil menţiunea "DUPLICAT", cu specificarea numărului şi a datei dispoziţiei pe baza căreia s-a făcut reconstituirea. Procedura de reconstituire se va finaliza în termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar, în caz de forţă majoră, în termen de 90 de zile de la constatarea încetării acesteia.

În cazul găsirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anulează pe baza unui proces-verbal şi se păstrează împreună cu procesul-verbal, în dosarul de reconstituire.

Atenție! Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călătorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în contabilitate.

Ce se întâmplă în cazul în care documentele justificative sunt furate

Potrivit Ordinului nr. 2.634/2015, orice persoană care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligaţia să notifice, în scris, în termen de 24 de ore de la constatare, conducătorul entităţii (administratorului entităţii, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii respective).

În termen de cel mult trei zile lucrătoare de la primirea sesizării, conducătorul entităţii are obligația de a întocmi un proces-verbal care să cuprindă:

• datele de identificare a documentelor dispărute;
• numele şi prenumele persoanei responsabile cu păstrarea documentelor;
• data şi împrejurările în care s-a constatat lipsa documentelor respective.

Procesul-verbal se semnează de către:

• conducătorul entităţii;
• conducătorul compartimentului financiar-contabil al entităţii sau persoana împuternicită să îndeplinească această funcţie;
• persoana responsabilă cu păstrarea documentelor;
• şeful ierarhic al persoanei responsabile cu păstrarea documentelor.

Când dispariţia documentelor se datorează însuşi conducătorului entităţii, măsurile prevăzute de prezentele norme se iau de către ceilalţi membri ai consiliului de administraţie. Ori de câte ori dispariţia documentelor poate constitui infracţiune, se înştiinţează imediat organele de urmărire penală.

Păstrarea documentelor contabile

Potrivit Ordinului nr. 2.634/2015, entităţile au obligaţia de a păstra în arhiva lor documentele justificative, registrele de contabilitate şi celelalte documente financiar-contabile la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic.

Documentele precum nota de recepție și constatare de diferențe, chitanțele, deconturile, ordinele de deplasare etc. se păstrează în contabilitate timp de cinci ani.

În ceea ce priveşte registrele și celelalte documente financiar-contabile, acestea se arhivează pe o perioadă de zece ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite.

Excepție de la această regulă fac statele de salarii, al căror termen de păstrare este de 50 de ani.

De asemenea, documentele financiar-contabile care atestă proveniența unor bunuri cu durată de viață mai mare de cinci ani trebuie să fie păstrate pe perioada corespunzătoare duratei de viață utilă a acestora.

Nu în ultimul rând, în caz de încetare a activității unei societăți, documentele financiar-contabile se păstrează în conformitate cu prevederile Legii societăților sau se pot preda la arhivele statului.