Procedură practică: Cum pot face firmele pentru a da banii de educație timpurie și ce înregistrări contabile sunt necesare

Din punct de vedere normativ, prin Legea nr. 239/2020 a fost modificat art. 25 alin. (4) din Codul fiscal, prin introducerea lit. i^1 și i^2, prin care cheltuielile decontate de angajatorii plătitori de impozit pe profit cu educația timpurie a copiilor salariaților sunt considerate cheltuieli nedeductibile la calculul impozitului pe profit, dar se suportă din impozitul pe profit datorat într-o limită maximă de 1.500 lei/lună pentru fiecare copil.

În situația în care impozitul pe profit este insuficient pentru a acoperi toate aceste decontări, sumele se suportă din impozitul pe venitul din salarii, TVA și accize, în ordinea enumerată.

Tot din punct de vedere fiscal, aceste sume decontate către educația timpurie a copiilor salariaților nu sunt considerate venituri de natură salarială și nu sunt în sfera impozitului pe venit și a asigurărilor sociale obligatorii, conform art. 76 alin. (4) lit. x), coroborat cu art. 142 lit. z) din Codul fiscal (modificări introduse atât prin Legea 239/2020, cât și prin Legea 296/2020). Practic, pentru aceste sume nu se achită impozitul și asigurările sociale ce s-ar fi datorat pe veniturile din salarii.

Potrivit art. 23 alin. (1) lit. a) din Legea nr. 1/2011, educația timpurie cuprinde educația antepreșcolarilor cu vârsta între 0 și 3 ani și învățământul preșcolarilor cu vârsta între 3 și 6 ani. Trebuie menționat faptul că unitățile de învățământ ce realizează activități de educație timpurie pentru antepreșcolari trebuie să fie autorizate de inspectoratele școlare conform art. 6 – 7 din HG nr. 1.252/2012. Educația preșcolarilor cu vârsta între 3 – 6 ani cuprinde grupa mică, grupa mijlocie și grupa mare, iar grădinițele trebuie să fie autorizate conform legislației în vigoare. Nu vom dezvolta această procedură, însă grădinițele trebuie autorizate de ARACIP.

Din punct de vedere financiar-contabil, nu este o procedură legală de urmat, astfel încât fiecare angajator poate să întocmească o procedură proprie. Am întocmit și noi o astfel de procedură ce poate fi personalizată și adaptată unui caz concret.

Etapa 1. La aplicarea pentru prima dată a decontării, salariatul adresează angajatorului o cerere însoțită de acordul de a utiliza eventualele date personale conform Regulamentului general privind protecția datelor (sau, pe scurt, GDPR - este posibil ca în contractul cu unitatea de învățământ să apară date ale unor persoane ce nu sunt salariate ale societății, cum ar fi soțul/soția, bunicii, împuterniciții etc.). Cererea va fi însoțită de autorizația de unitate de învățământ cu educație timpurie. Tot anexat cererii se va adăuga certificatul de naștere al copilului și dovada înscrierii la unitatea de învățământ (contract, adeverință etc.).

Etapa 2. Se va întocmi un decont de cheltuieli la care se va anexa dovada plății efective a sumei achitate către unitatea de învățământ timpurie. Se poate deconta doar suma efectiv plătită către unitatea de educație timpurie. Pentru a se evita eventualele duble decontări când părinții copilului sunt salariați la angajatori diferiți, se va solicita o declarație pe propria răspundere că celălalt părinte nu beneficiază de decontarea aceleiași cheltuieli plătite către unitatea de educație timpurie.

Etapa 3. Angajatorul dispune plata fie prin transfer bancar, fie prin casierie, în funcție de propriile proceduri. Ulterior, se va recupera suma de bani din impozitul pe profit sau, după caz, din impozitul pe venitul din salarii, TVA sau accize.

Referitor la întrebările punctuale, apreciem că decontarea acestor sume se poate realiza printr-un acord între angajator și salariați. Legea a dat dreptul angajatorilor să aplice această procedură, dacă doresc, în funcție de modul în care își asumă riscul fiscal plătitorii de impozit pe profit. Prin urmare, decizia de a aplica în mod obligatoriu sau nu această reglementare este a administratorului societății.

Conform procedurii concepute de noi, documentul justificativ pentru decontarea cheltuielii este decontul de cheltuieli. Considerăm că nu trebuie să se întocmească un stat de salarii, deoarece sumele plătite salariaților nu sunt de natură salarială. Desigur, se poate întocmi un document centralizator în scopul reducerii numărului de înregistrări contabile.

Apreciem că sunt aplicabile înregistrările contabile:

• 4411 „Impozit pe profit” = 4281 „Alte datorii în legătură cu personalul” (cu suma ce va reduce impozitul pe profit);
• 4281 „Alte datorii în legătură cu personalul” = 5121 „Conturi la bănci în lei” / 5311 „Casierie” (cu suma plătită salariaților).

Notă: Până acum, autoritățile nu au adoptat o procedură justificativă financiar-contabilă. Dacă vor adopta o astfel de procedură, va trebui să ținem cont și de aceasta.

Ce se întâmplă la nivelul unei microîntreprinderi? O microîntreprindere poate să deconteze și aceasta cheltuielile cu educația timpurie a copiilor salariaților acesteia, pe cheltuiala angajatorului, fără reducerea vreunui impozit sau a vreunei taxe. Avantajul fiscal constă în faptul că nici pentru salariații microîntreprinderii suma decontată nu reprezintă venit de natură salarială și nu se datorează impozit pe venit și contribuții de asigurări sociale obligatorii, conform art. 76 alin. (4) lit. x) din Codul fiscal, coroborat cu art. 142 lit. z) din Codul fiscal. Apreciem că se poate utiliza pentru decontare aceeași procedură descrisă mai sus.