Scutire de taxe salariale pentru decontarea transportului la și de la locul de muncă - în ce condiții poate aplica angajatorul facilitatea

Dacă vrei să oferi echipei tale un beneficiu care sigur va fi apreciat, ai putea să îi acorzi contravaloarea transportului la și de la locul de muncă. Înainte de a îi anunța „marea” veste, să clarificăm care sunt condițiile și limitele de acordare, precum și aspectele fiscale importante. 

În primul rând, în Codul fiscal, în art. 76, alin. 4, lit a), regăsim faptul că veniturile reprezentând contravaloarea transportului la și de la locul de muncă al salariatului nu sunt impozabile. De asemenea, nu este cuprinsă în baza lunară de calcul a contribuțiilor de asigurări sociale, de sănătate și muncă, conform art. 142. Însă, acest lucru se aplică în anumite condiții care țin de procedura aplicată în companie, detaliate mai jos.

Pe scurt, pentru transportul la și de la locul de muncă nu se vor aplica taxe salariale.

Angajatorul trebuie să exprime în mod expres, printr-un act adițional la contractul de muncă al angajatului, contractul colectiv de muncă sau în regulamentul intern, prevederea referitoare la decontarea transportului la și de la locul de muncă al salariatului (cu mașina de serviciu, personală, mijloace de transport în comun - ex: Societatea de Transport București, Metrorex etc.). Menționarea trebuie să fie clară: ce anume se decontează? Abonamente/bilete pentru transport în comun, benzină/motorină pentru autovehiculul personal/mașina instituției sau firmei?

Expert contabil Ioan Butariu ne lămurește privind procedura aplicată în fiecare lună de către angajați și angajatori: 

„Astfel, s-au decontat in cadrul acestor chetuieli: biletele de tren, autobuz, tramvai, etc. sau bonuri fiscale pentru combustibil auto. Dacă pentru biletele de tren, autobuz, tramvai, sumele sunt evidente, pentru sumele decontate de către salariat ca și combustibil auto s-a plecat tot de la tariful mijloacelor de transport în comun sau de la un cost mediu pe kilometru. Pentru a deconta astfel de cheltuieli fiecare salariat își întocmește un decont de cheltuieli la care anexează documentul de plată.”

Așadar, în fiecare lună, salariatul va trebui să justifice sumele folosite pentru transport, fiind obligatoriu să prezinte angajatorului următoarele documente, în limitele și prevederile care apar în contractul de muncă sau în regulamentul intern al companiei:

• bonul fiscal
• foaia de parcurs prin care să rezulte numărul de kilometri parcurși între casă și locul de muncă și numărul de zile în care a folosit mașina personală
• calculul cheltuielilor va fi realizat potrivit formulei număr de kilometri x consum mediu al vehiculului/ 100 km x preț/litru combustibil.

Acest calcul pentru decontarea combustibulului se face în baza Normelor metodologice de aplicare a Legii nr. 227/2015 privind Codul Fiscal, art. 68, alin. 2, 3 (HG nr. 1/2016), iar modelul foii de parcurs îl putem vedea aici.

Dacă angajatorul nu va deconta prețul efectiv potrivit calculului de mai sus, și va alege, în schimb, să acorde o sumă pe kilometru, trebuie să știe că atunci acest venit devine impozabil deoarece banii decontați nu mai pot fi considerați contravaloarea transportului angajatului la și de la locul de muncă. În această situație, am putea interpreta că suma utilizată pentru transportul salariatului în regim taxi nu ar putea fi considerat un venit neimpozabil.

Legea nu impune, însă, în mod clar, limite privind mijloacele de transport pe care le poate folosi angajatul, deși, în cazul în care ar decide să folosească transportul în regim de ridesharing, actele doveditoare pentru primirea decontului ar fi mai greu de procurat.

Pe de altă parte, menționează Ioan Butariu, specialist fiscal, „totusi nu aș vedea de ce nu s-ar putea deconta în mod ocazional, însă acestea ar trebui cumva reglementate în regulamentul intern si în contractul individual de muncă.”