e-Factura: Nu neapărat contabilii vor gestiona facturile electronice, spun specialiștii. Depinde de volumul activității firmei

Până la 31 decembrie 2023, folosirea e-Factura e obligatorie, în relația B2B, numai pentru bunuri riscante. De la 1 ianuarie 2024, obligația va fi extinsă pentru a acoperi toate operațiunile din relația B2B, conform Legii 296/2023. Mai întâi, firmele vor folosi e-Factura în paralel cu regulile tradiționale de facturare, până la 30 iunie 2024, iar de la 1 iulie 2024 e-Factura va deveni unicul canal de transmitere a facturilor către destinatari.

„Din iulie 2024, noua realitate va fi fișierul XML, care se va descărca din Spațiul Privat Virtual (SPV). Va trebui fie să aveți o persoană dedicată care să facă lucrul acesta, fie să aveți o aplicație care să facă lucrul acesta în mod automat”, a punctat, la un webinar recent, Alexandru Stancu, Manager senior la Deloitte România.

Practic, gestionarea facturilor electronice nu trebuie să fie alocată neapărat contabilului - această soluție poate fi bună pentru firmele mici cu activitate restrânsă, deși e nevoie și de un înlocuitor în perioadele în care contabilul absentează. Dacă, însă, vorbim de o firmă cu activitate mai complexă, gestionarea documentelor poate fi alocată departamentului de vânzări, de exemplu.

„Este o muncă în plus pe care cineva va trebui să o facă. Responsabilitatea va fi întotdeauna a agentului economic, pentru că, în orice companie, nu contabilul este cel care emite factura. Avem, în general, departamentele de vânzări și operaționale, departamente specializate de facturi. Nu ne putem gândi că responsabilitatea este numai a contabilului. Într-adevăr, atunci când vorbim de agenți economici de talie mai mică, probabil contabilul va ocupa un rol mult mai activ în monitorizarea acestei obligații și în implementare. Cu siguranță se va ajunge la situația în care mai multe persoane vor avea acces în SPV-ul firmei pentru a îndeplini această obligație. Asta e valabil și pentru facturile emise, dar și pentru facturile primite.

Ceea ce poate nu a fost atât de bine sesizat de către mediul de afaceri... o altă modificare de impact pentru facturile primite este că atunci când avem anumite obiecții cu privire la o factură, nu mai este suficient să contactăm furnizorul și să cerem corecturi, ci devine obligatoriu ca astfel de obiecții să fie comunicate prin SPV”, a lămurit, la o conferință recentă, Georgiana Iancu, Liderul departamentului de Taxe indirecte din EY România.

Este bine de știut că pentru a folosi SPV pentru a trimite și a recepționa facturi este nevoie de o persoană care are o semnătură electronică înregistrată la Fisc, atrage atenția, într-un articol recent, Expertul contabil Luiza Daneliuc. Astfel, se poate folosi semnătura contabilului (dacă este de acord cu asta), dar se poate folosi și semnătura unei alte persoane din companie (caz în care e necesară înregistrarea la Fisc):

„Pentru a transmite și a primi facturi prin sistemul e-Factura, este necesar un certificat digital calificat înregistrat la Fisc. Există două variante: folosiți token-ul (certificatul digital calificat) vostru sau pe cel al contabilului. (...) Această obligație nu cade automat în sarcina contabilului și nu trebuie privită ca atare. Vă recomand să aveți o discuție cu contabilul vostru pentru a verifica disponibilitatea acestuia de a presta acest serviciu suplimentar. Sunt mulți contabili care nu doresc să se implice deloc în această procedură, nici măcar de a da acceptul de folosire a token-ului lor pentru transmiterea de către voi a facturilor. Accesul trebuie reînnoit la fiecare 90 de zile (așa spune procedura Fiscului, nu e vina programului informatic sau a contabilului). (...)

Dacă, totuși, contabilul este de acord și programul informatic este ce trebuie, procedura este foarte simplă și presupune o apăsare de buton pentru acceptare din partea contabilului. Ulterior, o apăsare de buton pentru transmiterea efectivă a facturii în SPV. Programul informatic vă scoate automat din SPV recipisa, pe care voi trebuie să o verificați să fie validă. Mai aveți obligația salvării acestor recipise și a XML-ului cu sigiliul Ministerului Finanțelor în arhiva proprie. În concluzie, contabilul doar vă dă acordul de a folosi semnătura lui electronică, astfel că tot voi aveți obligația trimiterii facturilor în SPV, obligația verificării recipisei (să fie validă și fără erori) și a salvării acestora în arhiva personală.”