Facturile electronice pot fi încărcate și manual în e-Factura, dar acest lucru e recomandat numai celor cu activitate redusă

„Da, facturile pot fi încărcate manual în Spațiul Privat Virtual (SPV). Ideea este că în SPV poți să încarci doar XML-ul, nu ai putea să încarci altceva (adică facturi în alt format decât XML - n. red.). Autoritățile au pus la dispoziție și un fel de miniaplicație în care poți să introduci elementele principale ale unei facturi și să generezi un XML, doar că nu sunt toate elementele din standardul e-Factura. Prin urmare, dacă aveți niște facturi mai speciale sau vreți să puneți niște mențiuni specifice, s-ar putea să nu puteți face lucrul acesta.

Iar, din experiență, procesul este destul de greoi. Dacă avem de emis una-două facturi pe zi, este posibil. Dar dacă avem de emis deja, să spunem, câteva sute de facturi pe lună, e un proces foarte anevoios și există șansa de a greși foarte ușor. Deci, contează volumul de facturi și ar trebui făcută o analiză dacă merită un astfel de risc (să faci facturile manual și să greșești) sau să apelezi la o aplicație care să facă acest lucru pentru tine”, a explicat, la un webinar recent, Bogdan Borleanu, Consultant senior în cadrul Deloitte România.

Dacă activitatea unui contribuabil este medie sau mare, recomandarea este ca firmele și persoanele fizice să apeleze la aplicații care pot automatiza măcar parțial procesul de gesionare a facturilor electronice. Acest lucru este avantajos pentru că salvează timp prețios pentru persoana care ar face manual aceeași muncă, dar și pentru că se reduc drastic șansele apariției greșelilor. Ce trebuie făcut dacă se automatizează procesul? Nimic sau aproape nimic, depinde de la caz la caz (în funcție de aplicația aleasă și nu numai).

„Dacă totul este automatizat, contribuabilul trebuie să verifice dosarul de pe serverul local și să mute facturile acolo unde este necesar (depinde de procedurile interne), dar, altfel, nu trebuie să facă nimic. În principiu, aplicația va rula automat - cât timp poate extrage informația din sistemul companiei, aplicația va extrage informația, o va valida, o va trimite către Fisc și, în același timp, va descărca facturile primite. Practic, intervenția umană va fi zero”, a subliniat specialistul.

În prezent și până la 31 decembrie 2023, folosirea e-Factura este obligatorie în relația B2B numai pentru bunuri cu risc fiscal ridicat. De la 1 ianuarie 2024, obligația va fi extinsă pentru a acoperi toate operațiunile din relația B2B, conform Legii 296/2023. Mai întâi, firmele vor folosi e-Factura în paralel cu regulile tradiționale de facturare, până la 30 iunie 2024, iar de la 1 iulie 2024 e-Factura va deveni unicul canal de transmitere a facturilor către destinatari.