Arhivare: Firmele vor trebui să se asigure că păstrează XML-urile facturilor transmise în e-Factura. Încă sunt probleme cu anexele lor, dar ANAF lucrează la asta

„Acestea vor rămâne, de principiu, în Spațiul Privat Virtual (SPV) timp de 60 de zile. Recomandarea este ca fiecare companie să și le salveze pe un server. Important este să fie salvat XML-ul, pentru că acesta va fi considerat factura originală [începând din iulie 2024]. În același timp, ar trebui salvat inclusiv PDF-ul. Iar regulile standard de arhivare rămân valabile, acestea nu se schimbă. Prin urmare, tot ce trebuie să faceți este să vă asigurați, în plus față de regulile respective pe care le veți respecta, că respectați și această chestiune - să salvați XML-ul”, a precizat, la un webinar recent, Bogdan Borleanu, Consultant senior în cadrul Deloitte România.

Practic, deținerea facturilor în formatul XML va reprezenta, în sine, dovada faptului că firma și-a îndeplinit obligația de a transmite aceste documente în secțiunea e-Factura din SPV. „Dovada supremă va fi XML-ul respectiv. Atât timp cât dețineți XML-ul, clar ați făcut depunerea. Și mă refer la acel XML cu sigiliul Ministerului Finanțelor”, a adăugat Bogdan Borleanu.

Conform cadrului legal primar al e-Factura (OUG 120/2021), pe facturile electronice transmise de contribuabili în SPV se aplică sigiliul electronic al ministerului. „În situația în care factura electronică transmisă respectă structura prevăzută (...), se aplică sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor și se comunică de îndată destinatarului. Aplicarea sigiliului electronic al Ministerului Finanțelor atestă primirea acesteia în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura. (...) Exemplarul original al facturii electronice se consideră fișierul de tip XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor”, prevede actul normativ.

Ceea ce încă rămâne de rezolvat la nivelul Agenției Naționale de Administrare Fiscală (ANAF) este chestiunea anexelor la facturile electronice. Acestea pot fi încărcate manual în SPV în prezent, dar se lucrează la posibilitatea transmiterii lor automate odată cu facturile.

„Într-adevăr, e un subiect destul de dezbătut cu autoritățile. Din ce știu, s-a ridicat problema în toate întâlnirile avute cu reprezentanții ANAF și în solicitările scrise transmise. La momentul acesta, din câte știu, se pot încărca manual în SPV aceste anexe. Pe partea de automatizare, din ce am verificat, sistemul API încă nu permite și transmiterea anexelor aferente. Înțelegem că reprezentanții ANAF lucrează la acest aspect și ne așteptăm ca din ianuarie, probabil, să poată fi transmise prin API și anexele respective”, a precizat, la același eveniment, Alexandru Stancu, Manager senior la Deloitte.

În prezent și până la 31 decembrie 2023, folosirea e-Factura este obligatorie în relația B2B numai pentru bunuri cu risc fiscal ridicat. De la 1 ianuarie 2024, obligația va fi extinsă pentru a acoperi toate operațiunile din relația B2B, conform Legii 296/2023. Mai întâi, firmele vor folosi e-Factura în paralel cu regulile tradiționale de facturare, până la 30 iunie 2024, iar de la 1 iulie 2024 e-Factura va deveni unicul canal de transmitere a facturilor către destinatari.