e-Factura B2B: Firmele NU sunt obligate să treacă la arhivarea electronică, însă această practică e recomandată

„Conform prevederilor OUG 120/2021 referitoare la implementarea sistemului național privind factura electronică e-Factura, începând cu 1 iulie 2024, exemplarul original al facturii electronice se consideră fișierul de tip XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. Astfel, persoanele impozabile vor trebui să salveze documentul XML și sigiliul electronic aferent facturilor emise și facturilor primite.

Din perspectiva arhivării, regulile în ceea ce privește facturile, prevăzute de Codul fiscal, nu au fost modificate, astfel că există o lipsă de aliniere în ceea ce privește arhivarea facturilor transmise prin sistemul e-Factura. Practic, facturile pot fi stocate pe suport hârtie sau în format electronic, indiferent de forma originală în care au fost trimise ori puse la dispoziție. În acest context, deși există în continuare posibilitatea arhivării e-facturilor și pe suport de hârtie, recomandarea ar fi arhivarea electronică a acestor documente”, ne-a precizat, într-un interviu recent, Teodora Rusu, Tax Senior Consultant la Țuca Zbârcea & Asociații Tax.

Ideea că regulile de arhivare n-au fost aliniate cu ceea ce stabilește legislația în privința facturilor electronice din relația B2B a fost susținută, la o conferință recentă, și de Georgiana Constantin, Senior Manager la EY România. Specialista a recomandat companiilor să fie prudente și să țină în continuare o arhivă proprie:

„Într-adevăr, arhivarea documentelor tipărite aduce costuri suplimentare la nivelul companiilor în ziua de astăzi. Dacă ne referim la e-Factura, ar trebui să avem în vedere că facturile transmise vor fi și arhivate, cel puțin temporar, de autoritățile fiscale și le putem descărca de acolo într-un termen de 60 de zile sau ulterior prin solicitare expresă. Însă în acest moment nu sunt prevederi specifice sau informații cu privire la renunțarea la această obligație de arhivare a documentelor originale la nivelul contribuabililor, astfel încât recomandarea noastră ar fi ca, în ambele cazuri, să vă asigurați că documentația este în continuare disponibilă la nivelul companiei în perioada prevăzută de legislația fiscală - bineînțeles, în cadrul controlului fiscal.”

Astfel, contribuabilii ar trebui să se asigure că descarcă și arhivează atât facturile pe care le încarcă în e-Factura, cât și facturile pe care le primesc prin sistem. Cu alte cuvinte, să nu se bazeze pe Spațiul Privat Virtual (SPV) ca pe un „serviciu de arhivare” pentru facturile aferente operațiunilor B2B.

„Pentru că a fost o întrebare, apropo de arhivare, primită de la aproape toți clienții noștri... Nu vă bazați pe SPV că va arhiva facturile - atât cele emise, cât și cele primite. SPV va păstra, pentru fiecare contribuabil, facturile în format XML doar 60 de zile. Desigur, ele nu sunt șterse, ci Fiscul le va stoca, le va avea undeva, doar că noi, ca contribuabili care accesăm SPV, nu vom putea vedea facturi mai vechi de 60 de zile (conform procedurilor, acestea se pot obține ulterior termenului numai în baza unei cereri exprese - n. red.). Deci, această idee că putem «arhiva» facturile în SPV nu este corectă. Din acest motiv, este foarte important să vă asigurați că descărcați toate facturile - dacă nu și cele încărcate, măcar cele pentru achiziții (formatul XML cu sigiliul Ministerului Finanțelor)”, a precizat, la o conferință organizată recent de avocatnet.ro, Vladimir Zoican, Senior Tax Manager la KPMG.

În relația B2B, în perioada 1 ianuarie - 30 iunie 2024, facturile trebuie doar raportate în e-Factura, dar se pot comunica și pe canalele clasice, conform Legii 296/2023. De la 1 iulie 2024, însă, e-Factura devine unicul canal de transmitere a facturilor în relația B2B. Astfel, de la jumătatea anului curent, exemplarul original este considerat numai factura electronică sigilată de Ministerul Finanțelor în urma trimiterii în e-Factura.