Interviu: Impactul asupra arhivării facturilor la trecerea la folosirea e-Factura pentru toate tranzacțiile B2B

În relația B2B, în perioada 1 ianuarie - 30 iunie 2024, facturile trebuie doar raportate în e-Factura, dar se pot comunica și pe canalele clasice, conform Legii 296/2023. De la 1 iulie 2024, însă, e-Factura devine unicul canal de transmitere a facturilor în relația B2B. Astfel, de la jumătatea anului curent, exemplarul original este considerat numai factura electronică sigilată de Ministerul Finanțelor în urma trimiterii în e-Factura.

În acest context, am vorbit cu doi specialiști de la Țuca Zbârcea & Asociații Tax -- Vlad Tănase, Tax Senior Manager, și Teodora Rusu, Tax Senior Consultant (foto) -- despre impactul folosirii e-Factura asupra arhivării facturilor.

1. Folosirea facturării electronice obligatorii în relația B2B implică și o obligație de a trece la arhivarea acestor acte exclusiv în format electronic?

Teodora Rusu: „Conform prevederilor OUG 120/2021 referitoare la implementarea sistemului național privind factura electronică RO e-Factura, începând cu 1 iulie 2024, exemplarul original al facturii electronice se consideră fișierul de tip XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor. Astfel, persoanele impozabile vor trebui să salveze documentul XML și sigiliul electronic aferent facturilor emise și facturilor primite. Din perspectiva arhivării, regulile în ceea ce privește facturile, prevăzute de Codul fiscal, nu au fost modificate, astfel că există o lipsă de aliniere în ceea ce privește arhivarea facturilor transmise prin sistemul e-Factura. Practic, facturile pot fi stocate pe suport hârtie sau în format electronic, indiferent de forma originală în care au fost trimise ori puse la dispoziție. În acest context, deși există în continuare posibilitatea arhivării e-facturilor și pe suport de hârtie, recomandarea ar fi arhivarea electronică a acestor documente.”

2. După 30 iunie 2024, ce facturi vechi tipărite vor trebui să păstreze firmele și pentru cât timp? După această dată, ce facturi vechi tipărite vor putea firmele să „arunce”?

Vlad Tănase: „Deși începând cu 1 iulie 2024 doar facturile B2B transmise prin e-Factura (adică fișierul de tip XML cu sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor) vor fi considerate facturi originale care produc efecte fiscale, regulile privind termenele de arhivare a documentelor financiar-contabile prevăzute de Legea contabilității nr. 82/1991 rămân aplicabile în paralel. În acest context, trebuie avută în vedere o modificare semnificativă a respectivei legi, care a intrat în vigoare începând cu 15 ianuarie 2023 și care, în principal, reduce de la zece la cinci ani perioada de arhivare a facturilor. Având în vedere aceste elemente, întâlnim următoarele cazuri:

• dacă ne referim la facturi emise anterior datei de 1 iulie 2024, atunci se disting două situații:
  • facturile emise până la data de 15 ianuarie 2023 ar trebui păstrate în arhivă până la expirarea termenului vechi de zece ani, începând de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite;
  • facturile emise începând cu 15 ianuarie 2023 ar trebui păstrate în arhivă până la expirarea noului termen de cinci ani, care se calculează de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite;
• dacă vorbim de facturi emise începând cu 1 iulie 2024, care trebuie transmise prin e-Factura (adică fișierul de tip XML menționat anterior), acestea trebuie arhivate în formatul XML pe suport electronic, luând în calcul termenul de cinci ani, calculat de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care facturile au fost întocmite.

Cu toate acestea, chiar dacă noul termen de arhivare este mai permisiv, considerăm că pot apărea situații în care facturile, emise pe hârtie sau transmise utilizând e-Factura, să poată fi necesare chiar și după expirarea perioadei de arhivare de cinci ani. Printre aceste situații se regăsește recuperarea TVA de la clienții rău-platnici care au intrat în insolvență/faliment, demers care poate fi efectuat în maximum cinci ani de la momentul intrării în insolvență/faliment - practic, uneori chiar și după mai mult de zece ani de la data facturilor/contractelor inițiale. Astfel, distrugerea facturilor al căror termen de arhivare de cinci ani a fost depășit, deși permisă de cadrul legal, nu este recomandabilă în orice situație.”

3. După 30 iunie 2024, inspectorii fiscali vor mai putea să ceară facturi la controalele fiscale, dacă vorbim de facturi transmise deja prin e-Factura?

Teodora Rusu: „Dacă ne raportăm strict la prevederile legale, atunci răspunsul ar fi unul negativ. În acest sens, menționăm faptul că în Codul de procedură fiscală a fost introdusă la finalul anului 2022 o prevedere specifică în acest sens (la art. 56 alin. 1 și la art. 58 alin. 2), conform căreia documentele/informațiile suplimentare ce pot fi solicitate de autorități și pe care contribuabilul are obligația să le furnizeze să vizeze doar acele documente/informații care nu sunt deținute deja de organul fiscal. Mai mult, conform notei de fundamentare a actului normativ ce a introdus această nouă prevedere, modificarea a venit și în contextul implementării SAF-T, RO e-Transport, RO e-Factura, prin intermediul cărora autoritatea fiscală va putea avea acces în mod direct la o parte importantă de documente ale persoanelor impozabile. Cu toate acestea, având în vedere faptul că, din informațiile publice la acest moment, autoritățile nu dețin toate instrumentele pentru a putea filtra toate documentele/informațiile raportate de persoanele impozabile, nu putem exclude ca, cel puțin în următorul an, să fie solicitate facturile emise/primite prin sistemul RO e-Factura de către organele de control. Recomandăm, astfel, arhivarea cu diligență a tuturor acestor documente, pentru a putea fi puse la dispoziție organelor de control, dacă va fi cazul.”

4. E nevoie de o restructurare a procesului de arhivare internă a facturilor, în cadrul firmelor, înainte de termenul din 1 iulie 2024?

Vlad Tănase: „În vederea arhivării electronice a e-facturilor, societățile ar trebui să aibă în vedere necesitatea unui spațiu de stocare electronic suficient pentru a acomoda e-facturile. Sigur, dimensiunea spațiului de stocare variază în funcție de volumul de e-facturi emise/primite. În consecință, procedurile interne privind arhivarea ar trebui actualizate corespunzător, astfel încât persoanele responsabile să știe din timp ce sarcini au de îndeplinit.”

5. Ce alte aspecte importante privind arhivarea facturilor ar trebui să aibă în vedere contribuabilii în contextul folosirii e-Factura în relația B2B?

Vlad Tănase: „E important de reținut faptul că fișierele care conțin facturile electronice în format XML sunt disponibile în sistemul e-Factura (accesibil prin Spațiul Privat Virtual), pentru descărcare, 60 zile de la validarea acestora. Ulterior, respectivele fișiere vor fi arhivate și vor fi disponibile doar la cerere. În acest context, societățile trebuie să aibă în vedere și posibilitatea de a automatiza procesul de descărcare a fișierelor necesare, dacă furnizorul de servicii e-Factura oferă acest serviciu software.”