e-Factura B2B: Perioadele de arhivare NU sunt afectate de trecerea, de la 1 iulie, la facturarea exclusiv electronică. Ce trebuie să știi

„Deși începând cu 1 iulie 2024 doar facturile B2B transmise prin e-Factura (adică fișierul de tip XML cu sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor) vor fi considerate facturi originale care produc efecte fiscale, regulile privind termenele de arhivare a documentelor financiar-contabile prevăzute de Legea contabilității nr. 82/1991 rămân aplicabile în paralel”, ne-a explicat, într-un interviu recent, Vlad Tănase, Tax Senior Manager la Țuca Zbârcea & Asociații Tax.

Astfel, operatorii economici trebuie să țină cont de două reguli diferite privind arhivarea actelor fiscal-contabile, atunci când vine vorba de păstrarea facturilor emise în relația B2B. Pe de o parte, avem regula arhivării timp de zece ani, ce a fost valabilă până la 14 ianuarie 2023, iar, pe de altă parte, avem regula arhivării timp de cinci ani, ce se aplică de la 15 ianuarie 2023.

Vlad Tănase: „În acest context, trebuie avută în vedere o modificare semnificativă a respectivei legi, care a intrat în vigoare începând cu 15 ianuarie 2023 și care, în principal, reduce de la zece la cinci ani perioada de arhivare a facturilor. Având în vedere aceste elemente, întâlnim următoarele cazuri:

• dacă ne referim la facturi emise anterior datei de 1 iulie 2024, atunci se disting două situații:
  • facturile emise până la data de 15 ianuarie 2023 ar trebui păstrate în arhivă până la expirarea termenului vechi de zece ani, începând de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite;
  • facturile emise începând cu 15 ianuarie 2023 ar trebui păstrate în arhivă până la expirarea noului termen de cinci ani, care se calculează de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite;
• dacă vorbim de facturi emise începând cu 1 iulie 2024, care trebuie transmise prin e-Factura (adică fișierul de tip XML menționat anterior), acestea trebuie arhivate în formatul XML pe suport electronic, luând în calcul termenul de cinci ani, calculat de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care facturile au fost întocmite.”

Chiar dacă noua perioadă de arhivare este mai permisivă, specialistul a atenționat contribuabilii că n-ar trebui să se grăbească să scape de facturile care intră pe perioada de păstrare de doar cinci ani. Asta deoarece poate fi nevoie de ele și dincolo de cei cinci ani:

„Cu toate acestea, chiar dacă noul termen de arhivare este mai permisiv, considerăm că pot apărea situații în care facturile, emise pe hârtie sau transmise utilizând e-Factura, să poată fi necesare chiar și după expirarea perioadei de arhivare de cinci ani. Printre aceste situații se regăsește recuperarea TVA de la clienții rău-platnici care au intrat în insolvență/faliment, demers care poate fi efectuat în maximum cinci ani de la momentul intrării în insolvență/faliment - practic, uneori chiar și după mai mult de zece ani de la data facturilor/contractelor inițiale. Astfel, distrugerea facturilor al căror termen de arhivare de cinci ani a fost depășit, deși permisă de cadrul legal, nu este recomandabilă în orice situație.”

Raportarea facturilor în e-Factura este obligatorie, de la 1 ianuarie 2024, pentru operațiunile în relația B2B, însă în paralel se folosesc și regulile vechi de facturare până la 30 iunie 2024, conform Legii 296/2023. De la 1 iulie 2024, e-Factura devine unicul canal de transmitere a facturilor, în relația B2B, către destinatari.