Dreptul de acces al angajatului la dosarul personal în contextul unei cercetări disciplinare

O angajată din Italia, nemulțumită de lipsa de transparență a fostului său angajator în legătură cu propriul dosar personal și informațiile ce au stat la baza unei sancțiuni disciplinare, a câștigat lupta pentru dreptul său de a accesa acele informații cu ajutorul autorității italiene de supraveghere în sfera datelor personale.

Angajata s-a adresat autorității italiene după ce, utilizând dreptul său de acces la datele personale prelucrate de angajator, a primit de la acesta o listă incompletă de informații, din care angajatorul omisese informațiile esențiale care au condus la sancțiunea aplicată. În apărarea sa, compania a argumentat că nedezvăluirea informațiilor în mod complet a fost un mijloc de protejare a dreptului său de apărare în instanță și a confidențialității terțelor părți implicate. Mai mult, a contestat dreptul de acces al reclamantei, pe motiv că solicitarea a fost făcută după ce termenul de contestare a procedurii disciplinare expirase.

Autoritatea italiană de supraveghere a subliniat că dreptul de acces, așa cum este recunoscut de GDPR, permite persoanei vizate să verifice datele personale prelucrate de un operator și să verifice acuratețea acestora. Astfel, acest drept nu poate fi refuzat sau limitat pe baza scopului solicitării. GDPR nu cere persoanelor să își justifice cererile sau să prezinte un motiv specific pentru a-și exercita drepturile, iar operatorul nu are prerogativa de a verifica motivele cererilor. Prin urmare, accesul la datele personale nu poate fi negat pe motiv că informațiile solicitate ar putea fi folosite de persoana vizată pentru apărare în instanță în caz de concediere.

Compania a fost amendată în acest context cu 20.000 de euro pentru încălcarea GDPR. 

Dincolo de amenda uriașă pe care angajatorul a trebuit să o plătească și pe care e greu să o imaginăm în contextul amenzilor aplicate în România, situația din speța de față e cât se poate de relevantă în România și ne oferă posibilitatea de a relua discuții importante legate de calitatea de operator de date personale a angajatorului.

Astfel, dreptul de acces pe care companiile trebuie să-l respecte nu se analizează doar în raport cu terții, ci și cu proprii angajați.

Făcând un pas dincolo de discuția privind prelucrarea datelor personale și dreptul de acces al persoanei și întorcându-ne la reglementarea din Codul muncii, ne amintim că în contextul unei cercetări disciplinare angajatorul e obligat să respecte dreptul la apărare al angajatului cercetat disciplinar. Ce înseamnă asta? Salariatul trebuie să înțeleagă pentru ce e cercetat, ce norme a încălcat și orice alte detalii ce-i permit acestuia să-și construiască apărarea, trebuind să aibă timp să și-o pregătească și putând fi însoțit de un avocat la cercetare.

O cercetare făcută fără posibilitatea angajatului de a se apăra sau, altfel spus, cu încălcarea dreptului dreptului la apărare a angajatului poate duce la invalidarea cercetării în instanță și, implicit, a sancțiunii disciplinare.