La ce trebuie să fii atent la completarea facturilor electronice pentru a evita apariția unor diferențe în deconturile precompletate de TVA

Astfel, chiar dacă utilizăm facturi electronice, conținutul acestora, din perspectivă fiscală, îl regăsim reglementat în Codul fiscal, la alin. (20) art. 319. Pentru a nu încărca textul, nu vom menționa elementele obligatorii și care, de regulă, nu lipsesc din facturi (cum ar fi identificarea inclusiv cu cod fiscal a părților, baza de impozitare, cota și suma de TVA), ci vom sublinia doar câteva elemente care de multe ori lipsesc și care, în contextul deconturilor precompletate de TVA, pot face diferența între a primi sau nu notificarea de conformare.

Spre exemplu, factura cuprinde atât data emiterii facturii (care poate fi diferită de data comunicării facturii electronice în sistemul național RO e-Factura), cât și data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans, în măsura în care această dată este anterioară datei emiterii facturii.

Potrivit normelor metodologice ale Codului fiscal, dacă factura este emisă în data în care a avut loc livrarea/prestarea sau încasarea unui avans, pe factură se menționează numai data emiterii facturii, care este aceeași cu data livrării/prestării ori încasării unui avans. Exigibilitatea taxei coincide cu data emiterii facturii, cu excepția situațiilor în care se aplică prevederile referitoare la TVA la încasare. Altfel spus, în cazul unei livrări de bunuri facturate în aceeași zi, cu excepția cazului în care vreunul dintre partenerii comerciali aplică regimul TVA la încasare, TVA trebuie colectat și poate fi dedus (cu îndeplinirea condițiilor generale) în luna livrării și întocmirii facturii.

Dacă factura este emisă înainte de data livrării/prestării sau înainte de data încasării unui avans, pe factură este suficient a se menționa numai data emiterii facturii. În acest caz, exigibilitatea taxei coincide cu data emiterii facturii, cu excepția situațiilor în care se aplică prevederile referitoare la TVA la încasare. Altfel spus, dacă vânzătorul a emis o factură înainte să livreze bunurile/să presteze serviciile sau să încaseze un avans, el trebuie să colecteze TVA (dacă nu aplică TVA la încasare), pentru că a ales să factureze înaintea faptului generator. Normele metodologice ale art. 282 alin. (2) lit. a) precizează că această regulă se aplică în situația în care facturile totale ori parțiale pentru o livrare de bunuri sau o prestare de servicii au fost emise înaintea faptului generator de taxă și includ și situația în care sunt emise facturi pentru avansuri înainte de încasarea acestora.

În cazul în care factura este emisă ulterior datei livrării/prestării sau a încasării unui avans, pe factură se menționează atât data emiterii facturii, cât și data livrării/prestării ori a încasării unui avans. Exigibilitatea taxei intervine, în această situație, la data livrării/prestării ori a încasării unui avans, indiferent de data la care este emisă factura, cu excepția situațiilor în care se aplică prevederile referitoare la TVA la încasare și cu excepția livrărilor intracomunitare de bunuri.

Această din urmă regulă este importantă deoarece, potrivit art. 319 alin. (16) din Codul fiscal, persoana impozabilă are obligația de a emite o factură cel târziu până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care ia naștere faptul generator al taxei, cu excepția cazului în care factura a fost deja emisă. De asemenea, persoana impozabilă trebuie să emită o factură pentru suma avansurilor încasate în legătură cu o livrare de bunuri/prestare de servicii cel târziu până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care a încasat avansurile, cu excepția cazului în care factura a fost deja emisă.

În rândul agenților economici sunt dese cazurile în care factura se emite în luna următoare livrării bunurilor/prestării serviciilor fără a se menționa pe ea o dată distinctă de cea a emiterii pentru data faptului generator. În acest caz, pot apărea două situații: dacă vânzătorul a colectat corect TVA în luna faptului generator (la livrarea bunurilor/prestarea serviciilor sau încasarea avansului) în baza altor documente financiar-contabile, nu a facturii (cum ar fi - dispoziții de livrare, avize de expediție sau procese-verbale de lucrări), vor apărea în decontul precompletat de TVA două notificări (în măsura în care sunt îndeplinite condițiile cumulative de minimum 20% în cotă procentuală şi o valoare absolută de minimum 5.000 lei, rezultate din compararea valorilor înscrise în rândurile din decontul de TVA depus de persoana impozabilă cu cele corespunzătoare rândurilor din decontul precompletat RO e-TVA menționate de OUG nr. 87/2024).

În luna faptului generator, TVA colectată de vânzător va fi mai mare decât în decontul precompletat de autorități (care nu au informații în lipsa emiterii unei facturi electronice despre livrarea de bunuri/prestarea de servicii). În luna în care este emisă factura, TVA colectată de vânzător va fi mai mică decât cea din decontul precompletat, deoarece, în lipsa completării explicite a datei privind livrarea, sistemul Fiscului o prezumă egală cu cea a emiterii facturii. 

A doua situație se referă la cazul în care societatea care livrează bunurile/prestează serviciile sau încasează avansurile colectează TVA la data emiterii facturii (lucru greșit prin raportare la prevederile art. 282). Chiar dacă nu vor apărea diferențe în decontul precompletat, în urma unei inspecții fiscale / verificări documentare, organul fiscal poate constata neconformarea și poate calcula penalități pentru declararea cu întârziere a TVA colectat. Doar cu titlu de exemplu, amânarea exigibilității TVA poate fi constatată din verificarea fișierului SAF-T, pe care toți contribuabilii cu obligație de evidență contabilă în partidă dublă (mai puțin excepțiile prevăzute de lege) vor trebui să îl depună, și compararea perioadei de descărcare din gestiune a bunurilor sau data declarării exigibilității TVA.