Cum poți evita efectele creșterii prețurilor în proiectele de investiții din fonduri nerambursabile

Fundamentarea bugetului investiției se face pe baza obținerii, la momentul întocmirii acestui document, a unor oferte financiare relevante din partea agenților economici identificați în piață. Conform uzanțelor, ofertele financiare includ o perioadă de valabilitate în care prețurile vor fi menținute, însă perioada nu este niciodată suficientă pentru a asigura rezonabilitatea prețurilor în etapa de implementare, atunci când vor fi realizate efectiv achizițiile. 

Prin urmare, cei mai mulți beneficiari ai fondurilor nerambursabile, în special cei care solicită sprijin financiar în cadrul unor programe care finanțează activitățile debutante, se confruntă cu o creștere a prețurilor, în etapa de implementare a proiectelor de investiții, peste nivelul estimat la momentul depunerii cererii de finanțare. Astfel, depășirea bugetului aprobat va conduce întotdeauna la creșterea valorii neeligibile a proiectului care nu poate fi finanțat de către beneficiar decât din resurse financiare proprii sau din credite bancare.

Pentru a evita aceste situații, antreprenorii ar trebui să țină cont de câteva recomandări atât în etapa de pregătire a documentației, dar și ulterior, în etapa de implementare.

1. Alegerea unui consultant cu experiență relevantă în proiecte similare. Alegerea unui consultant cu experiență relevantă în domeniul în care se va implementa proiectul de investiții va fi cel mai important element pentru pregătirea corectă a unui proiect finanțat din fonduri nerambursabile. El va avea capacitatea de a înțelege specificul domeniului în care își desfășoară activitatea solicitantul, precum și cerințele tehnice asociate etapei de implementare a investiției. 

Astfel, consultantul va putea influența decisiv calitatea documentației tehnico-economice: va identifica în mod corect resusele necesare, va putea selecta soluțiile tehnice cele mai potrivite proiectului de investiții și va evita unele greșeli comune, cum ar fi subestimarea anumitor costuri sau omiterea unor cheltuieli importante.

2. Obținerea de oferte financiare relevante din partea mai multor ofertanți. Obținerea mai multor oferte financiare este esențială pentru a asigura întocmirea unui buget realist. Acest lucru permite beneficiarului să obțină o imagine clară asupra prețurilor practicate în piață și să evite supraestimările, dar mai ales subestimările, care ar putea afecta viabilitatea proiectului. Este recomandat ca aceste oferte să fie detaliate, să reflecte specificațiile tehnice ale utilajelor și echipamentelor necesare și să provină de la furnizori credibili și cu experiență dovedită în domeniu.

Mai mult, atunci când beneficiarul are posibilitatea de a solicita mai multe oferte, se recomandă eliminarea celor mai mici prețuri din fundamentarea bugetului. Având în vedere faptul că între momentul întocmirii documentației și momentul în care achizițiile vor fi realizate efectiv ar putea trece, în unele situații, mai mult de un an, creșterea prețurilor în piață va depăși cu siguranță bugetul estimat. 

3. Introducerea unor rezerve financiare pentru posibile depășiri ale bugetului. O altă măsură pe care antreprenorii o pot lua în considerare este cea de a include în bugetul de investiții rezerve pentru cheltuieli diverse și neprevăzute sau, acolo unde este posibil, a unor rezerve împotriva creșterii cursului valutar. Aceste practici nu elimină complet riscul depășirii bugetului în etapa de implementare, dar ele reduc semnificativ impactul asupra resurselor financiare proprii ale beneficiarului.

4. Planificarea achizițiilor și cunoașterea procedurilor privind selectarea furnizorilor. Utilizarea fondurilor nerambursabile este condiționată întotdeauna de respectarea unor proceduri privind realizarea achizițiilor și selectarea furnizorilor pe baza unor criterii de eficiență, eficacitate și economicitate și care trebuie să asigure, în același timp, un grad ridicat de transparență. 

Astfel, cunoscând modalitatea de selecție a furnizorilor în cadrul proiectelor finanțate din fonduri nerambursabile, un consultant va începe planificarea achizițiilor încă din etapa de pregătire a documentației și va ține cont, printre altele, de:

• identificarea procedurii de achiziție aplicabile, în funcție de valoarea estimată;
• costurile asociate derulării procedurilor de achiziție;
• numărul de specialiști implicați în întocmirea documentației aferente achizițiilor și atribuirii contractelor de livrare bunuri, execuție lucrări sau prestări servicii.

Toate costurile identificate trebuie să fie incluse în bugetul estimativ al proiectului pentru a permite conturarea unui buget realist și identificarea corectă a surselor de finanțare (fonduri nerambursabile, resurse financiare proprii ale beneficiarului, credite bancare).

5. Negocierea unor clauze contractuale favorabile în contractele cu furnizorii. După aprobarea proiectului de investiții, în etapa de selectare a furnizorilor și realizare a achizițiilor, beneficiarul poate include clauze contractuale pentru asigurarea respectării bugetului aprobat în ceea ce privește teremenele și sumele de plată, garanțiile oferite, livrarea și punerea în funcțiune a echipamentelor, instruirea personalului.

Beneficiarii pot obține garanția că prețurile stabilite în bugetul proiectului vor rămâne neschimbate pe durata convenită, reducând astfel riscul creșterii costurilor în timpul achizițiilor efective. Pentru a negocia astfel de contracte, este esențial ca beneficiarii să colaboreze cu furnizori de încredere, care au capacitatea de a respecta termenele și condițiile stabilite. În mod evident, contractele ar trebui să includă clauze clare privind penalitățile în caz de nerespectare a angajamentelor asumate, pentru a proteja beneficiarul de eventualele întârzieri sau majorări de costuri.

6. Identificarea unor surse de finanțare suplimentare. În unele situații, creșterea prețurilor sau apariția unor cheltuieli neprevăzute nu poate fi evitată, iar în acest caz este esențial accesul la resurse financiare suplimentare pentru a asigura continuitatea proiectului și evitarea întârzierilor în execuție. Astfel, obținerea unei linii de credit în etapa de implementare oferă flexibilitate și permite beneficiarilor să aibă la dispoziție rapid sumele necesare pentru acoperirea unor cheltuieli neprevăzute, fără a afecta fluxul de numerar al afacerii și resursele financiare necesare finanțării bugetului de investiții.