Activitate alexpet

Buna ziua
mentionez din start ca nu am studii economice.
Lucrez ca bugetar si in calitate de director de proiect din fonduri extrabugetare dresc sa achizitionez pe proiect anumite echipamente. Ma lovesc de urmatoarea problema. Agentii economici nu doresc (afirma ca nu pot) sa emita factura fiscala de la inceput ci doar proforma urmand ca dupa efectuarea platii sa emita FF. Pe de alta parte eu nu pot sa inregistrez in contabilitate o proforma ci doar o factura fiscala ca sa pot face plata prin OP. Unde este greseala si cum se poate rezolva?
Multumesc