Cu regret va informam

de Anca ARSENE

Asa ceva li s-a intamplat in urma cu un an unui numar de peste 400 de angajati ai companiei RadioShack, unul dintre principalii retaileri de electronice, electrocasnice si produse IT din SUA. Intamplarea a scandalizat atat presa, cat si multi angajati din alte mari companii americane. Chiar si Jay Leno, prezentatorul emisiunii „The Tonight Show“, a luat peste picior o asemenea metoda de a face disponibilizari: „Este inuman sa-ti concediezi angajatii prin e-mail. Dar partea si mai trista este ca 300 dintre ei nu vor sti niciodata ca nu mai au un loc de munca pentru ca folosesc AOL (America Online, serviciul de e-mail si mesagerie instant al grupului Time Warner - n.red.)“.


Discutia purtata intre patru ochi dintre directorul de resurse umane sau directorul general, dupa caz, nu este o regula general valabila nici in Romania, unde uneori este folosit telefonul pentru evitarea discutiei prin care angajatul este anuntat, cum se spune, ca isi incheie colaborarea cu compania. „Am avut un sentiment de neputinta cand am primit acel telefon. Nu cunosc persoana de la HR care m-a sunat si n-am avut sansa sa imi sustin punctul de vedere. Cred ca mai rau decat atat ar fi fost doar daca as fi fost concediat prin e-mail“, spunea Marius O., care lucreaza de 12 ani in marketing, dintre care ultimii doi ani pentru compania care l-a concediat prin telefon.


Se poate insa chiar si mai rau. Seful unei firme de constructii din Elvetia si-a concediat cei 12 angajati prin intermediul unui SMS trimis intr-o duminica seara, angajatii fiind astfel anuntati sa nu mai vina a doua zi la serviciu pentru ca intreprinderea se confrunta cu probleme financiare si va fi inchisa. Dar daca mesajele scurte trimise pe telefonul mobil nu sunt inca o metoda folosita frecvent atunci cand compania vrea sa faca disponibilizari, e-mail-ul a devenit din ce in ce mai popular in randul companiilor de dimensiuni mari, cu peste 1.000 de angajati, conform unui studiu realizat de compania de cercetare a pietei Harris Interactive, la cererea Marlin Company, firma de consultanta in comunicarea angajatorilor cu angajatii.


Aproximativ 10% dintre cei 752 de angajati din companiile americane care au participat la studiu au declarat ca firma pentru care lucreaza a apelat in ultimul an la e-mail pentru a concedia angajati. Mai mult, 17% dintre respondenti spun ca seful lor foloseste e-mail-ul drept paravan in situatiile mai dificile, evitand astfel confruntarea directa. Explicatia ar putea fi ca e-mail-ul, care vine cu o doza mare de impersonalitate, a devenit „un scut in spatele caruia directorii se pot ascunde atunci cand nu vor sa se confrunte cu reactii negative din partea angajatilor nemultumiti“, este de parere Frank Kenna, presedintele Marlin Company.


Numai ca, daca e-mail-ul este extrem de util in comunicarea de zi cu zi dintr-o companie, pentru schimbul de informatii, prezentari sau rapoarte intre angajati, cand vine vorba despre subiecte sensibile precum concedierile ar trebui mai degraba evitat, sustin specialistii in domeniu. „Compania risca destul de mult atunci cand trimite e-mail-ul de concediere, pentru ca angajatul in cauza poate prinde ranchiuna si poate aduce daune ulterior companiei prin reclama negativa“, explica presedintele Marlin.


In opinia lui Michele Beccareli, presedinte al Societatii pentru Administrarea Resurselor Umane din Southern Connecticut, e-mail-ul este cea mai nepotrivita metoda pentru a face disponibilizari: „In cele din urma tot compania are de suferit, pentru ca nu reuseste sa mai atraga personal specializat de top daca are o reputatie proasta in ceea ce priveste modul de comunicare cu angajatii“. La randul sau, David Schmidt, profesor asociat de etica in afaceri la Fairfield University, crede ca metoda concedierii prin e-mail este o metoda nu numai inumana, dar si „dubioasa si lipsita de intelepciune manageriala“.


Pe blogul revistei CFO Magazine, cativa cititori dezbateau recent aceeasi problema. Un comentator care isi spune Frankd scria ca e-mail-ul de concediere poate fi chiar periculos, mai ales daca este vorba despre o corporatie. „Daca firma foloseste e-mail-ul pentru a-l anunta pe angajat ca este disponibilizat, inseamna ca el inca mai are drepturi sa utilizeze computerul si aplicatiile instalate pe el“, spune Frankd, avertizand ca atunci cand afla ca este concediat, angajatul respectiv ar putea sa formateze computerul sau sa stearga anumite documente importante la care are acces, ori chiar sa introduca in sistem anumite informatii gresite, greu de descoperit pe termen scurt, dar care pot afecta compania. Dupa parerea lui Frankd, pentru a ocoli astfel de probleme, compania ar trebui sa cheme angajatul intr-un birou privat sau intr-o sala de sedinta unde sa-l informeze ca este disponibilizat, timp in care specialistii din departamentul IT sa-i restrictioneze drepturile de utilizator in reteaua companiei.


„Dar din cate stiu eu, e-mail-ul nu este considerat o forma de comunicare valabila in fata justitiei“, comenteaza un alt cititor al blogului CFO Magazine. „Aceasta inseamna ca nu este suficient un mesaj ca sa concediezi un angajat, pentru ca din punct de vedere legal, se poate considera ca omul este in continuare angajat in companiei.“ Altfel spus, un astfel de e-mail scuteste managerul de o discutie neplacuta, dar poate crea ulterior probleme daca angajatul respectiv are niste avocati buni. Plus ca exista posibilitatea ca destinatarul pur si simplu sa nu vada mesajul, din graba sau neglijenta. Din acelasi studiu al Harris Interactive reiese ca angajatii nu acorda foarte multa atentie comunicarii prin e-mail - 19% dintre angajatii care au participat la sondaj recunosc ca au trimis mesaje in ultimul an catre alti destinatari decat intentionau, in timp ce mai mult de o treime spun ca se intampla sa uite sa ataseze unui e-mail documentul pe care voiau sa-l trimita.


Tendinta de a trimite e-mail-uri din greseala altor persoane decat destinatarii de drept se resimte si in Marea Britanie, unde statisticile sustin ca angajatii trimit peste 40 de astfel de e-mail-uri in fiecare minut. Iar morala ar fi limpede: mai bine evitati posta electronica atunci cand e vorba de orice fel de informatii delicate. Spre exemplu, un director dintr-o companie britanica a trimis din greseala tuturor angajatilor detalii despre salariile din firma. Solutia a fost sa porneasca alarma de incendiu pentru a scoate intreg personalul din birouri, timp in care oamenii de la IT au sters mesajul buclucas din toate casutele de mail.