Mai bine prin telefon

 de Anca ARSENE
 
 Dupa recentul scandal din Hewlett-Packard legat de scurgeri de informatii prin e-mail, Patricia Dunn, fostul presedinte al firmei, a initiat o investigatie impotriva membrilor consiliului, a angajatilor si a unor jurnalisti. Dunn n-a facut decat sa urmeze tendinta pietei.
 
 Stevan Hoffacker, un specialist american in IT, a fost concediat din cadrul Source Media, companie din New York la care lucra, pentru ca a intrat, fara a avea permisiune de acces, in serverul de mail al companiei si a citit mesaje. El a interceptat discutii dintre departamentul de resurse umane al companiei si directorii acesteia, in urma carora a aflat ca urmeaza sa se faca anumite concedieri. Asa ca a trimis un e-mail de avertizare catre angajatii care urmau sa fie concediati. Nimeni nu a realizat ce se intamplase si nimeni nu a stiut ca exista un utilizator neautorizat in sistem, pana cand un angajat din cadrul companiei s-a dus la seful sau pentru a-l informa de e-mail-ul primit. Si a fost nevoie de FBI pentru a aduna dovezi ca Hoffacker este vinovatul.
 
 Stevan Hoffacker era vicepresedinte al departamentului de tehnologie din cadrul Source Media, companie care publica American Banker si The Bond Buyer, iar in atributiile sale intra si supravegherea sistemului de e-mail. Numai ca in niciun caz nu se mentiona ca acesta trebuie sa si citeasca mail-urile oamenilor din companie.
 
 Totusi, tot mai multe companii isi monitorizeaza angajatii si modul in care acestia folosesc metodele de comunicare pe care le au la indemana. Principalul vizat este e-mail-ul, intrucat acesta reprezinta sursa celor mai multe probleme aparute in cadrul unei companii. Directorii executivi sunt preocupati de faptul ca informatii confidentiale ar putea ajunge pe mana jurnalistilor si apoi in ziare, dar si de faptul ca angajatii pierd din timpul alocat muncii si au posibilitatea sa sustraga secrete din cadrul companiei.
 
 "Cu toate acestea, mail-ul este un element indispensabil din comunicarea intr-o companie si nu poate fi oprit, chiar daca de multe ori conduce la neintelegeri si chiar la procese in justitie", afirma Nancy Flynn, director executiv la ePolicy Institute, o companie de consultanta care furnizeaza companiilor strategii si metode de monitorizare.
 
 Aproximativ 26% dintre companiile americane au concediat cel putin un angajat pentru ca a utilizat e-mail-ul in scopuri contrare politicii firmei, conform unui studiu realizat de ePolicy Institute, la care au participat 416 companii din diverse domenii. In 2004, procentul era de 24%, in 2001 era de 21%. "Ar fi naiv sa ne inchipuim ca un angajat isi foloseste e-mail-ul de serviciu strict in indeplinirea sarcinilor date de catre angajator", este de parere Alexandru Harsany, asociat in compania de avocatura Nestor Nestor Diculescu Kingston Petersen Attorneys & Counselors din Bucuresti. "Angajatul poarta corespondenta de ordin personal si primeste, ca noi toti, mesaje solicitate sau nu, cu caracter personal." 
 
 Protectia informatiilor confidentiale este data de legislatia in vigoare, prin intermediul dispozitiilor Legii privind combaterea concurentei neloiale (Legea 11/1991, cu completari si modificari ulterioare). Legea foloseste termenul de "secret comercial", iar definitia acestuia reprezinta exact continutul a ceea ce intr-o firma se intelege prin "informatii confidentiale". "Sanctiunile pentru divulgarea, achizitionarea sau folosirea unui secret comercial de catre un angajator sau un salariat pot fi contraventionale sau penale, fiind deschisa pentru angajatorul prejudiciat posibilitatea de a solicita despagubiri", a explicat Harsany. 
 
 Tendinta de crestere a numarului de companii care au avut astfel de probleme coincide cu tendinta de intensificare a monitorizarii angajatilor, in urma carora companiile adopta anumite reguli de utilizare a e-mail-ului de serviciu si blocheaza in mod frecvent site-uri cu continut indoielnic.
 
 "Foarte multi considera ca e-mail-ul de serviciu este privat si ca angajatorii nu au dreptul sa monitorizeze mesajele", spune Kristin Byron, profesor de management la Syracuse University. "Realitatea este ca angajatorii pot monitoriza mesajele, pentru ca este vorba de afacerea lor si nu-si pot asuma riscul de a se confrunta cu pericole din neatentia angajatilor", constata Byron.
 
 Mia Hawkins, manager in cadrul Michigan Department of Human Services, este una dintre utilizatoarele de mail strict in interes de business. "O contributie o au angajatorii care ne amintesc frecvent ca aceasta este singura utilitate a mail-ului de serviciu si cu care am semnat la inceput un contract pe aceasta tema", afirma Hawkins.
 
 Astfel de metode sunt de multe ori necesare, pentru ca multi angajati nu mai tin cont de reguli odata ce capata vechime in compania unde lucreaza. In plus, multi considera ca din moment ce au sters un anumit mesaj din casuta de mail, acesta este sters complet, insa realitatea este ca fiecare mail este memorat pe serverele companiei.
 
 "Totusi, o eventuala astfel de supraveghere a traficului de date al angajatilor se poate face de catre angajator numai in conditiile in care acesta a obtinut consimtamantul angajatilor", sustine Alexandru Harsany. "Aceasta operatiune intra in categoria prelucrarilor de date cu caracter personal si se notifica in prealabil Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)".
 
 Monitorizarea e-mail-urilor angajatilor a ajuns sa fie inclusiv idee de afacere pentru intreprinzatori ingeniosi. Duane Marshall, presedinte si director executiv al Innovative Technology Group Services, a incercat sa faca bani din monitorizarea mail-urilor. Rezultatul este un business a carui cifra de afaceri provine in proportie de 70% din monitorizarea metodelor de comunicare pe care le folosesc angajatii dintr-o companie. "La inceput nu reuseam sa atragem nici un client care sa vrea sa-i monitorizam mail-urile angajatilor", spune Marshall. "Dar incepe sa se resimta ca angajatii petrec timpul de la birou si in scopuri personale si se folosesc de resursele companiei pentru asta." 
 
 Motivul pentru care tot mai multe companii incep sa ia masuri impotriva utilizarii e-mail-ului de serviciu in scop personal este teama de a nu ajunge in fata justitiei din cauza unui mesaj. Peste 75% dintre companiile americane monitorizeaza adresele de Internet accesate de angajati, iar 55% citesc e-mail-urile acestora.
 
 Iar numarul companiilor care cauta consultanta pentru acest domeniu este in crestere, sustine Melanie LaFeve, partener in cadrul firmei de avocatura Jaffe Raitt Hauer & Weoss PC. "Atat timp cat firmele au o politica bine pusa la punct de utilizare a e-mail-ului de serviciu, numarul mail-urilor personale de pe adresa de la serviciu este din ce in ce mai mic, iar pericolul unui proces se reduce", considera LaFeve. "Se poate spune ca mail-ul este echivalentul electronic al ADN-ului. "In orice proces poate fi considerat dovada incriminatoare", este de parere, la randul ei, Nancy Flynn.
 
 Pe de alta parte, daca prin telefon comunicarea se poate face mai clar, persoana de la capatul celalalt al firului intelegand exact mesajul si tonul cu care este transmis, un e-mail este un text care de multe ori poate fi interpretat in mod eronat. "Multe dintre procesele juridice aparute din cauza e-mail-ului au fost generate de lipsa de intelegere dintre cele doua parti. Multi angajati nu analizeaza de doua ori un e-mail trimis si nu realizeaza care ar putea fi interpretarile acestuia", afirma avocatul Craig Carpenter.
 
 Iar aceasta se intampla mai ales in cadrul multinationalelor, atat in ceea ce priveste comunicarea interna, cat si cea externa. "Cand comunicarea se face intre persoane de nationalitati diferite, chiar daca toate vorbitoare de limba engleza, mesajul poate fi perceput gresit, pentru ca unul poate vorbi engleza de tip Oxford, iar celalalt la un nivel mediu", este de parere Alexandru Dobrescu, country manager al KLM Romania. "Sigur ca da, e-mail-ul este cel mai important mijloc de comunicare in business, dar discutiile importante nu se pot face prin aceasta metoda."
 
 Practic, trebuie sa aveti grija ce scrie in mail, inainte sa apasati "Send", fiindca nu se stie niciodata cine va intelege gresit mesajul.