Convocarea adunarii generale a actionarilor (4). Momentul convocarii

Principiul este acela ca adunarea generala se poate convoca oricand este nevoie ca acest organ de conducere al societatii trebuie sa decida asupra unei probleme de interes pentru societate. Conform art. 117. alin. 1 din Legea nr. 31/1990 privind societatile comerciale (LSC) „adunarea generala este convocata de consiliul de administratie, respectiv de directorat, ori de cate ori este necesar.”
 
Totusi exista situatii in care societatea este obligata sa procedeze la convocarea adunarii generale a actionarilor.
 
Potrivit art. 111 din LSC „Adunarea generala ordinara se intruneste cel putin o data pe an, in cel mult 5 luni de la incheierea exercitiului financiar.”

Aceasta adunarea generala rezulta ca trebuie sa se preocupe obligatoriu de urmatoarele probleme:
- sa discute, sa aprobe sau sa modifice situatiile financiare anuale, pe baza rapoartelor prezentate de consiliul de administratie, respectiv de directorat si de consiliul de supraveghere, de cenzori sau, dupa caz, de auditorul financiar, si sa fixeze dividendul;
- sa stabileasca bugetul de venituri si cheltuieli si, dupa caz, programul de activitate, pe exercitiul financiar urmator.

Fara a intra in acest context in amanunte, trebuie subliniat ca pentru aceasta ipoteza tipul de adunare generala  ce este obligatoriu a se convoca este cel de adunarea generala ordinara a actionarilor.

 Neconvocarea nu are o sanctiune specifica, dar trebuie sa cunoastem ca societatea comerciala este obligata sa depuna situatiile financiare la Oficiul Registrului Comertului, nedepunerea la timp  a situatiilor financire fiind sanctionata cu dizolvarea societatii:
Art. 237. alin. 1 din LSC - "La cererea oricarei persoane interesate, precum si a Oficiului National al Registrului Comertului, tribunalul va putea pronunta dizolvarea societatii in cazurile in care: ...
b) societatea nu a depus, in cel mult 6 luni de la expirarea termenelor legale, situatiile financiare anuale sau alte acte care, potrivit legii, se depun la oficiul registrului comertului;”.

O alta situatie in care societatea este obligata sa procedeze la convocarea adunarii generale a actionarilor este cea in care asociatii care detin (de unul singur sau cumulat) 5% din capitalul social al societatii solicita acest lucru. (art.111 din LSC). Nu revenim asupra conditiilor in care se exercita acest drept (a se vedea "Convocarea Adunarii generale a actionarilor (1) Regula generala. Convocarea la initiativa actionarilor"). Data  pentru care se convoaca adunarea generala a actionarilor este intr-un termen de 60 de zile de la data cand este inregistrata cererea actionarilor catre consiliul de administratie/directorat de a proceda la convocare. Pentru aceasta, convocatorul trebuie publicat intr-un termen de cel mult 30 de zile de la data inregistrarii cererii actionilor adresata consiliului de administratie/directorat.

 Pentru determinarea termenului in care societatea este obligata sa procedeze la convocarea adunarii generale a actionarilor importanta este data la care se face inregistrarea cererii de convocare la societate. Deoarece in situatii de conflict este posibil ca societatea sa ingreunze posibilitatea preconstituirii unor dovezi privind realizarea cererii si mai ales a datei la care s-a depus aceasta la societate este recomandabil ca cererea sa fie comunicata prin intermediul unui executor judecatoresc, procesul verbal incheiat de acesta privind data comunicarii fiind o proba greu de combatut.

In ce priveste tipul adunarii generale ce poate fi convocata prin aceasta metoda, poate fi vorba atat de adunarea generala extraordinara, cat si adunarea generala ordinara a actionarilor, actionarii avand dreptul sa ceara convocarea adunarii cu o ordine de zi care priveste orice tip de probleme ale societatii in cauza.

 In cazul in care aceasta obligatie nu este respectata si nu se da curs cererii de convocare actionarii respectivi se pot adresa instantei de judecata pentru ca adunarea generala a actionarilor sa fie convocata prin instanta.

Pentru ipotezele urmatoare, in contextul de fata se va face doar mentionarea lor, conditiile in care obligatia de convocare a adunarii generale subzista fiind deja analizate (a se vedea "Convocarea Adunarii generale a actionarilor (2) Convocarea adunarii generale ca urmare a unor obligatii legale" si "Convocarea Adunarii generale a actionarilor (3) Convocarea Adunarii generale de catre alte persoane").

 O alta ipoteza este cea in cazul in care consiliul de administratie, respectiv directoratul, este mandatat sa indeplineasca atributii specifice adunarii generale a actionarilor, iar deciziile luate in acest context sunt atacate cu actiune in anulare in instanta. In acest caz, societatea va fi reprezentata in instanta de catre persoana desemnata de presedintele instantei dintre actionarii ei, care va indeplini mandatul cu care a fost insarcinata, pana ce adunarea generala, convocata in acest scop, va alege o alta persoana.

Astfel, apare ca obligatorie convocarea unei adunari generale care sa hotarasca asupra numirii acestui reprezentant in instanta. Asa cum se amintea si in capitolul anterior, nu exista o sanctiune specifica, dar interesul societatii de a fi reprezentat de o persoana numita de catre aceasta insasi este o motivatie puternica pentru a da curs acestei  obligatii. Apreciem ca tipul de adunare generala ce urmeaza a fi convocat este cel de adunare generala ordinara.

O situatie a semanatoare este prevazuta de LSC art.132 alin.6 atunci cand toti administratorii unei societati comerciale ataca in justitie o hotarare a adunarii generale. Din ratiuni practice evidente, trebui sa fie convocata pentru a se numi un reprezentat al societatii care sa reprezinte societatea in fata instantei. Nici in acest caz nu exista o sanctiune specifica, iar interesul in convocarea efectiva a acestei adunari generale poate sa lipseasca, astfel ca remediile sunt cele generale aratate la inceputul acestei sectiuni.

Daca se produce vacanta unui numar de posturi de administrator, astfel incat numarul administratorilor sa scada sub minimul legal administratorii au obligatia sa convoace adunarea generala a actionarilor pentru alegerea de administratori in scopul ocuparii posturilor vacante (LSC  137^2 alin. 2). Legea nu precizeaza termenul in care trebuie dat curs acestei obligatii. Adunarea generala astfel convocata este o adunare generala ordinara. Sanctiunea nerespectarii obligatiei consta in posibilitatea ca orice persoana interesata este in drept sa ceara instantei convocarea adunarii generale pentru completarea numarului de reprezentanta ai societatii in functie.

Consiliul de administratie/Administratorul unic/Directoratul/Directorul unic este obligat sa convoace adunarea generala daca se constata ca in urma pierderilor inregistrate, stabilite conform situatiilor financiare anuale intocmite conform legii, activul net al societatii, stabilit ca diferenta dintre totalul activelor si totalul datoriilor, s-a diminuat la mai putin de jumatate din valoarea capitalului social subscris (actul constitutiv poate stabili si alta valoare mai mare decat jumatate din valoarea capitalului social subscris) (LSC 153^24 alin.1 si 2). Legea nu prevede un termen , multumindu-se sa prevada ca aceasta convocare se face „de indata”. Sanctiunea nerespectarii oligatiei consta in posibilitatea ca orice persoana interesata este in drept sa ceara instantei convocarea adunarii generale pentru completarea numarului de reprezentanti ai societatii in functie.
 
Consiliul de administratie/Administratorul unic este obligat sa procedeze la convocarea adunarii generale a actionarilor atunci cand in urma intervenirii vacantei posturilor de cenzori, acestea nu mai pot fi completate cu cenzori supleanti sau in cazul in care nu mai exista cenzori in functie (LSC art.162). Nicio sanctiune specifica nu este prevazuta de lege in cazul in care nu este indeplinita aceasta obligatie.

In cazul unei societati in care au fost desemnati auditori interni (este vorba de societatile care sunt supuse obligatiei de auditare conform celor aratate mai sus, sau au adoptat voluntar acest sistem), actionari care individual sau impreuna detin 5% din capitalul social (actul constitutiv poate prevedea si o cota mai mica), solicita auditorilor interni verificarea unor fapte legate de gestiunea societatii. Raportul auditorilor interni asupra acelor fapte trebuie supus dezbaterii adunarii generale in acest scop revenind administratorilor/administratorului unic/consiliului de supraveghere datoria de a convoca adunarea generala a actionarilor. Nici o sanctiune specifica nu este prevazuta de lege pentru neindeplinirea obligatiei.
 
Adunarea generala va fi convocata de urgenta pentru numirea administratorului daca administratorul unic se decedeaza sau se afla in imposibilitate fizica de exercitare a mandatului (LSC 137^2 alin.5). Legea nu specifica cine are aceasta obligatie, dar observand ca, in acelasi context, desemneaza pe cenzori ca persoanele care au dreptul sa numeasca un administrator provizoriu, se poate trage concluzia ca aceasta obligatie, si in acelasi timp drept, revine cenzorilor. Nu exista o sanctiune specifica.