Hotararea CSSPP nr. 4/2010 - aprobarea Normei nr. 3/2010 privind procedura de efectuare a controlului entitatilor care desfasoara activitati in sistemul de pensii private

In baza Notei de fundamentare nr. 205 din 11 martie 2010 a Directiei reglementare, prezentata in cadrul sedintei Consiliului din data de 17 martie 2010, si a Hotararii Parlamentului Romaniei nr. 24/2006 privind numirea presedintelui, a vicepresedintelui si a celorlalti membri ai Consiliului Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private,
avand in vedere dispozitiile art. 25 din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 50/2005 privind infiintarea, organizarea si functionarea Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 313/2005,
art. 102 alin. (6) si art. 121 alin. (11) din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificarile si completarile ulterioare,
art. 112 alin. (6) si art. 141 alin. (11) din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare,
in temeiul prevederilor art. 16 alin. (1), art. 21, art. 23 lit. c) si f) si art. 24 lit. m) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 50/2005, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 313/2005,
Comisia de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private emite urmatoarea hotarare:
Art. 1. — Se aproba Norma nr. 3/2010 privind procedura de efectuare a controlului entitatilor care desfasoara activitati in sistemul de pensii private, prevazuta in anexa care face parte integranta din prezenta hotarare.
Art. 2. — Prezenta hotarare si norma mentionata la art. 1 se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, si pe site-ul Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private (www.csspp.ro).
Art. 3. — Directia secretariat, directorul general adjunct si Directia reglementare asigura ducerea la indeplinire a prevederilor prezentei hotarari.


Presedintele Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private,
Mircea Oancea
Bucuresti, 17 martie 2010.
Nr. 4.


ANEXA
Norma Nr. 3/2010 privind procedura de efectuare a controlului entitatilor care desfasoara activitati in sistemul de pensii private

Avand in vedere prevederile art. 25 din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 50/2005 privind infiintarea, organizarea si functionarea Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 313/2005, art. 102 alin. (6) si art. 121 alin. (11) din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificarile si completarile ulterioare, art. 112 alin. (6) si art. 141 alin. (11) din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare,
in temeiul dispozitiilor art. 16 alin. (1), art. 21, art. 23 lit. c) si f) si art. 24 lit. m) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 50/2005, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 313/2005,
Comisia de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, denumita in continuare Comisie, emite prezenta norma.

CAPITOLUL I
Dispozitii generale
Art. 1. — (1) Prezenta norma stabileste procedura de efectuare a controlului entitatilor care desfasoara activitati in sistemul de pensii private.
(2) Controlul cuprinde ansamblul activitatilor care au ca scop verificarea realitatii, corectitudinii si conformitatii indeplinirii obligatiilor prevazute de legislatia in vigoare, verificarea legalitatii activitatilor si operatiunilor intreprinse de entitatile implicate in sistemul de pensii private, precum si activitatile de investigare si constatare a incalcarii prevederilor legale in vigoare.
Art. 2. — Sunt supuse controlului Comisiei toate entitatile care desfasoara activitati in sistemul de pensii private, respectiv:
a) administratorii de fonduri de pensii administrate privat si/sau fonduri de pensii facultative;
b) fondurile de pensii administrate privat si fondurile de pensii facultative;
c) depozitarii activelor fondurilor de pensii administrate privat si/sau fondurilor de pensii facultative;
d) agentii de marketing;
e) societatile comerciale carora le-au fost externalizate activitati specifice sistemului de pensii private.
Art. 3. — (1) Controlul entitatilor implicate in sistemul de pensii private se exercita de catre persoanele imputernicite de presedintele Consiliului Comisiei in acest scop.
(2) In vederea realizarii obiectivelor Comisiei si in exercitarea atributiilor de serviciu, persoanele imputernicite sa efectueze controlul colaboreaza cu celelalte structuri organizatorice din cadrul Comisiei, cu institutii si autoritati, in special de reglementare si supraveghere a pietelor financiare din Romania si din alte state, precum si cu institutiile de colectare si evidenta a contributiilor de asigurari sociale.
Art. 4. — (1) Termenii si expresiile utilizate in prezenta norma au semnificatiile prevazute la art. 2 din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 50/2005 privind infiintarea, organizarea si functionarea Comisiei de Supraveghere a Sistemului de Pensii Private, aprobata cu modificari si completari prin Legea nr. 313/2005, la art. 2 din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificarile si completarile ulterioare, si la art. 2 din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare.
(2) De asemenea, termenii de mai jos au urmatoarele semnificatii:
a) controlul de fond — activitatea de verificare a operatiunilor desfasurate de entitatea controlata si a indeplinirii tuturor
obligatiilor, pentru o perioada de timp determinata;
b) controlul tematic — activitatea de verificare a uneia sau mai multor operatiuni desfasurate de entitatea controlata si indeplinirea uneia sau mai multor obligatii, pentru o perioada de timp determinata.

CAPITOLUL II
Reguli privind controlul si procedura de efectuare a controlului
SECȚIUNEA 1
Reguli privind controlul
Art. 5. — Urmarirea respectarii de catre entitatile care desfasoara activitati specifice sistemului de pensii private a prevederilor legale in domeniu se realizeaza de catre Comisie pe baza raportarilor transmise de acestea si prin verificari efectuate atat la sediul autoritatii, cat si la sediul entitatilor.
Art. 6. — Tipurile de control sunt:
a) controlul de fond;
b) controlul tematic.
Art. 7. — (1) In realizarea atributiilor, Comisia poate aplica urmatoarele metode de efectuare a controlului:
a) controlul anuntat, care reprezinta controlul desfasurat cu anuntarea, in prealabil, a entitatii controlate;
b) controlul inopinat, care reprezinta controlul desfasurat fara anuntarea, in prealabil, a entitatii controlate;
c) controlul incrucisat, care reprezinta controlul documentelor si operatiunilor unei entitati in corelatie cu documentele detinute de o alta entitate. Controlul incrucisat poate fi si inopinat.
(2) Metodele de control se aplica in functie de scopul, obiectivele si complexitatea activitatii desfasurate.
(3) Controlul poate fi efectuat prin sondaj, prin selectarea operatiunilor si a documentelor ce urmeaza a fi verificate.
(4) Selectarea operatiunilor si a documentelor ce urmeaza a fi verificate se face de catre persoanele imputernicite sa efectueze controlul, in functie de ponderea si relevanta acestora in activitatea entitatii controlate.
Art. 8. — (1) Comisia poate efectua controlul fie la sediul sau, fie la sediul entitatii.
(2) Comisia decide asupra tipului de control caruia entitatea ii va fi supusa.
Art. 9. — (1) La stabilirea perioadei de timp ce urmeaza a face obiectul unui nou control de fond se va avea in vedere perioada anterior controlata, astfel incat sa se asigure continuitate in verificarea activitatii desfasurate de entitate. (2) In situatia in care, ulterior efectuarii unui control, Comisia intra in posesia unor date si informatii suplimentare, aceasta poate decide reverificarea, integral sau partial, a perioadei controlate.

SECȚIUNEA a 2-a
Procedura de efectuare a controlului
Art. 10. — (1) Activitatea de control se organizeaza si se desfasoara in baza unui plan anual al controlului de fond si, daca se considera necesar, a unor planuri trimestriale si/sau lunare ale controlului tematic, aprobate de Comisie.
(2) Comisia decide cu privire la entitatile ce urmeaza a fi supuse controlului.
(3) In afara controlului planificat, Comisia poate efectua control in scopul solutionarii unor plangeri sau sesizari sau ori de cate ori considera ca este necesar. Controlul efectuat in scopul solutionarii unor plangeri ori sesizari are prioritate fata de cel planificat.
(4) In cazul controlului efectuat in scopul solutionarii unor plangeri ori sesizari, pot fi verificate si alte aspecte care se constata ca fiind incalcari ale legislatiei in vigoare in sistemul de pensii private.
Art. 11. — (1) Controlul se declanseaza in baza deciziei emise de catre Comisie.
(2) Decizia prevazuta la alin. (1) cuprinde cel putin urmatoarele elemente:
a) denumirea institutiei;
b) temeiul legal al emiterii deciziei;
c) tipul controlului;
d) numele, prenumele si functia persoanelor imputernicite sa efectueze controlul;
e) denumirea si adresa entitatii supuse controlului;
f) data declansarii controlului;
g) operatiunile, documentele si perioadele ce urmeaza a fi supuse controlului, dupa caz;
h) semnatura presedintelui Comisiei;
i) stampila Comisiei.
(3) In cazul controlului desfasurat la sediul Comisiei, in decizie se mentioneaza data si ora la care reprezentantii entitatii se prezinta in vederea efectuarii controlului.
(4) Decizia prin care se declanseaza controlul de fond este insotita de tematica aferenta.
(5) In cazul controlului la sediul entitatii, numarul si data deciziei sunt inscrise de catre persoanele imputernicite cu efectuarea controlului in registrul unic de control al entitatii.
Art. 12. — (1) In cazul controlului anuntat, entitatea este notificata, printr-o adresa transmisa, dupa caz, prin posta si prin fax, e-mail, cu cel putin 7 zile lucratoare inainte de data declansarii controlului.
(2) In cazul unui control inopinat, Comisia nu notifica entitatea cu privire la declansarea controlului.
Art. 13. — (1) La cererea temeinic justificata a entitatii, Comisia analizeaza motivele, apreciaza si apoi poate dispune amanarea controlului, comunicand entitatii data reprogramarii controlului.
(2) Entitatea supusa controlului poate solicita amanarea acestuia o singura data, pentru motive justificate si pentru cel mult 5 zile lucratoare.
(3) Solicitarea de catre entitate de amanare a controlului se face in scris, in termen de cel mult 3 zile lucratoare de la primirea adresei prin care se notifica actiunea de control, si trebuie sa contina: denumirea entitatii, adresa sediului, invocarea adresei Comisiei prin care controlul este notificat, motivele pentru care se solicita amanarea controlului, eventualele justificari pentru sustinerea motivelor invocate si data pana la care se solicita amanarea.
(4) Comisia comunica prin intermediul unei adrese respingerea sau acceptarea solicitarii de amanare si data la care se reprogrameaza controlul, dupa caz.
(5) In cazul unui control inopinat, entitatea nu are dreptul de a solicita amanarea acestuia.
Art. 14. — (1) Comisia poate suspenda controlul, notificand entitatea cu privire la data de la care se suspenda derularea actiunilor si, ulterior, cu privire la data la care este reluat controlul.
(2) Controlul la sediul entitatii poate fi suspendat cand este indeplinita una dintre urmatoarele conditii si numai daca neindeplinirea acesteia impiedica finalizarea controlului:
a) necesitatea efectuarii unuia sau mai multor controale incrucisate;
b) necesitatea obtinerii unui punct de vedere sau a unor informatii suplimentare de la alte institutii si autoritati, in special de reglementare si supraveghere a pietelor financiare din Romania si din alte state, precum si de la institutiile de colectare si evidenta a contributiilor de asigurari sociale;
c) necesitatea efectuarii unei expertize;
d) necesitatea efectuarii unor cercetari pe care Comisia le considera relevante in vederea identificarii si stabilirii realitatii unor activitati, operatiuni, tranzactii etc.;
e) solicitarea suspendarii de catre entitate ca urmare a aparitiei unei situatii obiective care impiedica desfasurarea controlului la sediul entitatii. Entitatea solicita Comisiei suspendarea controlului, in scris, temeinic justificat si doar o singura data pe parcursul desfasurarii controlului.
(3) In situatia prevazuta la alin. (2) lit. e), Comisia comunica prin intermediul unei adrese respingerea sau acceptarea solicitarii de suspendare, precum si data pana la care se suspenda controlul si data la care acesta se reia.
Art. 15. — (1) Documentele aferente controlului sunt predate persoanelor imputernicite sa efectueze controlul in baza unui proces-verbal.
(2) In procesul-verbal se mentioneaza:
a) numele, prenumele si functia persoanelor imputernicite sa efectueze controlul;
b) numele, prenumele si functia reprezentantului legal al entitatii controlate;
c) denumirea entitatii controlate;
d) toate documentele/situatiile intocmite la solicitarea persoanelor imputernicite, copiile de pe toate documentele si fisierele ridicate cu ocazia controlului, stampilate si semnate de reprezentantul legal al entitatii pentru conformitate cu originalul, dupa caz, cu semnatura electronica extinsa;
e) toate notele explicative date in scris de catre reprezentantul legal al entitatii controlate si de personalul acesteia si asumate de catre reprezentantul legal;
f) mentiunea ca toate documentele in original puse la dispozitia persoanelor imputernicite sa efectueze controlul au fost restituite;
g) alte documente, date si informatii pe care persoanele imputernicite sa efectueze controlul le considera relevante.
(3) Procesul-verbal se intocmeste in doua exemplare, unul pentru persoanele imputernicite de Comisie sa efectueze controlul si celalalt pentru reprezentantul legal al entitatii, si se semneaza de ambele parti.
(4) Ambele exemplare ale procesului-verbal se inregistreaza in registrul de intrari-iesiri al entitatii controlate, dupa caz, in registrul Comisiei, cu acelasi numar si aceeasi data.
(5) In cazul in care reprezentantul legal al entitatii refuza semnarea procesului-verbal, acest fapt se consemneaza in procesul-verbal care se inregistreaza in registrul de intrari-iesiri al entitatii controlate, dupa caz, in registrul Comisiei.
(6) In cazul refuzului reprezentantului legal al entitatii de a semna procesul-verbal cu ocazia controlului la sediul Comisiei, acesta se transmite entitatii printr-o scrisoare recomandata cu confirmare de primire, data primirii de catre aceasta constituind data comunicarii.
(7) Numarul si data procesului-verbal aferent controlului desfasurat la sediul entitatii sunt inscrise de catre persoanele imputernicite in registrul unic de control al acesteia.
Art. 16. — (1) La finalizarea controlului, persoanele imputernicite sa efectueze controlul intocmesc raportul privind controlul efectuat.
(2) In raport se consemneaza, fara a se limita la acestea, urmatoarele elemente:
a) data si locul incheierii raportului;
b) perioada in care s-a desfasurat controlul;
c) numele, prenumele si calitatea celor care il incheie;
d) decizia Comisiei in baza careia a fost declansat controlul;
e) datele de identificare a entitatii controlate si reprezentantul legal al acesteia;
f) descrierea pe scurt a momentelor actiunii, in conformitate cu tematica aferenta;
g) procesul-verbal prevazut la art. 15;
h) descrierea documentelor sau a obiectelor care au fost verificate;
i) constatari privind respectarea sau nerespectarea prevederilor legale, precum si orice aspecte relevante.
(3) Raportul privind controlul efectuat se transmite entitatii prin unul dintre mijloacele prevazute la art. 12 alin. (1).
(4) Entitatea controlata are dreptul de a formula obiectiuni la raportul de control, sub semnatura reprezentantului legal.
(5) Entitatea controlata are obligatia de a formula obiectiile la raportul de control in scris si de a le transmite in termen de 10 zile lucratoare de la data primirii acestuia.
Art. 17. — (1) Pe baza raportului privind controlul si a observatiilor la acesta, prin decizie, Comisia poate aplica sanctiuni potrivit legislatiei si/sau dispune masuri in scopul prevenirii sau remedierii oricaror situatii care prejudiciaza interesele participantilor si beneficiarilor la fondurile de pensii private.
(2) Entitatea controlata poate formula plangere prealabila impotriva deciziei Comisiei prin care sunt aplicate sanctiuni sau dispuse masuri, in conformitate cu dispozitiile Legii contenciosului administrativ nr. 554/2004, cu modificarile si completarile ulterioare.

CAPITOLUL III
Drepturile si obligatiile persoanelor imputernicite sa efectueze controlul si ale entitatilor supuse controlului

SECȚIUNEA 1
Drepturile si obligatiile persoanelor imputernicite sa efectueze controlul
Art. 18. — In exercitarea atributiilor ce le revin, persoanele imputernicite sa efectueze controlul au urmatoarele drepturi:
a) sa aiba acces in spatiile in care entitatea isi desfasoara activitatea, precum si in spatiile unde se afla documentele si sistemele informatice de evidenta si prelucrare a datelor;
b) sa efectueze verificari in prezenta reprezentantului legal al entitatii sau a persoanei desemnate sa le insoteasca in orice sediu si incinta in care entitatea isi desfasoara activitatea, inclusiv in sediile societatilor carora le-au fost externalizate activitati specifice sistemului de pensii private;
c) sa solicite prezenta la sediul Comisiei a reprezentantului legal al entitatii si a altor persoane cu competente in vederea furnizarii de informatii si de note explicative scrise, precum si a prezentarii de documente, inscrisuri, registre si evidente contabile;
d) sa solicite si sa verifice, in totalitate sau prin sondaj, orice informatii, documente, fisiere, inscrisuri, registre si evidente contabile care pot avea legatura cu activitatea entitatii, inclusiv cu activitatile externalizate de aceasta, dupa caz, precum si sistemele informatice de evidenta si prelucrare a datelor;
e) sa ridice orice documente/situatii intocmite si copii ale oricarui document, fisier, inscris, registru si inregistrare contabila;
f) sa solicite verbal sau in scris toate informatiile si explicatiile referitoare la actiunile si operatiunile desfasurate de entitatea supusa controlului;
g) sa solicite note explicative scrise reprezentantului legal al entitatii, tuturor angajatilor acesteia, precum si reprezentantului oricarei alte societati careia i-au fost externalizate activitati specifice sistemului de pensii private;
h) sa stabileasca si sa prezinte Comisiei concluziile, sanctiunile si masurile ce se considera necesar a fi dispuse;
i) sa verifice modul de ducere la indeplinire a masurilor dispuse de Comisie ca urmare a controlului efectuat.
Art. 19. — In exercitarea atributiilor ce le revin, persoanele imputernicite sa efectueze controlul au urmatoarele obligatii:
a) sa se identifice prezentand entitatii controlate actul de identitate;
b) sa prezinte entitatii controlate decizia de efectuare a controlului;
c) sa cunoasca si sa aplice corect prevederile legislatiei in vigoare in sistemul de pensii private;
d) sa pastreze confidentialitatea asupra datelor si informatiilor obtinute cu ocazia controlului;
e) sa efectueze controlul in asa fel incat sa afecteze cat mai putin activitatea curenta a entitatii supuse controlului;
f) sa utilizeze eficient timpul alocat controlului;
g) sa respecte programul de lucru al entitatii. Controlul se poate desfasura si in afara programului de lucru al entitatii, cu acordul scris al entitatii;
h) sa propuna masuri acolo unde se constata incalcarea legislatiei aplicabile in sistemul de pensii private, masuri care au rolul de a remedia si inlatura deficientele constatate, precum si de a sanctiona.

SECȚIUNEA a 2-a
Drepturile si obligatiile entitatii controlate
Art. 20. — Pe durata desfasurarii controlului entitatea are urmatoarele drepturi:
a) sa fie notificata asupra declansarii controlului, cu exceptia situatiei in care controlul are caracter inopinat;
b) sa solicite amanarea controlului;
c) sa solicite suspendarea controlului;
d) sa beneficieze de asistenta de specialitate sau juridica pe durata controlului;
e) sa beneficieze, din partea persoanelor imputernicite sa efectueze controlul, de un tratament just si echitabil;
f) sa fie prima careia i se solicita furnizarea de informatii, documente, date si explicatii pentru clarificarea si justificarea activitatilor si operatiunilor intreprinse;
g) sa fie informata cu privire la rezultatele controlului efectuat;
h) sa formuleze obiectiuni la raportul privind controlul efectuat;
i) sa conteste masurile si sanctiunile dispuse prin actele Comisiei.
Art. 21. — Pe durata desfasurarii controlului entitatea are urmatoarele obligatii:
a) sa permita accesul persoanelor imputernicite sa efectueze controlul in spatiile in care se desfasoara activitatea pentru care a fost autorizata/avizata, precum si in spatiile unde se afla documentele aferente activitatii si sistemele informatice utilizate;
b) sa raspunda, prin reprezentantii sai legali, la solicitarea Comisiei de a se prezenta la data si locul stabilite pentru efectuarea controlului;
c) sa permita si sa asigure efectuarea in bune conditii a controlului si sa acorde sprijinul necesar desfasurarii acestuia;
d) sa puna la dispozitia persoanelor imputernicite sa efectueze controlul toate documentele, informatiile, fisierele, inscrisurile, registrele si evidentele contabile aferente activitatii pe care o desfasoara, ca urmare a solicitarii persoanelor imputernicite sa efectueze controlul;
e) sa puna la dispozitia persoanelor imputernicite sa efectueze controlul documentele in original, copiile certificate ale acestora, precum si traducerea lor in limba romana, dupa caz;
f) sa colaboreze pe intreaga perioada de desfasurare a controlului in vederea determinarii starilor de fapt, prin prezentarea in intregime a faptelor cunoscute si a tuturor documentelor doveditoare;
g) sa formuleze in scris obiectii la raportul de control, sub semnatura reprezentantului legal;
h) sa puna la dispozitia persoanelor imputernicite sa efectueze controlul date si informatii complete si conforme cu realitatea.

CAPITOLUL IV
Dispozitii finale
Art. 22. — Termenele prevazute de prezenta norma care expira intr-o zi de sarbatoare legala sau intr-o zi nelucratoare se vor prelungi pana la sfarsitul urmatoarei zile lucratoare.
Art. 23. — Constituie contraventii urmatoarele fapte, daca nu sunt savarsite in astfel de conditii incat, potrivit legii, sa fie considerate infractiuni:
a) impiedicarea ori sustragerea de la efectuarea controlului, prin interzicerea accesului persoanelor imputernicite sa efectueze controlul sau prin neprezentarea documentelor si a actelor solicitate;
b) refuzul nejustificat sau obstructionarea sub orice forma a accesului persoanelor imputernicite sa efectueze controlul;
c) nerespectarea celorlalte obligatii prevazute in prezenta norma.
Art. 24. — Savarsirea de catre persoana fizica sau juridica a vreuneia dintre faptele prevazute la art. 23 se sanctioneaza conform prevederilor art. 120 alin. (1), art. 121 alin. (1) lit. k), alin. (2)—(10) din Legea nr. 204/2006 privind pensiile facultative, cu modificarile si completarile ulterioare, si, respectiv, art. 140 alin. (1), art. 141 alin. (1) lit. g), alin. (2)—(10) din Legea nr. 411/2004 privind fondurile de pensii administrate privat, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare.
Art. 25. — Controalele in curs de desfasurare la data intrarii in vigoare a prezentei norme se vor continua potrivit acesteia, actele intocmite anterior ramanand valabile.