Instructiuni MAI nr. 82/2010 - organizarea si desfasurarea activitatii de eliberare a apostilei pentru actele oficiale administrative

Avand in vedere art. 2 din Ordonanta Guvernului nr. 66/1999 pentru aderarea Romaniei la Conventia cu privire la suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine, adoptata la Haga la 5 octombrie 1961, aprobata prin Legea nr. 52/2000, cu modificarile ulterioare,
in temeiul prevederilor art. 7 alin. (4) din Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 30/2007 privind organizarea si functionarea Ministerului Administratiei si Internelor, aprobata cu modificari prin Legea nr. 15/2008, cu modificarile si completarile ulterioare,
ministrul administratiei si internelor emite urmatoarele instructiuni:


CAPITOLUL I
Dispozitii generale

Art. 1. — Prezentele instructiuni stabilesc cadrul legal privind organizarea si desfasurarea activitatii de eliberare a apostilei de catre institutiile prefectului.
Art. 2. — (1) Activitatea de eliberare a apostilei de catre institutiile prefectului se realizeaza potrivit competentelor stabilite la art. 2 din Ordonanta Guvernului nr. 66/1999 pentru aderarea Romaniei la Conventia cu privire la suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine, adoptata la Haga la 5 octombrie 1961, aprobata prin Legea nr. 52/2000, cu modificarile ulterioare, si in limitele prevazute de Conventia de la Haga cu privire la suprimarea cerintei supralegalizarii actelor oficiale straine, adoptata la Haga la 5 octombrie 1961, denumita in continuare Conventie.
(2) Lista statelor semnatare ale Conventiei este prevazuta in anexa nr. 1.
(3) Lista statelor semnatare ale Conventiei cu care statul roman a incheiat conventii, tratate sau acorduri privind asistenta juridica in materie civila este prevazuta in anexa nr. 2.
Art. 3. — (1) In sensul prevederilor art. 2 alin. (1), institutiile prefectului:
a) elibereaza apostila cu privire la actele administrative oficiale;
b) nu elibereaza apostila cu privire la actele prevazute la art. 1 alin. 2 lit. a), c) si d) si alin. 3 din Conventie.
(2) Apostila se aplica de institutiile prefectului pe actele oficiale administrative, denumite in continuare acte, emise de autoritati ale administratiei publice centrale sau locale, precum si de alte organe de autoritate administrativa din Romania, care organizeaza o activitate de interes public, in cadrul unor competente stricte stabilite prin lege, pentru scopurile prevazute la art. 5 alin. 2 din Conventie.
(3) Lista principalelor categorii de acte dintre cele prevazute la alin. (2) se intocmeste si se actualizeaza de Ministerul Administratiei si Internelor, prin Directia pentru relatiile cu institutiile prefectului, denumita in continuare structura coordonatoare, si se publica pe site-ul Ministerului Administratiei si Internelor.
(4) In vederea actualizarii listei prevazute la alin. (3), institutiile prefectului transmit de indata la Ministerul Administratiei si Internelor — structura coordonatoare o copie a actului pentru care se solicita eliberarea apostilei, daca acesta nu se regaseste in lista.
Art. 4. — (1) Activitatea de eliberare a apostilei se desfasoara prin intermediul biroului organizat in cadrul institutiilor prefectului, denumit in continuare birou apostila.
(2) Institutia prefectului, prin biroul apostila, realizeaza urmatoarele activitati:
a) primirea documentelor cerute de prezentele instructiuni pentru eliberarea apostilei;
b) verificarea competentei institutiei prefectului;
c) inregistrarea cererii de eliberare a apostilei;
d) verificarea semnaturii si a calitatii in care a actionat semnatarul actului pentru care se solicita apostilarea si, daca este cazul, a identitatii sigiliului sau a stampilei de pe act;
e) completarea apostilei;
f) semnarea apostilei si aplicarea stampilei cu stema;
g) eliberarea apostilei.
Art. 5. — (1) Taxele aferente apostilei sunt prevazute de Ordonanta Guvernului nr. 128/2000 privind stabilirea unor taxe pentru serviciile prestate pentru persoanele fizice si juridice de catre Ministerul Administratiei si Internelor, aprobata cu modificari prin Legea nr. 570/2002, cu modificarile ulterioare, si se percep pentru fiecare act pentru care se solicita eliberarea apostilei.
(2) Plata taxelor prevazute la alin. (1) se poate face prin orice modalitate de plata prevazuta de Ordonanta Guvernului nr. 92/2003 privind Codul de procedura fiscala, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare.

CAPITOLUL II
Procedura de eliberare a apostilei
SECTIUNEA 1
Primirea documentelor

Art. 6. — (1) In cadrul biroului apostila se realizeaza stabilirea identitatii solicitantului.
(2) Aplicarea apostilei poate fi solicitata de:
a) titularul actului;
b) sotul/sotia titularului actului ori o ruda pana la gradul II cu titularul actului;
c) alta persoana fizica, care prezinta procura notariala sau imputernicire avocatiala;
d) o persoana juridica care a incheiat cu titularul actului un contract avand ca obiect realizarea in numele acestuia a procedurilor necesare pentru eliberarea apostilei, prin reprezentant care prezinta delegatie in acest sens;
e) o misiune diplomatica sau un oficiu consular in Romania al unui stat semnatar al Conventiei, daca aceasta/acesta poate asigura transmiterea prin corespondenta atat a documentelor necesare eliberarii apostilei la institutia prefectului competenta, cat si a actelor pentru care s-a eliberat apostila catre titularul acestora.
(3) In cazul in care procura notariala prevazuta la alin. (2) lit. c) a fost intocmita pe teritoriul unui alt stat, este necesar ca aceasta sa indeplineasca urmatoarele conditii:
a) sa fie tradusa in limba romana si legalizata;
b) sa fie apostilata de autoritatile competente ale statului pe al carui teritoriu a fost intocmita.
Art. 7. — (1) In vederea eliberarii apostilei, solicitantul are obligatia de a prezenta actul de identitate si de a depune la biroul apostila al institutiei prefectului competente urmatoarele documente:
a) o cerere, indiferent de numarul actelor apartinand aceluiasi titular pentru care se solicita eliberarea apostilei;
b) actul pentru care se solicita eliberarea apostilei, in original;
c) dovada achitarii taxelor prevazute la art. 5 alin. (1).
(2) In cazul in care se solicita eliberarea apostilei pentru acte apartinand mai multor titulari sau pentru acte ce urmeaza a fi folosite in mai multe state, solicitantul trebuie sa completeze cate o cerere pentru fiecare titular de act sau pentru fiecare stat in care urmeaza a fi folosit acel act.
(3) In cazul in care solicitantul nu este titularul actului pentru care se solicita eliberarea apostilei, acesta trebuie sa prezinte, dupa caz, si urmatoarele:
a) actul de identitate;
b) documente care atesta relatia prevazuta la art. 6 alin. (2) lit. b), daca aceasta nu rezulta din actul de identitate prezentat potrivit alin. (1);
c) procura notariala, imputernicirea avocatiala sau delegatia ceruta potrivit art. 6 alin. (2) lit. c) si d).
(4) In sensul prezentelor instructiuni, prin act de identitate se intelege cartea de identitate, cartea de identitate provizorie si buletinul de identitate, aflate in termen de valabilitate.
(5) In lipsa actului de identitate emis de autoritatile romane, solicitantul poate prezenta un document similar, emis de autoritati publice din statul in care are domiciliul sau resedinta, ori pasaportul.
(6) Modelul cererii mentionate la alin. (1) lit. a) este prevazut in anexa nr. 3.
Art. 8. — Solicitantii pot depune documentele si prin corespondenta, daca sunt indeplinite urmatoarele conditii:
a) actul pentru care se solicita eliberarea apostilei este insotit de documentele cerute de prezentele instructiuni pentru eliberarea apostilei;
b) documentele sunt transmise printr-un serviciu de curierat rapid, cu confirmare de primire.

SECTIUNEA a 2-a
Verificarea competentei institutiei prefectului
Art. 9. — (1) La primirea documentelor, trebuie sa se verifice daca:
a) actul pentru care se solicita eliberarea apostilei este de natura celor prevazute la art. 3 alin. (1) lit. a);
b) este indeplinit unul dintre urmatoarele criterii:
1. persoanele prevazute la art. 6 alin. (2) lit. a) si b) au domiciliul/ultimul domiciliu in judetul in care isi are sediul institutia prefectului sesizata; sau
2. sediul emitentului actului se afla in judetul in care isi are sediul institutia prefectului sesizata.
(2) Considerarea unui criteriu sau a altuia trebuie sa se faca in favoarea solicitantului.
(3) Fara aplicarea criteriilor prevazute la alin. (1) lit. b) documentele preluate de misiunile diplomatice si oficiile consulare ale Romaniei de la solicitanti aflati in afara granitelor statului roman se transmit Institutiei Prefectului Municipiului Bucuresti, care, dupa eliberarea apostilei, le remite misiunii diplomatice ori oficiului consular.
Operatiunile privind  transmiterea si restituirea documentelor se realizeaza prin Ministerul Afacerilor Externe.

SECTIUNEA a 3-a
Inregistrarea cererii de eliberare a apostilei

Art. 10. — In cadrul biroului apostila se asigura:
a) inregistrarea cererii depuse de solicitant, daca sunt indeplinite conditiile prevazute in prezentele instructiuni;
b) verificarea actelor pentru care urmeaza sa se elibereze apostila si confruntarea cu datele corespunzatoare din cererea completata de solicitant;
c) notarea intr-un registru de evidenta, pe suport hartie si/sau in format electronic, a urmatoarelor informatii:
1. data primirii cererii;
2. numarul de inregistrare a cererii, care se trece, in mod corespunzator, si pe apostila;
3. numele solicitantului si a calitatii acestuia, dupa caz: titular, sotul/sotia titularului, ruda de gradul I sau II cu titularul, imputernicit, reprezentant al unei persoane juridice sau oficiu consular;
4. numele titularului actului si cetatenia acestuia;
5. denumirea actului pentru care se solicita aplicarea apostilei, a seriei si numarului acestuia;
6. numarul procurii, al imputernicirii avocatiale, al contractului si/sau al delegatiei reprezentantului persoanei juridice ori al corespondentei, dupa caz;
7. statul in care urmeaza a fi folosit actul;
8. emitentul actului;
9. datele privind verificarea semnaturii, a calitatii in care a actionat semnatarul actului si, daca este cazul, a identitatii sigiliului sau a stampilei de pe actul pentru care se solicita eliberarea apostilei;
10. observatii cu privire la scopul utilizarii actului sau/si la alte aspecte considerate importante.
Art. 11. — (1) Modelul Registrului de evidenta, precum si modul de completare a acestuia sunt prevazute in anexa nr. 4.
(2) In cazurile prevazute la art. 6 alin. (2) lit. e) si la art. 8, in Registrul de evidenta se mentioneaza faptul ca documentele au
fost transmise prin corespondenta, notandu-se numarul corespondentei.

SECTIUNEA a 4-a
Procedura de verificare

Art. 12. — (1) Dupa verificarea competentei, potrivit prevederilor art. 9, si efectuarea operatiilor prevazute la art. 10, se verifica semnatura, calitatea in care a actionat semnatarul actului si, daca este cazul, identitatea sigiliului sau a stampilei de pe actul pentru care se solicita eliberarea apostilei.
(2) Verificarea prevazuta la alin. (1) presupune efectuarea, dupa caz, a urmatoarelor activitati:
a) verificarea vizuala simpla a semnaturii si a stampilei de pe act prin compararea cu specimenul de semnatura, respectiv specimenul de stampila existente la biroul apostila;
b) verificarea existentei elementelor de siguranta a actului;
c) verificarea vizuala simpla a semnaturii si a stampilei reprezentantului institutiei implicate de pe actul de apostilat sau de pe un alt document emis de institutia implicata si care are ca obiect atestarea semnaturii, a calitatii in care a actionat semnatarul actului si, daca este cazul, a identitatii sigiliului sau a stampilei de pe actul pentru care se solicita eliberarea;
d) verificarea prin alte metode.
(3) Dupa verificare, in Registrul de evidenta se noteaza date cu privire la modul in care s-a realizat verificarea semnaturii, a calitatii in care a actionat semnatarul actului si, daca este cazul, a identitatii sigiliului sau a stampilei de pe actul pentru care se solicita eliberarea apostilei.
Art. 13. — (1) In sensul prevederilor art. 12 alin. (2) lit. c), prin institutii implicate se intelege, dupa caz:
a) institutia/autoritatea/organizatia emitenta;
b) o alta institutie/autoritate/organizatie de la nivel central sau local care atesta semnatura, calitatea in care a actionat semnatarul actului si, daca este cazul, identitatea sigiliului sau a stampilei de pe actul pentru care se solicita eliberarea apostilei.
(2) Lista institutiilor implicate se intocmeste si se actualizeaza de Ministerul Administratiei si Internelor, prin structura coordonatoare, si se publica pe site-ul Ministerului Administratiei si Internelor.
(3) Ministerul Administratiei si Internelor, prin structura coordonatoare, intocmeste baza de date cu numele si specimenele de semnatura si de stampila corespunzatoare persoanelor din cadrul institutiilor implicate de la nivel central, desemnate de conducerea acestor institutii sa ateste semnatura, calitatea in care a actionat semnatarul actului si, daca este cazul, identitatea sigiliului sau a stampilei de pe actul pentru care se solicita eliberarea apostilei.
(4) Informatiile cuprinse in baza de date prevazuta la alin. (3) se pun la dispozitia institutiilor prefectului — biroul apostila si se actualizeaza periodic de Ministerul Administratiei si Internelor, prin structura coordonatoare.
Art. 14. — (1) In vederea realizarii verificarii prevazute la art. 12, se organizeaza in cadrul fiecarei institutii a prefectului, prin biroul apostila, baza de date cuprinzand numele si specimenele de semnatura si de stampila corespunzatoare persoanelor din cadrul institutiilor implicate, desemnate de conducerea acestora sa ateste semnatura, calitatea in care a actionat semnatarul actului si, daca este cazul, identitatea sigiliului sau a stampilei de pe actul pentru care se solicita
eliberarea apostilei.
(2) Datele prevazute la alin. (1) se actualizeaza prin grija:
a) institutiei prefectului, pentru institutiile implicate care au sediul in judetul respectiv sau in municipiul Bucuresti, dupa caz;
b) Ministerului Administratiei si Internelor, prin structura coordonatoare, in cazul institutiilor implicate de la nivel central.
(3) Evidenta specimenelor de semnatura si de stampila se realizeaza pe suport hartie si/sau in format electronic.
(4) Daca biroul apostila intampina dificultati in obtinerea specimenului de semnatura sau de stampila pe care un act il poarta sau daca se apreciaza ca sunt necesare informatii suplimentare, institutia prefectului se poate adresa institutiei implicate, direct sau prin intermediul Ministerului Administratiei si Internelor — structura coordonatoare.
Art. 15. — (1) In situatia in care actul pentru care s-a solicitat eliberarea apostilei nu a fost emis pe teritoriul judetului in care isi are sediul institutia prefectului sau al municipiului Bucuresti, dupa caz, biroul apostila efectueaza procedura de verificare in colaborare cu biroul apostila din judetul sau municipiul Bucuresti, in care se afla sediul emitentului.
(2) Prefectii dispun masurile necesare asigurarii unei colaborari rapide si eficiente intre birourile apostila.
Art. 16. — (1) La cererea oricarei persoane interesate, institutia prefectului care a eliberat apostila este obligata sa verifice si sa informeze solicitantul, cu celeritate, daca datele din apostila corespund celor din registrul de evidenta prevazut la art. 10 lit. c).
(2) Verificarea datelor cuprinse intr-o apostila eliberata de institutiile prefectului este posibila si prin accesarea Registrului national electronic al apostilelor, constituit cu respectarea prevederilor art. 7 din Conventie si gestionat de Ministerul Administratiei si Internelor, prin structura coordonatoare.
(3) In vederea introducerii datelor in registrul prevazut la alin. (2), institutiile prefectului transmit informatiile privind apostilele eliberate, dupa cum urmeaza:
a) pentru perioada 1 noiembrie 2004 — ultima zi a lunii in care intra in vigoare prezentele instructiuni, pana cel mai tarziu in data de 31 decembrie 2010;
b) dupa intrarea in vigoare a prezentelor instructiuni, pana pe data de 5 a fiecarei luni, pentru luna anterioara.
(4) Informatiile prevazute la alin. (3) se completeaza intr-un tabel, al carui model este prevazut in anexa nr. 5, utilizandu-se in acest scop fisierul transmis de Ministerul Administratiei si Internelor, prin structura coordonatoare.
(5) Prin exceptie de la prevederile alin. (4), pentru perioada 1 noiembrie 2004 — data intrarii in vigoare a prezentelor instructiuni, tabelul se completeaza doar in coloanele (1), (2) si (6).

SECTIUNEA a 5-a
Completarea apostilei

Art. 17. — (1) Apostila si anexa la aceasta se completeaza pe calculator, utilizandu-se fisierul transmis de Ministerul Administratiei si Internelor, prin structura coordonatoare.
(2) Completarea se realizeaza potrivit modelului prevazut in anexa nr. 6, cu font Times New Roman, marimea 12.
(3) Apostila se completeaza cu urmatoarele date:
a) numele semnatarului actului pentru care se elibereaza apostila;
b) calitatea semnatarului actului;
c) numele autoritatii emitente;
d) localitatea unde s-a eliberat apostila;
e) data completarii apostilei;
f) numele institutiei prefectului;
g) codul apostilei.
(4) Anexa la apostila se completeaza cu urmatoarele date:
a) numele titularului actului;
b) denumirea actului;
c) seria si numarul actului;
d) numarul de pagini pe care le contine actul.
(5) Codul apostilei are urmatoarea structura AA/xyzw/xy, in
care:
a) AA reprezinta denumirea abreviata a judetului/municipiului Bucuresti, scrisa cu litere majuscule;
b) xyzw reprezinta numarul cererii, scris cu cifre arabe;
c) xy reprezinta numarul de ordine al actului, scris cu cifre arabe.
(6) In cazul in care o persoana solicita eliberarea apostilei pentru un singur act, structura codului apostila este AA/xyzw.
Art. 18. — Dupa completarea pe calculator a datelor prevazute la art. 17 alin. (3) si (4), apostila se reproduce pe hartie alba standard, format A4, utilizandu-se cerneala color.

SECTIUNEA a 6-a
Semnarea apostilei si aplicarea stampilei cu stema

Art. 19. — (1) Apostila se semneaza de catre subprefectul desemnat prin ordin al prefectului.
(2) In situatia in care subprefectul se afla in imposibilitate, apostila se semneaza de una dintre cele doua persoane imputernicite prin ordin al prefectului sa il inlocuiasca pe subprefect, de regula, persoane care au studii superioare in domeniul stiintelor juridice.
(3) Dupa semnarea apostilei, subprefectul/persoana imputernicita aplica stampila cu stema a institutiei prefectului.
Art. 20. — (1) Numele si specimenele de semnatura ale persoanelor desemnate de prefect sa semneze apostila se comunica Ministerului Administratiei si Internelor — structura coordonatoare.
(2) Eventualele modificari cu privire la persoanele desemnate se efectueaza numai in situatii motivate si cu anuntarea prealabila a Ministerului Administratiei si Internelor — structura coordonatoare.

SECTIUNEA a 7-a
Eliberarea apostilei
Art. 21. — Apostila, completata potrivit prezentelor instructiuni, se anexeaza la actul oficial pentru care a fost eliberata si este valabila numai insotita de acesta.
Art. 22. — (1) Cu ocazia eliberarii apostilei, in cererea depusa de solicitant se va completa:
a) numarul de acte pentru care se elibereaza apostila — de catre reprezentantul biroului apostila;
b) rubrica corespunzatoare datei eliberarii, respectiv semnaturii de primire — de catre solicitant.
(2) Cererea depusa de catre solicitant la biroul apostila se retine.
Art. 23. — In situatiile prevazute la art. 6 alin. (2) lit. e) si art. 8, in rubrica aferenta semnaturii de primire se mentioneaza faptul ca actul s-a transmis prin corespondenta si se inscrie numarul formularului de confirmare a primirii actului de catre solicitant.

CAPITOLUL III
Dispozitii speciale

Art. 24. — (1) Personalul desemnat sa desfasoare activitatea in cadrul biroului apostila asigura indrumarea persoanelor interesate, in vederea familiarizarii acestora cu procedura eliberarii apostilei pentru actele oficiale administrative.
(2) Fisele postului pentru persoanele care desfasoara activitatile prevazute la art. 4 alin. (2) se completeaza in mod corespunzator.
Art. 25. — Prefectii dispun masuri cu privire la:
a) organizarea activitatii de eliberare a apostilei si asigurarea conditiilor necesare, atat din punctul de vedere al dotarii corespunzatoare, cat si al securizarii spatiului in care se desfasoara aceasta activitate;
b) garantarea si protejarea drepturilor si libertatilor fundamentale ale persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, potrivit Legii nr. 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date, cu modificarile si completarile ulterioare.
Art. 26. — Termenul de pastrare a documentelor retinute potrivit art. 22 alin. (2) este de 3 ani, iar registrul de evidenta prevazut la art. 10 lit. c) se pastreaza cu termen permanent.

CAPITOLUL IV
Dispozitii finale

Art. 27. — In termen de 15 zile de la data intrarii in vigoare a prezentelor instructiuni, institutiile prefectului:
a) transmit la Ministerul Administratiei si Internelor —structura coordonatoare:
1. datele de legatura ale biroului apostila constand in numarul de telefon, numarul de fax si adresa de e-mail, in vederea publicarii pe pagina de internet a Ministerului Administratiei si Internelor;
2. lista cu numele si numerele de telefon ale persoanelor care lucreaza in cadrul biroului apostila;
b) afiseaza la sediul institutiei prefectului, intr-un spatiu accesibil publicului, si publica pe site-ul institutiei prefectului urmatoarele:
1. textul Conventiei;
2. lista statelor semnatare ale Conventiei;
3. lista statelor semnatare ale Conventiei cu care Romania a incheiat conventii, tratate sau acorduri privind asistenta juridica in materie civila;
4. prevederile art. 6—9 din prezentele instructiuni;
5. cuantumul taxelor aferente eliberarii apostilei si posibilitatile privind achitarea acestora;
6. modelul de cerere;
7. numarul camerei unde este organizata activitatea biroului apostila;
8. programul pentru primirea/eliberarea documentelor;
9. numerele de telefon care pot fi apelate pentru obtinerea de informatii suplimentare, precum si adresa de e-mail.
Art. 28. — (1) Institutiile prefectului transmit la Ministerul Administratiei si Internelor — structura coordonatoare rapoarte referitoare la activitatea de eliberare a apostilei, potrivit modelului prevazut in anexa nr. 7, pana cel mai tarziu la data de 20 ianuarie, respectiv 20 iulie ale fiecarui an aferent activitatii desfasurate in semestrul anterior.
(2) Rapoartele prevazute la alin. (1) se intocmesc utilizandu-se fisierul transmis de Ministerul Administratiei si Internelor, prin structura coordonatoare.
Art. 29. — Anexele nr. 1—7 fac parte integranta din prezentele instructiuni.
Art. 30. — (1) Prezentele instructiuni se publica in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, si intra in vigoare in termen de 45 de zile de la data publicarii.
(2) Prevederile art. 16 alin. (2) se aplica de la data implementarii Registrului national electronic al apostilelor, care va fi anuntata public de Ministerul Administratiei si Internelor.
(3) La data intrarii in vigoare a prezentelor instructiuni se abroga Instructiunile ministrului administratiei si internelor nr. 351/2004 privind organizarea si desfasurarea activitatii de aplicare a apostilei, nepublicate*).

Ministrul administratiei si internelor,
Vasile Blaga
Bucuresti, 29 martie 2010.
Nr. 82.

*) Instructiunile ministrului administratiei si internelor nr. 351/2004 privind organizarea si desfasurarea activitatii de aplicare a apostilei nu au fost publicate in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, deoarece aveau ca obiect reglementari din sectorul national de aparare, ordine publica si siguranta nationala.