Cum accesezi si implementezi proiecte cu finantare europeana

In interviul de mai jos cu Marian Rujoiu, General Manager Extreme Training, aflati detalii despre cum puteti accesa acest program, despre scrierea si managementul proiectului, precum si sfaturi privind implementarea unui proiect cu finantare europeana.

Cum a luat nastere ideea de proiect?

Proiectul s-a nascut din dorinta Extreme Training de a oferi posibilitatea tuturor celor interesati de a-si dezvolta abilitatile antreprenoriale, fara implicatii financiare din partea acestora. Totodata, a realiza un proiect cu finantare din fonduri europene este o dovada de implicare sociala activa din partea unei firme, care constientizeaza necesitatea atragerii acestor sume catre sectorul privat, pentru dezvoltarea sustenabila a acestuia. Pe langa aceste aspecte am luat in calcul și dezvoltarea companiei, proiectul contribuind din plin la implinirea acestui deziderat.

Cum a decurs procesul de elaboare a proiectului/a cererii de finantare? Ce dificultati ati intampinat in elaborarea proiectului?

Avand in vedere ca unul din domeniile in care Extreme Training are expertiza este cel de scriere proiect/management de proiect, scrierea proiectului nu a reprezentat o problema. Trebuie insa acordata o mare atentie la Ghidul Solicitantului, care trebuie parcurs integral si corelat in permanenta cu corrigendum-urile pe care cei de la AM POSDRU obisnuiesc sa le dea. Practic trebuie sa fii foarte atent si sa accesezi in permanenta pagina web a Autoritatii de Management pentru ca regulile sunt schimbate in timpul jocului, destul de des. De asemenea, sunt multe lucruri in ghidul solicitantului destul de subiective, care lasa loc de intrepretare si o parte dintre ele nu pot fi clarificate nici macar de reprezentantii AM POSDRU.


Care este dupa parerea dvs cea mai importanta parte din cererea de finantare/proiect careia solicitantii trebuie sa ii acorde maxima atentie?

Bugetul este un element esential in cadrul oricarui proiect, dupa cum reiese si din punctajul pe care un proiect il poate obtine la evaluarea bugetului in cadrul POSDRU: 25 de puncte din 100. Practic este necesar ca bugetul sa fie unul realist in primul rand, corelat cu preturile actuale ale pietei, si cat mai bine detaliat pentru a putea fi ulterior si usor de gestionat. Este foarte important sa se respecte toate plafoanele prevazute in ghidul solicitantului, cum sunt de exemplu costurile de tip FEDR (investitii, echipamente etc.) costuri care nu trebuie sa depaseasca 10% din valoarea totala a proiectului pentru axele prioritare 1-5 si maxim 15% pentru axa prioritara 6. Un algoritm similar se aplica si costurilor administrative care nu trebuie sa depaseasca 7% din valoarea costurilor directe ale proiectului. Chiar daca aplicatia electronica permite transmiterea bugetului intr-o forma foarte sinetizata (se transmit numai totalurile categoriilor de cheluieli, fara a prezenta si modalitatea de calcul folosita care a generat acele sume) solicitantul are la dispozitie 7.000 de bytes pentru a justifica bugetul, camp in care trebuie explicat algoritmul de calcul si argumentate sumele in cauza.

Un alt element important al cererii de finantare il reprezinta justificarea proiectului, camp in care solicitantul de finantare trebuie sa aduca argumente solide pentru a convinge evaluatorul de necesitatea finantarii si implementarii proiectului.
Practic, trebuie prezentate, detaliate cantitativ si calitativ nevoile care afecteaza situatia grupului tinta vizat de proiect, beneficiile aduse de proiect si modul in care proiectul va raspunde sau va incerca sa solutioneze problemele grupului tinta si valoarea adaugata a proiectului.

Nu este de neglijat nici capitolul sustenabilitatii, care este de altfel foarte important in convingerea evaluatorului ca proiectul isi va continua efectele asupra grupului tinta si dupa finalizare. Astfel ca, trebuie detaliate modalitatile prin care se va autosustine proiectul din punct de vedere financiar si din punct de vedere institutional, dupa finalizarea acestuia.

Care este efortul de timp pe care un solicitant trebuie sa il aloce pentru redactarea unei cereri de finantare?

Daca partenerii sunt deja agreati/stabiliti si exista datele necesare (cantitative si calitative despre grupul tinta), aproximativ 8-10 zile sunt suficiente pentru elaborarea proiectului. Nu este insa o regula generala pentru fiecare proiect, deoarece in functie de complexitatea acestuia si de numarul de parteneri, efortul necesar pentru elaborarea si definitivarea proiectului poate fi mai mare sau mai mic, depinde de situatie.

Cum apreciati modalitatea de transmitere a proiectelor specific POS DRU, prin utilizarea aplicatiei online action web?

Este o modalitate mult mai la indemana beneficiarilor si care contribuie la realizarea unor economii in termen de timp, resurse financiare si umane, fata de depunerea clasica a unui proiect, de regula in 3 copii si un original cu toate documentele aferente, ajungandu-se de cele mai multe ori la tone de hartie consumate inutil. Pe de alta parte, limitarea dimensiunii campurilor din cererea de finantare, practice, incadrarea in numarul maxim de bytes permisi reprezinta o adevarata provocare pentru ca trebuie sa convingi evaluatorul ca proiectul propus este necesar si merita finanatarea. Asa ca, in cuvinte putine trebuie detaliat cat mai exact cu date concrete ca nevoile cu care se confrunta grupul tinta nu sunt satisfacute prin intermediul altor activitati si ca proiectul isi justifica necesitatea.

Cat de mult a durat perioada de evaluare/aprobare a proiectului?

De la momentul depunerii proiectului pana la initierea procedurii de contractare si semnare a contractului de finantare a trecut o perioada de aproximativ 8 luni. Proiectul a fost depus in iulie 2008, iar contractul de finantare l-am semnat la inceputul lui 2009.

Cum a decurs procedura de contractare? Cat de usor ati intrat in posesia prefinantarii?

In perioada de contractare ne-au fost solicitate o serie de documente justificative, care sa dovedeasca statutul firmei, situatia economica a acesteia cat si a partenerilor din proiect. Trebuie mare atentie la documentele solicitate si trebuie obtinute foarte repede deoarece timpul de depunere al acestora este foarte scurt, de regula 10-12 zile calendaristice. Practic, dupa ce ai semnat contractul poti intra in posesia prefinantarii realizand o cerere prin care o soliciti. in cazul nostru, banii din prefinantare ne-au fost virati destul de repede in contul proiectului. in momentul de fata suntem la depunerea primei cereri de rambursare, la care s-a muncit destul de mult avand in vedere toate documentele solicitate. Cel mai dificil este cu fisa de identificare a grupului tinta, deoarece pentru fiecare persoana implicata in activitatile proiectului este necesar sa prezinti autoritatii de management un formular individual cu datele de identificare ale acesteia. Astfel ca, daca ai un grup tinta de 1.000 persoane vei avea de realizat cel putin 1.000 de astfel de formulare.

Cum decurge implementarea proiectului? Care este modalitatea agreata de Autoritatea de Management in privinta utilizarii contributiei proprii in proiect?

Implementarea proiectului a decurs fara probleme pana in acest moment, toate activitatile realizate fiind conforme cu graficul de activitati. in primele 6 luni de implementare am achizitionat materialele si echipamentele bugetate in proiect, a fost realizat web-site-ul proiectului si s-a demarat campania de informare a grupului tinta cu privire la oportunitatile proiectului. Din toamna vor incepe cursurile. in privinta prefinantarii nu exista o regula aplicabila tuturor beneficiarilor, sau cel putin noua nu ne-a fost comunicata de AM POSDRU. Noi am mers pe varianta in care am asigurat partea de contributie proprie pentru prima tranșa de rambursare, ceea ce inseamna ca din suma solicitata vom primi cu 5% mai putin.

Ce sfat puteti acorda potentialilor beneficiari de finantare in ceea ce priveste procesul de elaborare, contractare si implementare a proiectului?

Sa lucreze cu multa atentie fata de documentele importante: ghidul solicitantului, corrigendum-uri etc, sa ceara in permanenta clarificari la AMPOSDRU atunci cand aspecte din ghid par foarte subiective si sa mentina lucrurile cat mai simple si pe intelesul evaluatorilor. Cu atat mai mult cu cat exista limitarea de spatiu pentru cererea de finantare. Avand in vedere experiența noastra am hotarat organizarea de sesiuni de training pentru impartașirea experienței noastre in detaliu. Detalii despre cursuri pot fi gasite pe www.traininguri.ro. Extreme Training este o companie ce ofera servicii de training in domeniul managementului si negocierii infiintata in 2005. Misiunea Extreme Training este de a crea angajati mai performanti, de a dezvolta abilitati si de a gasi solutii.

Speram ca aceste informatii sa va fie de un real folos!