Care este procedura de numire a unui administrator intr-o firma

Elena Grecu, avocat la propria casa de avocatura, Grecu Lawyers, spune ca persoanele care nu pot indeplini functia de fondator al unui SRL nu pot fi nici administratori.

• persoanele care, potrivit legii, sunt incapabile;
• persoanele care au fost condamnate pentru gestiune frauduloasa, abuz de incredere, fals, uz de fals, inselaciune, delapidare, marturie mincinoasa, dare sau luare de mita, pentru infractiunile prevazute de Legea nr. 656/2002 pentru prevenirea si sanctionarea spalarii banilor;
• persoanele condamnate pentru instituirea unor masuri de prevenire si combatere a finantarii actelor de terorism, cu modificarile si completarile ulterioare;
• persoanele condamnate pentru infractiunile prevazute de art. 143-145 din Legea nr. 85/2006 privind procedura insolventei; 
• persoanele condamante pentru infractiunile prevazute de Legea 31/1990, cu modificarile si completarile ulterioare.

Administratorul este numit printr-o HAGA

Numirea unui administrator pentru un SRL deja infiintat se face in cadrul unei Adunari Generale a Asociatilor (AGA), in urma careia rezulta un act denumit Hotararea Adunarii Generale a Asociatilor (HAGA).

"Este bine ca asociatii sa se gandeasca foarte bine ce puteri acorda administratorului si sa specifice aceasta limitare in HAGA. Se poate limita dreptul la semnatura al administratorului in cazul tranzactiilor care depasesc o anumita suma sau se poate limita mandatul de reprezentare in fata anumitor societati sau institutii. Se pot introduce limitari in ceea ce priveste incheierea contractelor individuale de munca ale angajatilor societatii, in stabilirea salariilor, modificarea organigramei, precum si in incheierea drepturilor si obligatiilor ce revin personalului", explica Elena Grecu.

De asemenea, puterea administratorului poate fi limitata in ceea ce priveste aprobarea si modificarea bugetului societatii, a semnarii bilantului si in ceea ce priveste administrarea altei societati fara autorizarea AGA.

"Cel mai des intalnite in practica sunt limitarile privind posibilitatea de a angaja societatea in contracte ce depasesc o anumita valoare, intrucat asociatii se pot teme ca administratorul sa incheie contracte foarte dezavantajoase pentru societate, prin acestea riscand chiar insolventa firmei. In cazul in care administratorul nu respecta limitarile prevazute de actul constitutiv, el poate fi revocat din functie, iar in ceea ce priveste actele incheiate de el fara drept, acestea vor putea fi anulate", mentioneaza Elena Grecu.

Inregistrarea la ONRC se face prin depunere a 6 documente si plata unor taxe

Pentru a inregistra numirea noului administrator la ONRC, pe langa HAGA, mai este nevoie de urmatoarele documente:

• actul constitutiv actualizat, in care sunt mentionate toate datele administratorului si puterile conferite acestuia;
• specimenul de semnatura, dat in fata unui notar sau in fata unui functionar de la ONRC;
• declaratia pe proprie raspundere a administratorului, conform careia indeplineste conditiile pentru a fi administrator, data in fata unui notar sau in fata unui avocat;
• cererea tip care se gaseste pe site-ul sau la sediul ONRC;
• taxa suplimentara a ONRC pentru a obtine cazierul fiscal al administratorului.

Avocatul de la Grecu Lawyers adauga ca pentru inregistrarea mentiunii, costurile sunt compuse din:

• taxa perceputa de ONRC, in valoarea de 196 lei;
• taxa de publicare in Monitorul Oficial, care depinde de numarul de caractere din HAGA;
• onorariul avocatului care se ocupa de inregistrarea mentiunii respective.

"Numirea administratorului este opozabila tertilor din momentul publicarii in Monitorul Oficial, in termen de 2 zile de la depunerea dosarului la ONRC", mai spune Elena Grecu.

Legea nu limiteaza perioada in care este numit un administrator 

Avocatul de la Grecu Lawyers precizeaza ca perioada in care este numit un administrator intr-un SRL nu este limitata de lege, asociatii putand-o hotari fara restrictii.

"In ultimul timp, avand in vedere faptul ca administratorul se numeste de asociati si nu este nevoie de consimtamantul acestuia pentru revocare, precum si pentru a evita costurile suplimentare, din ce in ce mai multe SRL-uri numesc administratorul pe perioda nelimitata", completeaza Elena Grecu.

Administratorul poate raspunde in solidar cu actionarii

Pe de alta parte, si cel care care accepta sa fie administrator trebuie sa fie atent de ce tip de firma accepta sa aiba grija.

Astfel, potrivit Ordinului ANAF nr. 127/2014, care a intrat in vigoare la data de 4 februarie 2014, administratorul sau reprezentantul legal al contribuabilului este unul dintre cei care raspunde in solidar cu firma care are datorii.

• asociatii din asocierile fara personalitate juridica, inclusiv membrii intreprinderilor familiale, pentru obligatiile fiscale datorate de acestea, alaturi de reprezentantii legali care, cu rea-credinta, au determinat nedeclararea si/sau neachitarea obligatiilor fiscale la scadenta;
• tertii popriti, in limita sumelor sustrase indisponibilizarii;
• reprezentantul legal al contribuabilului care, cu rea-credinta, declara bancii ca nu detine alte disponibilitati banesti.

• evaluarea datelor detinute de catre organul fiscal cu competente in executarea silita a debitorului principal cu privire la debitorul urmarit;
• situatia fiscala a debitorului;
• comportamentul fiscal al debitorului;
• identificarea asociatilor din asocierile fara personalitate juridica, inclusiv membrii intreprinderilor familiale asupra carora urmeaza sa se atraga raspunderea solidara, pe motiv ca au determinat, cu rea-credinta, nedeclararea si/sau neachitarea obligatiilor fiscale la scadenta;
• orice alte documente pe care le detine pentru stabilirea situatiei de fapt.

“O notiune subiectiva asa cum este cea privind reaua-credinta nu ar trebui stabilita de organele administrative, adica de Fisc, ci de organele penale, asa cum se intampla in alte state”, apreciaza avocatul.

Potrivit recentului act normativ, pentru stabilirea persoanelor fizice si/sau juridice asupra carora va fi aplicata masurii raspunderii solidare, organul fiscal va identifica, evalua si gestiona toate documentele relevante care vor sta la baza demararii procedurii. Conform ordinului ANAF, acestea sunt:

• documente referitoare la declararea insolvabilitatii debitorului;
• acte si fapte din care sa rezulte reaua-credinta a persoanelor fizice sau juridice a caror raspundere va fi angajata;
• documente referitoare la istoricul persoanei juridice debitoare: obiect de activitate, modificarile actului constitutiv, capital social, majorari de capital, sediul social sau modificari ale acestuia, administratori, actionari, directori, cenzori, hotarâri ale adunarii generale a actionarilor si altele;
• documente referitoare la istoricul codebitorilor;
• documente privind originea debitelor, respectiv decizii de impunere, rapoarte de inspectie fiscala, evidenta pe platitori, declaratii fiscale si altele;
• date din evidenta proprie (RECOM, Dispecer 3, Agentia Nationala de Cadastru si Publicitate Imobiliara etc.).

Totusi, in cazul documentelor din care poate sa rezulte reaua-credinta a persoanelor fizice sau juridice, a caror raspundere va fi angajata, nu este definita expresia “rea-credinta” si nici nu sunt oferite indicatii clare in acest sens.

• va analiza declaratia reprezentantului legal al contribuabilului care a declarat bancii ca nu detine alte disponibilitati banesti;
• va verifica documentele contabile ale debitorului, respectiv registrul de casa si orice alte documente justificative din care, potrivit legii, rezulta drepturile salariale pe care angajatorul le are de platit angajatilor sai la data depunerii declaratiei, precum si sumele existente la acel moment in contul de casa al debitorului;
• orice alte documente pe care le detine pentru stabilirea situatiei de fapt.

Dupa ce organul fiscal va analiza aceste informatii, le va valorifica si va incepe demersurile pentru aplicarea procedurii de angajare a raspunderii solidare, conform Ordinului ANAF nr. 127/2014.

Potrivit noului ordin ANAF, datele care vor determina aplicarea procedurii de angajare a raspunderii solidare vor fi incluse intr-un referat privind oportunitatea declansarii procedurii. Pe baza acestui referat, organul fiscal va emite o decizie de angajare a raspunderii solidare.