Intocmirea corecta a situatiilor financiare anuale necesita multa atentie - Care sunt cele mai frecvente erori

Regulile pentru depunerea situatiilor financiare pentru anul fiscal 2013 au fost aprobate prin Ordinul MFP nr. 79/2014, care a intrat in vigoare la 29 ianuarie 2014.

In documentul din ianuarie se mentioneaza ca, potrivit articolului 28 din Legea contabilitatii, nr. 82/1991, au obligatia de a intocmi situatii financiare anuale, inclusiv in situatia fuziunii, divizarii sau lichidarii, societatile comerciale, societatile/companiile nationale, regiile autonome, institutele nationale de cercetare-dezvoltare, societatile cooperatiste si celelalte persoane juridice. In plus, conform Ordinului MFP nr. 79/2014, persoanele juridice al caror exercitiu financiar coincide cu anul calendaristic au obligatia sa intocmeasca si sa depuna situatii financiare anuale incheiate la 31 decembrie, potrivit Reglementarilor contabile conforme cu Directiva a patra a Comunitatilor Economice Europene, parte componenta a Reglementarilor contabile conforme cu directivele europene, aprobate prin Ordinul MFP nr. 3.055/2009.

De asemenea, potrivit Ordinului MFP din ianuarie, cuprinsul situatiilor financiare anuale difera in functie de marimea entitatilor.

Mai exact, pentru a determina marimea acestor entitati se folosesc urmatoarele trei criterii:

• total active de 3.650.000 euro;
• cifra de afaceri neta de 7.300.000 euro;
• numar mediu salariati de 50.

Conform Ordinului MFP nr. 79/2014, entitatile care, la data bilantului, nu depasesc limitele a doua dintre criteriile de marime mentionate mai sus intocmesc situatii financiare anuale prescurtate care cuprind:

• bilant prescurtat (cod 10);
• cont de profit si pierdere (cod 20);
• note explicative la situatiile financiare anuale prescurtate.

Societatile care, la data bilantului, depasesc limitele a doua din cele 3 criterii de marime vor intocmi situatii financiare anuale care cuprind:

• bilant (cod 10);
• cont de profit si pierdere (cod 20);
• situatia modificarilor capitalului propriu;
• situatia fluxurilor de numerar;
• note explicative la situatiile financiare anuale.

Important! Conform Ordinului MFP nr. 79/2014, incadrarea in criteriile de marime se efectueaza la sfarsitul exercitiului financiar, pe baza indicatorilor determinati din situatiile financiare anuale la 31 decembrie aferente exercitiului financiar precedent si a indicatorilor determinati pe baza datelor din contabilitate si a balantei de verificare incheiate pentru sfarsitul exercitiului financiar curent, utilizandu-se cursul de schimb valutar comunicat de Banca Nationala a Romaniei, valabil la data incheierii exercitiului financiar.

Pentru ambele tipuri de persoane juridice, documentele mentionate mai sus vor fi insotite de formularul "Date informative" (cod 30) si formularul "Situatia activelor imobilizate" (cod 40), ale caror modele sunt aprobate tot prin acest ordin. In plus, conform actului normativ publicat in ianuarie, persoanele juridice care nu depasesc limitele a doua dintre criteriile de marime pot intocmi, optional, si situatia modificarilor capitalului propriu si/sau situatia fluxurilor de numerar.

De asemenea, indiferent de marimea entitatilor, toate situatiile financiare anuale incheiate la 31 decembrie trebuie semnate de persoanele abilitate potrivit legii si de catre administratorul sau persoana care gestioneaza entitatea, se mai scrie in regulile emise de Finante. Mai mult decat atat, situatiile financiare anuale trebuie sa fie insotite, ca si pana acum, de raportul administratorilor, raportul de audit sau raportul comisiei de cenzori, dupa caz, si de propunerea de distribuire a profitului sau de acoperire a pierderii contabile.

Totodata, situatiile financiare anuale vor fi insotite si de o declaratie scrisa a administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii respective prin care isi asuma raspunderea pentru intocmirea situatiilor financiare anuale si confirma ca:

• politicile contabile utilizate la intocmirea situatiilor financiare anuale sunt in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile;
• situatiile financiare anuale ofera o imagine fidela a pozitiei financiare, performantei financiare si a celorlalte informatii referitoare la activitatea desfasurata;
• persoana juridica isi desfasoara activitatea in conditii de continuitate.

Contribuabilii NU inventariaza toate elementele de activ si pasiv 

Marius Focsa (foto 1, stanga), Managing Partner-ul Chronax, ii avertizeaza pe contribuabili ca erorile care apar cel mai des, atunci cand isi incheie situatiile financiare anulale, sunt urmatoarele:

• neefectuarea inventarierii generale a tuturor elementelor de activ si de pasiv, fapt care conduce la necorelarea datelor din bilantul contabil cu datele inregistrate in contabilitate, toate, puse in acord cu situatia reala a patrimoniului stabilita pe baza inventarierii;
• nepreluarea corecta a elementelor de activ si pasiv conform rezultatelor care reies din balanta de verificare finala, intamplandu-se ca operatiunile neobisnuite ale entitatii spre deosebire de cele de rutina, sa fie inregistrate sau prelucrate incorect, din cauza lipsei de experienta.

"Neefectuarea inventarierii mai multor elemente patrimoniale, precum active fixe necorporale, active fixe corporale, in curs de executie, amortizarile, materiale date in custodie, decontari din operatiuni in curs de lamurire, alte datorii si creante cu bugetul, conduc la denaturarea registrului inventar, greseli de aplicare a politicilor contabile. De-aici rezulta imposibilitatea identificarii si controlului operatiunilor, fiind incalcata Legea contabilitatii 82/1991 si Ordinul MFP 3055/2009 (n.red. - care completeaza unele reglementari contabile)", subliniaza Marius Focsa.

In aceste conditii, Nicoleta Costache (foto 2, dreapta), General Manager-ul Chronax, recomanda ca elementele de activ si de pasiv inscrise in registrul - inventar sa aiba la baza listele de inventariere, procesele-verbale de inventariere si situatiile analitice, dupa caz, care justifica continutul fiecarei pozitii din bilant.

"Inainte de stabilirea rezultatelor inventarierii se procedeaza la o analiza a tuturor stocurilor inscrise in fisele de magazie si a soldurilor din contabilitate, la intocmirea bilantului contabil, pe baza balantei de verificare a conturilor sintetice, apoi la intocmirea contului de profit si pierdere, pe baza datelor din contabilitate privind perioada de raportare", adauga Nicoleta Costache.

Rotunjirea pozitiva a sumelor da inegalitati la validarea situatiei financiare

Erori se mai intalnesc si la intocmirea situatiilor financiare anuale legate de interpretarea functionalitatii conturilor bifunctionale si inregistrarea corecta in categoria de activ sau pasiv din bilant, puncteaza Nicoleta Costache.

De asemenea, Marius Focsa precizeaza ca de o importanta deosebita la incheierea situatiilor financiare anuale sunt greselile privind rotunjirea sumelor, deoarece, de obicei, rotunjirea este pozitiva, iar corelatia sumelor din bilant se schimba rezultand inegalitati la validarea situatiei financiare.

In plus, General Manager-ul Chronax adauga ca se mai pot inregistra erori la preluarea acestor sume din formularele anterioare sau chiar omiterea lor.

Unii contribuabili NU anexeaza notele explicative

Nicoleta Costache mai spune ca Fiscul a semnalat ca, la verificarea situatiilor financiare anuale, printre greselile pe care le intalneste cel mai des la firme sunt urmatoarele:

• neanexarea notelor explicative;
• nepreluarea soldurilor initiale aferente lunii decembrie a anului precedent, ci preluarea celor de la 30 iunie;
• nepreluarea corecta a soldurilor din decembrie a anului predecent;
• alegerea eronata a tipului de societate, de exemplu SNC in loc de SRL.

"In mod cert, cunoscuta cauza a acestor probleme este eroarea umana, in speta, neatentia si lipsa de experienta. Drept solutie, se va face corectura in anul viitor, la depunerea situatiei financiare. Mai exact, in cazul in care s-au constatat erori la intocmirea situatiilor financiare anuale se procedeaza la corectarea si ajustarea acestora, astfel incat rezultatul corectiei sa fie evidentiat in situatiiile financiare ale exercitiului viitor. Corectarea erorilor aferente exercitiului financiar curent se efectueaza pe seama contului de profit si pierdere. Corectarea erorilor semnificative aferente exercitiilor financiare se efectueaza pe seama rezultatului reportat, facandu-se verificarea cu atentie a sumelor preluate din balanta", detaliaza General Manager-ul Chronax.

Bilanturile se pot depune si online

Si in 2014 situatiile financiare anuale vor putea fi depuse electronic, aceasta posibilitate fiind implementata pentru prima oara anul trecut.

Astfel, in Ordinul publicat in ianuarie de Finante se mentioneaza ca situatiile anuale la 31 decembrie se pot depune atat la registratura unitatilor teritoriale ale Ministerului Finantelor Publice sau la oficiile postale, prin scrisori cu valoare declarata, cat si pe portalul www.e-guvernare.ro, avand atasata o semnatura electronica extinsa.

"In vederea depunerii situatiilor financiare anuale in format hartie si in format electronic sau numai in forma electronica, avand atasata o semnatura electronica extinsa, societatile comerciale (...) folosesc programul de asistenta pus la dispozitie gratuit de catre Ministerul Finantelor Publice pe site-ul ANAF, prin care se genereaza un fisier de tip PDF, avand atasat un fisier xml, care contine datele de identificare a societatii comerciale, precum si un fisier cu extensia zip. Fisierul cu extensia zip va contine situatiile financiare anuale si documentele cerute de lege asa cum acestea sunt intocmite de societatile comerciale si scanate, alb-negru, lizibil si cu o rezolutie care sa permita incadrarea in limita a 9,5 MB a fisierului PDF la care este atasat fisierul zip", se precizeaza in Ordinul MFP nr. 79/2014.

Amenzile pentru intarziere pot ajunge pana la 4500 de lei

Nerespectarea reglementarilor emise de MFP cu privire la intocmirea, semnarea si depunerea in termenul legal la unitatile teritoriale fiscal a situatiilor financiare anuale constituie contraventie, fiind sanctionate cu amenda cuprinsa intre: 

• 300 si 1000 de lei, daca perioada de intarziere este cuprinsa intre 1 si 15 zile lucratoare;
• 1000 si 3000 de lei, daca perioada de intarziere este cuprinsa intre 16 si 30 de zile lucratoare;
• pana la 4500 de lei, dar nu mai putin de 1500 de lei, daca perioada de intarziere depaseste 30 de zile lucratoare.

De asemenea, pentru neintocmirea si nesemnarea situatiilor financiare anuale, amenda este cuprinsa intre 2000 si 3000 lei.