Stampila firmei poate avea orice forma, dar este folosita cea rotunda. Afla care sunt explicatiile!

Conform Legii nr. 31/1990, firmele se identifica prin denumire, numar de inregistrare in registrul comertului si cod unic de inregistrare (CUI), dar nu prin stampila.

Mai mult, avocata Myra Cimpean a spus pentru AvocatNet.ro ca nu exista "legea stampilei" la societatile comerciale, astfel ca pentru ele, nu este impusa o forma, o marime a stampilei sau o anumita culoare a tusului.

In plus, si Bogdan Timofti, Partner la Bordianu si Asociatii, a subliniat pentru AvocatNet.ro ca forma si dimensiunile stampilei unei societatii sunt lasate la libera apreciere a reprezentantilor acesteia, deoarece lipseste cadrul legislativ care sa impuna anumite elemente obligatorii ale stampilei, asa cum este in cazul profesiilor liberale.

"Daca in cazul avocatilor se impune clar in Statut modelul de stampila (rotunda, cu diametrul de 3 centimetri), toate actele emise de avocat trebuind sa poarte, pe langa semnatura acestuia si <<stampila formei de exercitare a profesiei in care isi desfasoara activitatea>>, in cazul societatilor nu este o astfel de restrictie", a detaliat Bogdan Timofti.

Pe aceeasi idee, avocata a adaugat ca, in prezent, in legislatia noastra, exista reglementari privind forma si marimea stampilei, numai in cazuri expres prevazute de lege: pentru profesiile liberale - notari, avocati, medici; pentru institutii ale Statului; in care actele juridice pot fi anulate in lipsa ei.

Firma nu poate fi sanctionata daca nu are stampila rotunda

Myra Cimpean a observat ca majoritatea societatile comerciale detin o stampila cu forma rotunda, cu diametrul de 3 centimetri, care este considerata suficient de mare si scrisul de pe ea este vizibil.

In plus, Partener-ul de la Bordianu si Asociatii a precizat ca, pe langa uzanta ca stampila "principala" a societatii sa fie rotunda, exista si aceea ca ea sa contina cel putin denumirea si CUI-ul societatii.

"In cadrul societatilor mari sunt confectionate si stampile pe departamente (contabilitate, resurse umane etc.) pentru o mai buna monitorizare a actelor emise intern. Cand societatea are mai multe stampile, pentru o diferentiere a celor <<principale>>, se folosesc diferite simboluri: cu o stea sau cu doua stele, cu un asterisc sau cu doua. Simbolurile ajuta si in cazul pierderii stampilei, anuntul de pierdere publicat putand identifica astfel mai precis stampila", a aratat Bogdan Timofti.

Mai mult, pentru diferentiere, avocata a completat ca firmele folosesc pentru actele interne stampila cu forma dreptunghiulara, iar pentru actele cu alte firme pe cea rotunda.  

"Exista reticenta ca stampila, daca are o alta forma, sa poata fi confundata cu cea a unor categorii speciale (experti, medici etc.), unde forma este impusa. Insa nu trebuie sa existe nicio sanctiune pentru societate, daca nu urmeaza aceasta uzanta, a formei rotunde", a adaugat Bogdan Timofti.

Totusi, avocatul de la Bordianu si Asociatii a subliniat ca o stampila trebuie sa contina elementele de identificare ale firmei, indiferent de forma.

Institutiile si bancile au impus o anumita uzanta 

Partner-ul de la Bordianu si Asociatii a mentionat ca uzanta stampilei rotunde isi are originea in formularele tipizate ale autoritatilor, pe care apare mentiunea L.S., intr-un cerc.

"Acolo se subintelegea ca trebuie aplicata si o stampila, iar forma stampilei a fost data de acel cerc. Ulterior, cerinta <<stampila rotunda>> a fost preluata in toate normele metodologice de organizare/aplicare a unor legi cu privire la institutiile statului. Ea este mentinuta si acum", a completat Bogdan Timofti.

De exemplu, in Regulamentul de organizare si functionare a birourilor de cadastru si publicitate imobiliara, din 13 octombrie 2006, se scrie ca Biroul teritorial va avea sigilii specifice (stampile rotunde) si parafe aprobate prin ordin al directorului general al Agentiei Nationale, a precizat avocatul de la Bordianu si Asociatii.

"Norma metodologica de aplicare a Ordonantei Guvernului nr. 7/2006 privind instituirea Programului de dezvoltare a infrastructurii si a unor baze sportive din spatiul rural din 10.05.2006 contine prevederea ca exemplarul original va avea inscrisa pe coperta, in partea superioara dreapta, mentiunea <<ORIGINAL>>, fiecare pagina va purta stampila rotunda "PRIMAR" al comunei/orasului/municipiului solicitant si semnatura acestuia", a mai spus Bogdan Timofti.

Avocata a adaugat ca sursa a uzantei stampilei rotunde practica bancilor.

"Majoritatea bancilor primesc actele cu stampila rotunda, deoarece ele folosesc unele dreptunghiulare si nu vor sa se creeze confuzii", a observat Myra Cimpean.

Aderarea Romaniei la UE a eliminat obligativitatea stampilarii 

Indiferent de forma si de marime, avocata a mai spus ca, desi, stampila este instrumentul cu care este "inscriptionat" un document pentru a-i da valabilitate, avand o istorie foarte veche ca pecete sau sigiliu al domnitorilor, regilor, imparatilor, sultanilor, si fiind pusa pe cele mai importante documente ale acestora, totusi, in prezent, un act este valabil doar daca este semnat.

Pentru a prezenta importanta stampilei, Partner-ul de la Bordianu si Asociatii a mentionat ca in intreaga legislatie cu privire la societati nu exista vreo prevedere care sa reglementeze obligatia firmelor de a aplica o stampila pe documentele proprii, indiferent de natura acestora.

"Mai mult, stim cu totii ca, de la data intrarii in Uniunea Europeana, obligativitatea stampilarii facturilor emise de societati a fost eliminata. Aceasta este insa doar regula, mentionata in art. 155 alin. 28 din Codul fiscal, care prevede ca <<semnarea si stampilarea facturilor nu constituie elemente obligatorii pe care trebuie sa le contina factura>>", a mai spus Bogdan Timofti.

Totusi, de la aceasta regula sunt si exceptii. Bogdan Timofti a dat drept exemplu regulamentele Comisiei Europene in diferite domenii, in special in domeniul vamal, care includ obligativitatea ca documentele societatii, inclusiv factura "sa poarte stampila oficiala a societatii", fiind documente de intrare in tara a unor marfuri chiar si din afara spatiului UE.

In afara de astfel de exceptii, avocata a precizat ca validitatea actelor juridice comerciale, emise de catre o societate, nu este afectata de aplicarea stampilei, daca legea nu prevede altfel sau daca prin actul de infiintare a societatii (statut), nu s-a stipulat in mod expres ca orice act emis de firma sa fie si stampilat, ca sa fie valabil.

"Semnatura este o conditie definitorie pentru ca actul sa aiba valoare juridica. Mare atentie ca semnatura si stampila pot fi falsificate. Cel mai usor de falsificat este stampila", a detaliat Myra Cimpean.

In plus, Partener-ul de la Bordianu si Asociatii a dat urmatorul exemplu: in conditiile in care administratorul are un contract de mandat dat de asociati, opozabil tertilor prin inregistrarea in Registrul Comertului si depunerea specimenului de semnatura, ar avea nevoie administratorul sa si stampileze aceste acte semnate de el, ca o "validare secunda" a functiei sale?

"Raspunsul este NU, deoarece lipsa stampilei nu poate constitui un element de nulitate. Mai exact, aplicarea stampilei societatii pe actele juridice incheiate de persoana juridica nu reprezinta o conditie obligatorie pentru manifestarea de vointa a societatii, consimtamantul la incheierea actului fiind exprimat prin semnarea contractului/conventiei de catre reprezentantul acesteia", a adaugat Bogdan Timofti.

Totusi, Partner-ul de la Bordianu si Asociatii a precizat ca sunt anumite tipuri de formulare, anexe la ordonate de urgenta sau hotarari de guvern, care, dupa cum mentioneaza textele de lege, se pot transmite in format electronic sau "format de hartie cu stampila si semnatura reprezentantului legal al societatii".

"Nu in ultimul rand, in practica judiciara referitoare la procedura ordonantei de plata, judecatorii au pus accent, ca o dovada a acceptarii la plata a facturilor de catre debitor, pe faptul stampilarii si semnarii de catre acesta. Prin urmare, exista destule elemente practice care sa ne duca la concluzia ca aplicarea stampilei este o conditie suficienta in dovedirea unei situatii", a precizat Bogdan Timofti.

Tinand cont de toate elementele prezentate anterior, obligativitatea stampilarii documentelor societatii apare mai mult ca o uzanta in special in raporturile administrative cu autoritatile sau institutiile statului, mai putin in cele civile generale, potrivit Partner-ului de la Bordianu si Asociatii.

Un instrument valabil pana la schimbarea unor elemente definitorii ale societatii

De regula, stampila unei societati comerciale cuprinde denumirea acesteia, impreuna cu forma de organizare, de exemplu SC X SRL, localitatea, de exemplu Bucuresti - Romania, si CUI-ul acesteia, conform avocatei.

"Stampila trebuie facuta dupa ce intrati in posesia certificatului de inmatriculare a societatii comerciale. Cand va prezentati in vederea achizitionarii stampilei pentru societatea comerciala pe care o detineti, o sa aveti nevoie de urmatoarele documente: cartea de identitate sau, daca delegati o persoana pentru aceasta <<operatiune>>, o sa fie nevoie de o delegatie, de cartea de identitate a persoanei delegate si, neaparat, de Certificatul Unic de Inregistrare al societatii. Daca faceti mai multe exemplare, numerotati-le ca sa nu existe suspiciuni privind stampilele si semnaturile de pe diferite documente ale firmei", a detaliat Myra Cimpean.

In plus, avocatii au recomandat ca, dupa confectionare, stampila sa fie verificata daca are inscriptionate datele corecte si daca ea corespunde cu cea solicitata si platita.

"Pretul unei stampile variaza in functie de marime si calitatea materialelor, in general intre 40 - 100 de lei, iar timpul de confectionare este de aproximativ 40 de minute", a mai spus Bogdan Timofti.

Avocata a adaugat ca exista firme care pot fabrica stampila chiar si in 10 minute, deoarece operatiunea nu mai este de durata din momentul aparitiei si dezvoltarii tehnologiei laser.

"Stampilele pot fi achizitionate in varianta de birou sau pliabila, cea de buzunar, aceasta din urma fiind mai putin rezistenta, si este necesar ca, dupa fiecare stampilare, amprenta sa fie aplicata pe tusiera", a completat Myra Cimpean.

Desi nu poate fi vorba de un termen general de valabilitate, totusi, este acceptat ca stampila societatii poate fi utilizata pana la schimbarea unor elemente definitorii ale societatii mentionate pe aceasta (forma juridica, sediu etc.), dupa cum a informat Partner-ul de la Bordianu si Asociatii.

In plus, avocata le-a recomandat celor care isi fac mai multe stampile sa le numeroteze si sa le inmaneze pe baza de proces verbal.

"De regula, stampila este detinuta de asociatul unic, dupa caz, de asociati si de contabil. Pentru identificare, stampila contabilului contine ca semn disctinctiv o steluta sau un numar", a mai spus Myra Cimpean.

De asemenea, avocata a adaugat ca reprezentantii firmelor trebuie sa aiba mare grija cui inmaneaza stampilele, fiindca acestea s-ar putea sa ajunga pe documente de existenta carora sa nu stie sau de care sa afle mult prea tarziu.