Opinie: Stampilele trebuie pastrate in uz. La ce pericole s-ar ajunge daca s-ar renunta la stampile

Reprezentantii Ministerului Finantelor au precizat pentru cotidianul „Romania libera“ ca stampila este necesara doar in anumite cazuri. Cu toate acestea, Ordinul nr. 65/2015 al ministrului Finantelor stipuleaza ca, pentru depunerea situatiilor financiare anuale, companiile trebuie sa prezinte formulare-tip completate, semnate si stampilate de catre administrator. De asemenea, Ordinul nr. 3512/2008 al ministrului Finantelor reglementeaza, foarte clar, obligativitatea stampilarii chitantelor. In consecinta, anumite operatiuni uzuale se pot realiza cu usurinta fara necesitatea utilizarii stampilei, in timp ce doar unele sensibile au aceasta obligativitate.

Stampila este un element de personalizare si de siguranta pentru orice firma, organizatie a statului sau din domeniul financiar-bancar din Romania pentru transmiterea oricarui document "oficial". Stampila este folosita asadar ca element de personalizare, autentificare si de siguranta, precum in cazul medicilor, de pilda, spre deosebire de semnatura care poate varia in functie de starea de spirit a persoanei, oboseala si a in functie de nivelul de concentrare. Lipsa stampilei poate sa constituie in anumite cazuri o conditie de nulitate a actului administrativ emis de autoritati. Cat timp se vor utiliza documente pe suport de hartie, stampila va ramane cel mai utilizat instrument de autentificare.

Stampilele sunt vitale pentru diverse institutii precum Politia de Frontiera Romana, Posta Romana, banci, institutii ale statului (ministere, scoli, primarii, spitale, policlinici si asa mai departe), renuntarea la utilizarea stampilei pentru aceste organizatii putand aduce cu sine numeroase probleme si riscuri de frauda. Pentru verificarea autenticitatii unui inscris sunt atent cercetate stampila, semnatura si toate elementele de siguranta, solicitandu-se expertizarea lor daca exista dubii in privinta lor. Falsificarea instrumentelor de marcare sau autentificare se pedepseste: de exemplu, folosirea fara drept a unui sigiliu ori a unei stampile cu stema tarii se pedepseste cu inchisoare de la 3 luni la 2 ani sau cu amenda.

Pretul stampilelor pentru o companie este neglijabil prin comparatie cu problemele care pot aparea in urma falsificarii facturilor, semnarea unor facturi de catre persoane neautorizate ale firmei sau care nu sunt angajatii firmei, operatiuni bancare realizate de catre persoane neautorizate etc. Din pacate, se intampla ca uneori angajatii sa nu aiba cele mai oneste interese, moment in care necesitatea stampilarii unui act ajuta compania sa se protejeze – respectivul document putand fi stampilat doar de persoane care se afla in posesia respectivei stampile, persoane de incredere in firma. Scade astfel riscul unor probleme ulterioare pentru firma printr-o simpla actiune. Este indicat, de asemenea, sa fie necesara stampilarea contractelor pentru prevenirea unor fraude, in cazul falsurilor aparand expuneri la riscuri cu implicatii majore.

Daca s-ar renunta complet la utilizarea stampilei in activitatea companiilor, dupa cum am aratat anterior, s-ar putea sa apara numeroase probleme pentru companii. Pentru solutionarea acestora, atat persoanele fizice, cat si cele juridice, ar fi reprezentate de notari si avocati, insa s-ar ajunge oricum la timp pierdut, bani investiti in aceasta directie, toate putand fi, in esenta, evitate prin folosirea stampilei ca modalitate de securizare a documentelor.

"Orice proces se castiga automat daca este evitat, iar birocratia nu se vede in numarul total de stampile folosite in tara, ci in modul de organizare a institutiilor statului, optimizarea procedurilor institutiilor statului si realizarea unor baze de date integrate fiind vitale in acest sens" considera reprezentantii Rubin 2000.

Semnatura electronica versus stampila

S-a inceput de ceva timp utilizarea semnaturii electronice, proces care ajuta la fluidizarea procedurilor, inclusiv in relatia cu administratia publica. Aceasta semnatura este folosita de multe institutii si persoane si, dat fiind procesul in urma caruia o persoana/companie ajunge sa poata beneficia de semnatura electronica, poate fi considerata sigura. Semnatura electronica nu este insa cunoscuta sau inteleasa de toti cetatenii.

Sevil Sumanariu, presedinte ANIAP si sef serviciu informatica Consiliul Judetean Constanta, a explicat ca, pentru autentificarea unui document, semnatura electronica nu se poate utiliza decat pe o arie restransa: „In administratia publica se lucreaza cu cetateanul, care este obisnuit, dupa modelul traditional, sa primeasca o hartie cu semnatura si stampila. Indiferent daca i se explica faptul ca respectivul document este semnat electronic! Aceste conceptii functioneaza inca in Romania nu numai la nivelul cetateanului, ci de foarte multe ori si in institutii – cand se solicita un document urmeaza intrebarea fireasca: «Unde este stampila, unde este semnatura?». (sursa)

Iata asadar ca semnatura electronica are limitarile sale, iar stampila ramane „rege” in administratia publica.