UPDATE: Arhivarea electronică a documentelor financiar-contabile, posibilă din 2016. Arhiva de hârtie nu mai este obligatorie

Normele de întocmire și utilizare a documentelor financiar-contabile urmează să fie simplicate și actualizate începând cu prima zi a lui 2016, potrivit Ordinului MFP nr. 2634/2015, publicat în Monitorul Oficial, Partea I din 9 decembrie 2015 . Noul Ordin revizuiește prevederile Ordinului ministrului economiei și finanțelor nr. 3512/2008, care urmează să fie abrogat la 1 ianuarie 2016.

Măsurile de revizuire au fost realizate în concordanță cu legislația actuală și au fost corelate și cu prevederile cuprinse în reglementările contabile aplicabile, se arată în referatul proiectului de ordin al MFP.

De la 1 ianuarie 2016, din nomenclatorul documentelor financiar-contabile vor dispărea o serie largă de formulare financiar-contabile, ca de exemplu: procesul-verbal de plăți, fișa de cont analitic pentru cheltuieli de producție sau fișa de cont analitic pentru cheltuieli. Despre acest subiect, AvocatNet.ro a scris deja un articol.

Arhivarea documentelor se va putea face și în format electronic

Începând de anul următor, documentele vor putea fi arhivate atât pe hârtie, cât și pe suport electronic. Conform reglementărilor incluse în Ordinul MFP nr. 2634/2015, care se va aplica de la 1 ianuarie 2016, documentele financiar-contabile se vor putea păstra pe suporturi tehnice în cazul în care evidența contabilă este ținută cu ajutorul programelor informatice. Singura condiție este ca ele să poată fi listate în orice moment, în funcție de necesitățile entității sau la cererea organelor de control.

Tot în ceea ce privește arhivarea, au apărut noi tipuri de documente care se vor păstra timp de 5 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului în cursul căruia au fost întocmite. Este vorba despre lista zilnică de alimente și borderoul de achiziție.

Ordinul MFP nr. 2634/2015 stabilește o serie de reguli pe care trebuie să le respecte programele informatice utilizate în activitatea financiar-contabilă. Mai precis, ordinul menționează că sistemul informatic de prelucrare automată a datelor la nivelul fiecărei entități trebuie să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, controlul și păstrarea acestora pe suporturi tehnice.

De asemenea, sistemele informatice de prelucrare automată a datelor în domeniul financiar-contabil trebuie să răspundă la aceste criterii minimale:

• să asigure concordanța strictă a rezultatului prelucrărilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementează;
• să precizeze tipul de suport care asigură prelucrarea datelor în condiții de siguranță;
• fiecare dată înregistrată în contabilitate trebuie să se regăsească în conținutul unui document, la care să poată avea acces atât beneficiarii, cât și organele de control;
• să asigure listele operațiunilor efectuate în contabilitate pe bază de documente justificative, care să fie numerotate în ordine cronologică, interzicându-se inserări, intercalări, precum și orice eliminări sau adăugări ulterioare;
• să asigure reluarea automată în calcul a soldurilor conturilor obținute anterior;
• să asigure conservarea datelor pe o perioadă de timp care să respecte prevederile legii contabilității;
• să precizeze procedurile și suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situațiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare în sistem a datelor arhivate;
• să nu permită inserări, modificări sau eliminări de date pentru o perioadă închisă;
• să asigure următoarele elemente constitutive ale înregistrărilor contabile: data efectuării înregistrării contabile a operațiunii, jurnalul de origine în care se regăsesc înregistrările contabile, numărul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent);
• să asigure confidențialitatea și protecția informațiilor și a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informații, copii de siguranță pentru programe și informații;
• să asigure listări clare, inteligibile și complete, care să conțină următoarele elemente de identificare, în antet sau pe fiecare pagină, după caz: tipul documentului sau al situației; denumirea entității; perioada la care se referă informația; datarea listărilor; paginarea cronologică; precizarea programului informatic și a versiunii utilizate;
• să asigure listarea ansamblului de situații financiare și documente de sinteză necesare conducerii operative a entității;
• să asigure respectarea conținutului de informații prevăzut pentru documente;
• să permită, în orice moment, reconstituirea conținutului conturilor, listelor și informațiilor supuse verificării; toate soldurile conturilor trebuie să fie rezultatul unei liste de înregistrări și al unui sold anterior al acelui cont; fiecare înregistrare trebuie să aibă la bază elemente de identificare a datelor supuse prelucrării;
• să nu permită: deschiderea a două conturi cu același simbol; modificarea simbolului de cont în cazul în care au fost înregistrate date în acel cont; suprimarea unui cont în cursul exercițiului financiar curent sau aferent exercițiului financiar precedent, dacă acesta conține înregistrări sau sold; editarea a două sau a mai multor documente de același tip, cu același număr și conținut diferit de informații în cadrul aceluiași exercițiu financiar;
• să permită suprimarea unui cont care nu are înregistrări pe parcursul a cel puțin 2 ani (exerciții financiare), în mod automat sau manual;
• să prevadă în documentația produsului informatic modul de organizare și tipul sistemului de prelucrare:  monopost sau multipost;  monosocietate sau multisocietate; rețea de calculatoare; portabilitatea fișierelor de date;
• să precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor: preluări pe loturi cu control ulterior; preluări în timp real cu efectuarea controlului imediat; combinarea celor două tipuri;
• să permită culegerea unui număr nelimitat de înregistrări pentru operațiunile contabile;
• să posede documentația tehnică de utilizare a programelor informatice necesară exploatării optime a acestora;
• să respecte reglementările în vigoare cu privire la securitatea datelor și fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare automată a datelor.

În plus, dacă până acum registrele de contabilitate și celelalte documente financiar-contabile puteau fi păstrate doar la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, din 2016, ele vor putea fi păstrate și la sediile sociale ale operatorilor economici.

Reguli mai stricte pentru firmele de arhivare

În noul act normativ a mai fost introdusă și obligația ca „persoanele care arhivează în baza unui contract oneros documentele financiar-contabile ale unei entități să fie autorizate, potrivit legii”. Cu alte cuvinte, acestea trebuie să dețină o autorizație în prestarea de servicii arhivistice.

Documentele care atestă că o persoană este calificată în domeniul arhivistic sunt, potrivit informațiilor de pe site-ul Arhivelor Naționale ale României: diplomele, certificatele sau atestatele eliberate de facultăţile de profil acreditate de Ministerul Învăţământului, prin centrele de formare continuă acreditate de Autoritatea Naţională pentru Calificări, prin centrele de formare continuă postuniversitare ale universităţilor constituite conform Legii Educaţiei Naţionale nr. 1/2011, sau prin Şcoala Naţională de Perfecţionare Arhivistică.

Ce informații trebuie să conțină actele financiar-contabile

Documentele justificative și documentele contabile (fie ele fișe, registre sau jurnale) nu vor mai avea un conținut minimal obligatoriu, urmând ca din 2016, să fie reglementate numai elementele principale pe care firmele vor trebuie să le completeze în ele.

Astfel, potrivit prevederilor, toate documentele justificative trebuie să cuprindă informații despre:

• denumirea documentului;
• denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care întocmeşte documentul; - numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
• menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul);
• conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;
• datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz;
• numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare.

În ceea ce privește documentele contabile (registre, jurnale, fișe, note) care servesc la prelucrarea, centralizarea şi înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor consemnate în documentele justificative, întocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, acestea trebuie să cuprindă următoarele date:

• denumirea entității;
• data întocmirii documentului contabil;
• felul, numărul şi data documentului justificativ;
• sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate;
• conturile sintetice şi analitice debitoare şi creditoare;
• semnătura persoanei responsabile cu întocmirea documentelor contabile.

Documentele nu mai trebuie întocmite într-un număr minim de exemplare

De la 1 ianuarie 2016, contabilii nu vor trebui să întocmească un număr minim de exemplare al unui document.

„Numărul de exemplare al documentelor financiar-contabile se stabilește prin proceduri proprii, în funcție de necesităţile entităţilor”, se arată în proiectul de act normativ.

În mod similar, și circuitul documentelor financiar-contabile între diversele departamente urmează să fie stabilit tot prin proceduri proprii de către fiecare agent economic.

Vor fi actualizate perioadele pentru realizarea balanței de verificare

Din 2016, balanța de verificare (documentul contabil folosit pentru verificarea înregistrării corecte a operațiunilor efectuate - n.red.) va fi întocmită „cel puțin la încheierea exercițiului financiar, la termenele de întocmire a situațiilor financiare, a raportărilor contabile, precum și la finele perioadei pentru care entitatea trebuie să întocmească declarația privind impozitul pe profit/venit, potrivit legii”.

În momentul de față, balanțele de verificare a conturilor sintetice și a conturilor analitice erau întocmite cel puțin o dată pe an, la încheierea exercițiului financiar sau la termenele de întocmire a raportărilor contabile, la alte perioade prevăzute de actele normative în vigoare și ori de câte ori se consideră necesar.

Ce alte schimbări vor mai apărea din 2016

• Documentele financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse vor fi actualizate conform unor noi termene de reconstituire. Noile reglementări arată că procedura de reconstituire se va finaliza în termen de maximum 30 de zile de la constatare, iar în caz de forţă majoră, în termen de 90 de zile de la constatarea încetării acesteia”.
• Ordinele de deplasare, chitanțele sau deconturile pentru operațiuni de participație vor fi conforme cu legea chiar și în lipsa ștampilei. Obligația de a aplica ștampila pe documentele financiar-contabile a fost eliminată pe 23 iulie 2015, dată la care a intrat în vigoare OUG 17/2015. Citiți mai multe despre acest subiect AICI.