Situațiile financiare pentru 2015 se depun până pe 30 mai: Regulile de raportare, diferite în funcție de ce firmă ai

Regulile pentru întocmirea și depunerea situațiilor financiare și a raportărilor contabile pentru anul fiscal 2015 au fost aprobate prin Ordinul MFP nr. 123/2016, publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 81 din 4 februarie 2016 și care a intrat în vigoare la data publicării.

Aceste reglementări se aplică de către următoarele categorii de firme:

• entitățile cărora le sunt incidente Reglementările contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate, aprobate prin Ordinul MFP nr. 1.802/2014, cu modificările și completările ulterioare,
• entitățile cărora le sunt incidente Reglementările contabile conforme cu Standardele internaționale de raportare financiară, aplicabile societăților comerciale ale căror valori mobiliare sunt admise la tranzacționare pe o piață reglementată, aprobate prin Ordinul MFP nr. 1.286/2012, cu modificările și completările ulterioare.

30 mai, termenul limită pentru depunerea situațiilor financiare anuale

Situațiile financiare anuale și situațiile anuale simplificate, întocmite cu ajutorul programului de asistență pus la dispoziția entităților gratuit de unitățile teritoriale ale MFP, se depun la unitățile teritoriale ale MFP în 150 de zile de la data la care se încheie exercițiul financiar (și anume 31 decembrie 2015).

Conform calculelor noastre, termenul de 150 de zile se împlinește pe 29 mai, însă aceasta este o zi de duminică, astfel că termenul se mută în următoarea zi lucrătoare, care este 30 mai 2016.

Instituţiile publice, asociaţiile şi celelalte persoane juridice cu şi fără scop patrimonial depun situațiile financiare anuale în termen de 120 de zile de la încheierea exericițiului financiar, respectiv până pe 29 aprilie 2016.

Subunitățile din România, care aparțin unor persoane juridice cu sediul sau domiciliul în străinătate, cu excepția subunităților deschise în România de societăți rezidente în state aparținând Spațiului Economic European, depun situații financiare anuale încheiate la 31 decembrie la unitățile teritoriale ale MFP în termen de 150 de zile de la încheierea exercițiului financiar.

Entitățile care nu au desfășurat activitate de la constituire până 31 decembrie nu întocmesc situații financiare anuale, însă trebuie să depună la unitățile teritoriale ale Ministerului Finanțelor Publice, în termen de 60 de zile de la încheierea exercițiului financiar (până la 29 februarie), o declarație pe propria răspundere a persoanei care are obligația gestionării entității, care să cuprindă toate datele de identificare a entității:

• denumirea completă (conform certificatului de înmatriculare);
• adresa și numărul de telefon;
• numărul de înregistrare la registrul comerțului;
• codul unic de înregistrare;
• capitalul social.

Situațiile financiare anuale se întocmesc și se publică, potrivit legii, în limba română și în lei. Această unitate de măsură se va trece pe fiecare formular în parte.

Erorile contabile constatate după depunerea situațiilor financiare anuale se corectează la data constatării lor.

Toate situațiile financiare anuale încheiate la 31 decembrie trebuie să fie semnate de persoanele abilitate potrivit legii și de către administratorul sau persoana care gestionează entitatea.

Mai precis, documentele trebuie să conțină în mod obligatoriu două semnături. Astfel, precum AvocatNet.ro a scris AICI, în partea dreaptă a paginii situațiile financiare anuale trebuie să fie semnate de către persoanele care le întocmesc. Cu alte cuvinte, semnătura trebuie să îi aparțină unei persoane care organizează și conduce contabilitatea societății pentru care se depun formularele. Aici poate semna, conform informațiilor oferite de Finanțe în formularele pentru bilanțuri:

• Persoana fizică autorizată CECCAR (expert contabil);
• Persoana juridică autorizată CECCAR (firmă de contabilitate);
• Directorul economic;
• Contabilul șef;
• Altă persoană care are studii superioare economice și care înlocuiește Directorul Economic și Contabilul șef, când aceștia lipsesc.

În ceea ce privește acest ultim punct, este important de menționat că nu orice persoană din cadrul societății poate semna bilanțul. Concret, persoana în cauză trebuie să aibă studii economice superioare și să țină locul, printr-o împuternicire legală, Directorului Economic și Contabilului Șef, atunci când aceștia nu sunt la firmă.

Cea de-a doua semnătură care nu poate să lipsească de pe orice raportare financiară anuală este semnătura administratorului sau a persoanei care are obligația gestionării entității. Mai precis, acesta trebuie să semneze în partea stângă, asumându-și astfel răspunderea legală pentru întocmirea corectă a situațiilor financiare anuale.

Mai mult, potrivit art. 185 din Legea societăților nr. 31/1990, situațiile financiare anuale trebuie să fie însoțite de raportul administratorilor, raportul de audit sau raportul comisiei de cenzori, după caz, şi de propunerea de distribuire a profitului sau de acoperire a pierderii contabile.

Situaţiile financiare anuale vor fi însoţite de o declaraţie scrisă a administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării unității respective, prin care îşi asumă răspunderea pentru întocmirea situaţiilor financiare anuale şi confirmă că:

• politicile contabile utilizate la întocmirea situaţiilor financiare anuale sunt în conformitate cu reglementările contabile aplicabile;
• situaţiile financiare anuale oferă o imagine fidelă a poziţiei financiare, performanţei financiare şi a celorlalte informaţii referitoare la activitatea desfăşurată;
• persoana juridică îşi desfăşoară activitatea în condiţii de continuitate.

Situațiile financiare diferă în funcție de mărimea entității

Un alt act normativ important în ceea ce privește închiderea exercițiului financiar este Ordinul MFP nr. 1802/2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situaţiile financiare anuale individuale şi situaţiile financiare anuale consolidate, publicat în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 963 din 30 decembrie 2014 și care a intrat în vigoare la 1 ianuarie 2015. Recent, acesta a fost modificat prin intermediul Ordinului MFP nr. 4160/2015, despre care AvocatNet.ro a scris AICI și AICI.

Astfel, potrivit reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale, în funcție de o serie de criterii de mărime (care se regăsesc și în Ordinul MFP nr. 123/2016 și sunt explicate puțin mai jos, n.red.), entitățile pot fi grupate în trei categorii, și anume microentități, entități mici și entități mijlocii și mari.

Încadrarea se face „numai pe baza balanței de verificare încheiate la data de 31 decembrie 2015”, se arată în Ordinul MFP nr. 123/2016. În schimb, entităţile care au ales un exerciţiu financiar diferit de anul calendaristic determină criteriile respective pe baza balanţei de verificare întocmite la finele exerciţiului financiar astfel ales şi care se încheie la o dată ulterioară datei de 1 ianuarie 2016.

Ce conțin situațiile financiare anuale în cazul microentităților, entităților mici și entităților mijlocii și mari

1. Conform Ordinului MFP nr. 123/2016, microentitățile, cu alte cuvinte entităţile care la data bilanţului nu depăşesc limitele a cel puţin două dintre următoarele trei criterii de mărime:

• totalul activelor: 1.500.000 lei;
• cifra de afaceri netă: 3.000.000 lei;
• numărul mediu de salariaţi în cursul exerciţiului financiar: 10,

întocmesc situaţii financiare anuale care cuprind:

• bilanţ prescurtat (cod 10); 
• cont prescurtat de profit şi pierdere (cod 20);
• de asemenea, documentele vor fi însoțite și de formularul „Date informative” (cod 30) și de formularul „Situația activelor imobilizate” (cod 40);
• deși microentitățile nu au obligația să întocmească note explicative, potrivit specialiștilor de la EY, acestea trebuie să prezinte totuși informații despre politicile contabile adoptate, angajamentele financiare, garanțiile sau activele și datoriile contingente neincluse în bilanț, avansurile și creditele acordate membrilor organelor de administrație, de conducere și de supraveghere, achizițiile propriilor acțiuni.

2. Entitățile mici sau, altfel spus, entităţile care la data bilanţului nu se încadrează în categoria microentităţilor şi care nu depăşesc limitele a cel puţin două dintre următoarele trei criterii de mărime:

• totalul activelor: 17.500.000 lei;
• cifra de afaceri netă: 35.000.000 lei;
• numărul mediu de salariaţi în cursul exerciţiului financiar: 50,

întocmesc situaţii financiare anuale care cuprind:

• bilanţ prescurtat (cod 10),
• cont de profit şi pierdere (cod 20),
• note explicative la situaţiile financiare anuale.
• opţional, poate fi întocmită situaţia modificărilor capitalului propriu şi/sau situaţia fluxurilor de trezorerie.
• aceste documente vor fi însoțite de  formularul "Date informative" (cod 30) şi de formularul "Situaţia activelor imobilizate" (cod 40).

3. Entităţile mijlocii și mari sau, mai precis, entitățile care la data bilanţului depăşesc limitele a cel puţin două dintre următoarele trei criterii de mărime:

• totalul activelor: 17.500.000 lei;
• cifra de afaceri netă: 35.000.000 lei;
• numărul mediu de salariaţi în cursul exerciţiului financiar: 50,

precum şi entităţile de interes public întocmesc situaţii financiare anuale care cuprind:

• bilanţ (cod 10),
• cont de profit şi pierdere (cod 20),
• situaţia modificărilor capitalului propriu,
• situaţia fluxurilor de trezorerie,
• notele explicative la situaţiile financiare anuale.
• acestea vor fi însoţite de formularul "Date informative" (cod 30) și de formularul "Situaţia activelor imobilizate" (cod 40).

Notă: Ordinul MFP nr. 123/2016 prevede că, pentru o raportare unitară a informațiilor, bilanțul/bilanțul prescurcat va purta simbolul „cod 10”, în timp ce contul de profit și pierdere/contul prescurcat de profit și pierdere simbolul „cod 20”.

În cazul entităților nou-înființate, acestea pot întocmi pentru primul exercițiu financiar de raportare situații financiare anuale prescurtate sau situații financiare anuale cu cinci componente, precum și situații financiare anuale „în formatul aplicabil microentităților”.

Auditul situațiilor financiare anuale în 2016

Potrivit noilor reglementări, sunt supuse auditului situaţiile financiare anuale ale entităţilor mici care, pe baza balanţei de verificare întocmite la data de 31 decembrie 2015, depăşesc limitele a cel puţin două dintre următoarele trei criterii:

• totalul activelor: 16.000.000 lei;
• cifra de afaceri netă: 32.000.000 lei;
• numărul mediu de salariaţi în cursul exerciţiului financiar: 50.

În același timp, sunt supuse auditului și situațiile financiare ale entităţilor mijlocii şi mari, precum şi ale entităţilor de interes public.

Exerciţiul financiar poate fi diferit de anul calendaristic

Conform Ordinului MFP nr. 123/2016, care se află în vigoare de pe 4 februarie, firmele pot opta pentru un exercițiu financiar diferit de anul calendaristic, în condițiile prevăzute la art. 27 alin. (3) și (5) din Legea contabilității nr. 82/1991. Astfel, exerciţiul financiar poate fi diferit de anul calendaristic pentru sucursalele cu sediul în România, care aparţin unei persoane juridice cu sediul în străinătate, precum şi pentru persoanele juridice cu sediul în România.

De asemenea, persoanele nou-înfiinţate pot opta pentru un exerciţiu financiar diferit de anul calendaristic de la data înfiinţării acestora.

Concret, firmele care optează pentru un exercițiu financiar diferit de anul calendaristic sunt obligate să întocmească și să depună raportări contabile anuale la 31 decembrie la unitățile teritoriale ale Ministerului Finanțelor. Mai mult, acestea întocmesc raportări contabile anuale la 31 decembrie distinct de situațiile financiare anuale încheiate la data aleasă pentru acestea, cu respectarea prevederilor legii contabilității.

Actul normativ citat mai prevede că situațiile financiare anuale întocmite de entitățile care au optat pentru un exercițiu financiar diferit de anul calendaristic trebuie avute în vedere prevederile reglementărilor contabile aplicabile.

În același timp, din punct de vedere contabil, sediile permanente din România, care aparțin unor persoane juridice cu sediul în străinătate, reprezintă subunități fără personalitate juridică și au obligația întocmirii situațiilor financiare anuale și a raportărilor contabile cerute de Legea contabilității nr. 82/1991.

În situația în care persoana juridică cu sediul în străinătate își desfășoară activitatea în România prin mai multe sedii permanente, situațiile financiare anuale și raportările contabile cerute de legea contabilității se întocmesc de sediul permanent desemnat să îndeplinească obligațiile fiscale, acestea reflectând activitatea tuturor sediilor permanente, se arată în noile dispoziții.

Legea contabilității nr. 82/1991 prevede, la art. 5, faptul că subunitățile deschise în România de societăți rezidente în state aparținând Spațiului Economic European nu întocmesc situații financiare anuale pentru propria activitate.

De asemenea, conform art. 36 alin. (3) din același act normativ citat, pe perioada lichidării, persoanele juridice aflate în lichidare depun, în termen de 90 de zile de la încheierea fiecărui an calendaristic, la unitățile teritoriale ale Ministerului Finanțelor, o raportare contabilă anuală.

Bilanțurile se pot depune și online

Și în 2016, situațiile financiare anuale vor putea fi depuse electronic, această posibilitate fiind implementată pentru prima oară în urmă cu trei ani.

Astfel, ordinul publicat de MFP precizează că situațiile anuale la 31 decembrie se pot depune în format hârtie și în format electronic, la registratura unităților teritoriale ale Ministerului Finanțelor sau la oficiile poștale, prin scrisori cu valoare declarată, sau numai în formă electronică pe portalul www.e-guvernare.ro, având atașată o semnătură electronică extinsă.

„În vederea depunerii situațiilor financiare anuale în format hârtie și în format electronic sau numai în formă electronică, având atașată o semnătură electronică extinsă, societățile comerciale (...) folosesc programul de asistență pus la dispoziție gratuit de către Ministerul Finanțelor Publice pe site-ul Agenției Naționale de Administrare Fiscală, prin care se generează un fișier de tip PDF, având atașat un fișier xml, care conține datele de identificare a societății, precum și un fișier cu extensia zip. Fișierul cu extensia zip va conține situațiile financiare anuale și documentele cerute de lege așa cum acestea sunt întocmite de societăți și scanate, alb-negru, lizibil și cu o rezoluție care să permită încadrarea în limita a 9,5 MB a fișierului PDF la care este atașat fișierul zip”, precizează MFP în ordinul care a intrat în vigoare pe 4 februarie.

4.500 lei, cea mai mare amendă pentru cei care nu depun bilanțurile

Nerespectarea reglementărilor emise de Ministerul Finanțelor Publice cu privire la întocmirea, semnarea și depunerea în termenul legal la unitățile teritoriale fiscale a situațiilor financiare anuale constituie contravenție și se sancționează cu amendă, potrivit art. 42 din Legea contabilității.

Astfel, pentru nedepunerea în termenul legal a situațiilor financiare, amenda este cuprinsă între 300 și 1.000 de lei, dacă perioada de întârziere este cuprinsă între 1 și 15 zile lucrătoare.

În schimb, dacă perioada de întârziere este cuprinsă între 16 și 30 de zile lucrătoare, amenda variază între 1.000 și 3.000 de lei, în timp ce, dacă perioada de întârziere depășește 30 de zile lucrătoare, contribuabilii pot plăti până la 4.500 de lei, dar nu mai puțin de 1.500 de lei.

De asemenea, pentru neîntocmirea și nesemnarea situațiilor financiare anuale, amenda este cuprinsă între 2.000 și 3.000 de lei.

Sinteză