Ce registre contabile trebuie să întocmească un PFA în 2016. Le ai pe toate?

Legislația contabilă prevede la ora actuală că, încă de la începutul activității, orice persoană fizică autorizată trebuie să îndeplinească câteva formalități și să achiziționeze o serie de registre.

Mai precis, conform Ordinului MFP nr. 170/2015 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind contabilitatea în partidă simplă, registrele obligatorii pentru persoanele care conduc evidența contabilă pe baza contabilității în partidă simplă sunt:

• Registrul-jurnal de încasări și plăți (cod 14-1-1/b);
• Registrul-inventar (14-1-2/b).

Alături de aceste două registre, printre documentele care trebuie constituite se mai numără:

• Fișa mijlocului fix (14-2-2);
• Factura;
• Avizul de însoțire a mărfii (14-3-6A);
• Lista de inventariere (14-3-12);
• Chitanța (14-4-1);
• Chitanța pentru operațiuni în valută (14-4-1/a);
• Dispoziția de plată/încasare către casierie (14-4-4);
• Statul de salarii (14-5-1/k).

Menționăm că persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă pot să folosească toate formularele financiar-contabile de mai sus sau numai o parte din ele, în funcţie de elementele specifice activităţii desfăşurate, „astfel încât acestea să permită determinarea informaţiilor necesare pentru îndeplinirea obligaţiilor prevăzute de legislaţia în vigoare”, se arată în Ordinul MFP nr. 170/2015.

Mai mult, pot fi folosite şi alte formulare prevăzute în mod expres de acte normative care reglementează activităţi economice specifice (cum ar fi agricultura, exploatarea masei lemnoase sau jocurile de noroc).

De asemenea, potrivit actului normativ citat, în funcţie de necesităţi, persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă pot să utilizeze, pe lângă cele 10 documente menționate anterior, şi alte formulare financiar-contabile prevăzute în Normele specifice de utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, precum şi în alte acte normative, dintre care menționăm aici Fișa mijlocului fix (se ține evidența imobilizărilor corporale – mijloace fixe) și Raportul fiscal de închidere zilnică (în condiţiile utilizării aparatelor de marcat electronice fiscale, în conformitate cu prevederile legale, acesta este documentul în baza căruia se înregistrează în contabilitate veniturile aferente încasărilor zilnice).

Notă: Persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă au obligaţia să efectueze inventarierea la începutul activităţii, cel puţin o dată pe an, precum şi la încetarea activităţii.

În ceea ce privește registrul unic de control, în care se evidenţiază controalele desfăşurate la contribuabil de către toate organele de control specializate, vă amintim că acesta este opțional pentru un PFA, având în vedere prevederile Legii nr. 252/2003 privind registrul unic de control. Concret, potrivit legislației în vigoare, documentul este obligatoriu numai în cazul contribuabililor, persoane juridice înregistrate la Oficiul Național al Registrului Comerțului, autorizate potrivit legii. În schimb, celelalte categorii de contribuabili pot ţine registrul unic de control, în funcţie de opţiunea lor.

În altă ordine de idei, în cazul în care un PFA are angajați, printre documentele pe care trebuie să le dețină se numără și un registru de evidență al salariaților.

Ce informații se înregistrează în registrele obligatorii

Registrele de contabilitate se folosesc în strictă concordanţă cu destinaţia lor şi se prezintă în mod ordonat şi completate astfel încât să permită în orice moment identificarea şi controlul operaţiunilor economico-financiare efectuate, se arată în Ordinul MFP nr. 170/2015.

1. Registrul-jurnal de încasări și plăți (cod 14-1-1/b) 

Registrul-jurnal de încasări şi plăţi este documentul contabil care serveşte la înregistrarea încasărilor şi plăţilor aferente activităţii persoanelor care conduc evidenţa contabilă pe baza regulilor contabilităţii în partidă simplă.

Acesta se întocmeşte într-un exemplar, înregistrarea operaţiunilor pe baza documentelor justificative făcându-se distinct, pe fiecare operaţiune de încasare/plată. Totodată, este bine de reținut că registrul-jurnal de încasări şi plăţi se editează anual sau la cererea organului de control.

Concret, în Registrul-jurnal de încasări şi plăţi se înregistrează atât operaţiunile în numerar, cât şi cele efectuate prin contul curent de la bancă, la valoarea prevăzută în documentele justificative, inclusiv TVA.

Astfel, încasările din Registrul-jurnal de încasări şi plăţi cuprind:

• sumele încasate din desfăşurarea activităţii;
• aporturile în numerar şi prin conturi bancare aduse la începerea activităţii ori în cursul desfăşurării acesteia;
• sumele primite sub formă de credite bancare sau de alte împrumuturi;
• sumele primite ca despăgubiri;
• sumele primite sub formă de sponsorizări, mecenat sau donaţii;
• sumele primite reprezentând forme de sprijin cu destinaţie specială din fonduri nerambursabile (subvenţii);
• alte sume încasate (de exemplu: restituiri de impozite, taxe, penalităţi).

Pe de altă parte, plăţile din Registrul-jurnal de încasări şi plăţi sunt reprezentate de:

• plăţile efectuate în cadrul activităţii desfăşurate în scopul realizării de venituri;
• sumele reprezentând restituirea aporturilor în numerar şi prin conturi bancare;
• sumele reprezentând rambursarea de credite bancare sau de alte împrumuturi;
• alte plăţi efectuate (de exemplu: penalităţi, amenzi plătite).

Sumele înregistrate în Registrul-jurnal de încasări şi plăţi se totalizează lunar.

Important! Registrul-jurnal de încasări şi plăţi se arhivează împreună cu documentele justificative care au stat la baza întocmirii acestuia.

Din punct de vedere al informațiilor pe care le conține, Registrul-jurnal de încasări şi plăţi trebuie să cuprindă cel puțin:

• data efectuării operaţiunii de încasare/plată;
• denumirea şi numărul documentului justificativ care stă la baza înregistrării operaţiunii;
• explicaţii privind natura operaţiunii;
• suma încasată în numerar sau prin bancă, ce rezultă din fiecare document justificativ;
• suma plătită în numerar sau prin bancă, ce rezultă din fiecare document justificativ.

2. Registrul-inventar (cod 14-1-2/b)

Registrul-inventar este un document contabil de înregistrare a elementelor de natura activelor şi datoriilor inventariate (elemente patrimoniale, creanţe şi datorii), care se întocmeşte de către persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă, într-un exemplar.

Registrul-inventar se completează:

• la începutul activităţii,
• la sfârşitul exerciţiului financiar,
• cu ocazia încetării activităţii (în această situație, documentul se completează cu valoarea elementelor inventariate faptic la acea dată).

Mai precis, registrul-inventar se completează prin înscrierea tuturor elementelor inventariate, element cu element, sau prin preluarea totalurilor din listele de inventariere a elementelor grupate după natura lor, potrivit opţiunii persoanei respective. În acest caz, listele de inventariere trebuie să fie anexate la Registrul-inventar.

În condiţiile conducerii evidenţei contabile în partidă simplă cu ajutorul tehnicii de calcul, Registrul-inventar se editează anual sau la cererea organului de control.

În legătură cu modul de completare a registrului-inventar, Ordinul MFP nr. 170/2015 stabilește câteva reguli care trebuie să fie respectate de PFA-uri. Astfel, luând ca exemplu imaginea de mai sus, în coloana 1 se înscrie numărul curent al fiecărei operaţiuni înregistrate în ordine cronologică. Apoi, în coloana 2 se trec elementele inventariate, fie element cu element, fie denumirea grupei de elemente inventariate preluată din lista de inventariere. În cele din urmă, în coloana 3 trebuie să apară valoarea de inventar, respectiv:

• valoarea de intrare a elementelor patrimoniale inventariate, potrivit documentelor justificative, sau totalurile din listele de inventariere a elementelor patrimoniale grupate după natura lor;
• valoarea rămasă de încasat, respectiv de plată, rezultată în urma inventarierii creanţelor şi a datoriilor.

De la contabilitatea simplă la cea dublă: Ce registre se folosesc în acest caz

Persoanele fizice autorizate au dreptul să opteze pentru contabilitatea în partidă dublă, se mai menționează în Ordinul MFP nr. 170/2015.

Mai precis, persoanele care își desfășoară activitatea ca persoană fizică autorizată și care conduc evidența contabilă pe baza regulilor contabilității în partidă simplă pot trece la contabilitatea în partidă dublă de la începutul exerciţiului financiar ulterior celui în care au decis această trecere.

De asemenea, persoanele fizice care optează pentru conducerea contabilităţii în partidă dublă organizează şi conduc contabilitatea proprie în baza reglementărilor contabile în vigoare, aplicabile operatorilor economici, până la nivel de balanţă de verificare, fără să aibă și obligația de a întocmi situaţii financiare anuale. „Evidenţa contabilă astfel ţinută trebuie să permită determinarea informaţiilor necesare pentru îndeplinirea obligaţiilor prevăzute de legislaţia în vigoare”, se arată în ordinul MFP.

Cei care optează pentru contabilitatea în partidă dublă întocmesc Registrul-jurnal (cod 14-1-1) și Registrul-inventar (cod 14-1-2), prevăzute în Anexa 3 la Ordinul MFP nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile și ale căror caracteristici le vom descrie în rândurile următoare.

A. Registrul-jurnal (cod 14-1-1)

Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu în care se înregistrează cronologic toate operaţiunile economico-financiare. El se editează la cererea organelor de control şi pentru necesităţile entităţii.

Orice înregistrare în Registrul-jurnal trebuie să cuprindă informații despre felul, numărul şi data documentului justificativ care stă la baza operaţiunii economice, precum și explicaţii în legătură cu operaţiunea respectivă.

Sumele debitoare şi sumele creditoare se totalizează lunar.

B. Registrul-inventar (cod 14-1-2)

Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu de înregistrare a rezultatelor inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii.

Registrul-inventar se întocmeşte la începutul activităţii, la sfârşitul exerciţiului financiar sau cu ocazia încetării activităţii, fără ştersături şi fără spaţii libere, pe baza datelor cuprinse în listele de inventariere şi, respectiv, în procesele-verbale de inventariere a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi, după caz.

Documentul se completează pe baza inventarierii faptice a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii grupate după natura lor, conform posturilor din bilanţ. În cazul în care inventarierea are loc pe parcursul anului, datele rezultate din operaţiunea de inventariere se actualizează cu intrările şi ieşirile din perioada cuprinsă între data inventarierii şi data încheierii exerciţiului financiar, datele actualizate fiind apoi cuprinse în Registrul-inventar. Operaţiunea de actualizare a datelor rezultate din inventariere se va efectua astfel încât la sfârşitul exerciţiului financiar să fie reflectată situaţia reală a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii.

Creanţele şi obligaţiile faţă de terţi sunt supuse inventarierii pe baza confirmării extraselor soldurilor conturilor analitice debitoare şi creditoare, sau a punctajelor reciproce, în funcţie de necesităţi.

Cum se face, mai exact, trecerea la contabilitatea dublă

Potrivit actului normativ citat, PFA trebuie să preia, pe baza inventarului şi a informaţiilor privind creanţele şi datoriile, ca solduri iniţiale, la începutul exerciţiului financiar pentru care au optat să treacă la conducerea contabilităţii în partidă dublă, sumele din documentele întocmite pentru ţinerea contabilităţii în partidă simplă, respectiv din Registrul-inventar, Registrul-jurnal de încasări şi plăţi, fişa mijlocului fix, extras de cont și alte documente.

Prevederile în vigoare stabilesc că deschiderea conturilor de imobilizări, stocuri, creanţe, disponibilităţi băneşti şi datorii, în vederea preluării în contabilitatea în partidă dublă a acestor elemente, se efectuează cu ajutorul contului 455 "Sume datorate acţionarilor/asociaţilor". Prin excepţie de la funcţiunea contului 455 "Sume datorate acţionarilor/asociaţilor" prezentată în reglementările contabile în vigoare, aplicabile operatorilor economici, la trecerea de la contabilitatea în partidă simplă la contabilitatea în partidă dublă se efectuează următoarele înregistrări:

• în creditul contului 455 "Sume datorate acţionarilor/asociaţilor" se înregistrează soldurile conturilor de natura activelor (imobilizări, stocuri, creanţe, disponibilităţi băneşti);
• în debitul contului 455 "Sume datorate acţionarilor/asociaţilor" se înregistrează soldurile conturilor de natura datoriilor.

Diferenţa dintre valoarea activelor şi valoarea datoriilor din contul 455 "Sume datorate acţionarilor/asociaţilor" se va reflecta în soldul acestuia, astfel:

• sold creditor - când valoarea activelor este mai mare decât valoarea datoriilor;
• sold debitor - când valoarea activelor este mai mică decât valoarea datoriilor.

9 elemente care nu pot lipsi din niciun document justificativ

În prezent, normele generale privind contabilitatea în partidă simplă și documentele financiar-contabile, aprobate prin Ordinul MFP nr. 170/2015, prevăd că orice operațiune de natură economico-financiară trebuie să fie consemnată în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza evidențierii în contabilitate și care poartă numele de document justificativ.

Trebuie menționat că documentele justificative care sunt evidențiate în contabilitatea în partidă simplă angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit. Mai mult, acestea trebuie să conțină în mod obligatoriu câteva elemente principale, cum ar fi:

• denumirea documentului;
• denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul/adresa persoanei care întocmeşte documentul;
• numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
• codul de înregistrare fiscală (când este cazul);
• menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul);
• conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;
• datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate;
• numele, prenumele şi semnătura persoanei care a întocmit documentul, după caz;
• alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor efectuate.

Atenție! În documentele financiar-contabile nu sunt admise ştersături sau modificări, precum nici lăsarea de spaţii libere între operaţiunile înscrise în acestea sau file lipsă.

Legislația în vigoare stabilește că eventualele erori pot fi corectate prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greşite, pentru ca acestea să poată fi citite, iar deasupra lor se scrie textul corect sau cifra corectă. Corectarea trebuie să fie făcută pe toate exemplarele documentului financiar-contabil şi se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit/corectat documentul, menţionându-se şi data efectuării corecturii.

În schimb, există și documente justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza cărora se primeşte, se eliberează sau se justifică numerarul. În această situație sau în cazul altor documente pentru care normele de utilizare prevăd asemenea restricţii, documentul întocmit greşit se anulează şi se păstrează sau rămâne în carnetul respectiv.

În ceea ce privește operaţiunile efectuate în valută, acestea se evidenţiază în contabilitate în moneda naţională, utilizându-se cursul de schimb valutar de la data efectuării operaţiunii. Mai precis, prin curs de schimb de la data efectuării operaţiunii se înţelege cursul de schimb al pieţei valutare, comunicat de Banca Naţională a României, din ultima zi bancară anterioară operaţiunii, disponibil ca informaţie la momentul efectuării operaţiunii (încasare, plată, emitere de documente).

Sumele aferente operaţiunilor în valută trebuie să se înregistreze în Registrul-jurnal de încasări şi plăţi (cod 14-1-1/b) în lei, cu menţionarea în coloana de explicaţii a valorii în valută.

Cele două registre obligatorii pentru PFA-uri se păstrează 10 ani

Ordinul MFP nr. 170/2015 prevede că persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă, printre care se numără și PFA-urile, sunt obligate să păstreze în arhivă registrele de contabilitate şi documentele justificative care au stat la baza evidenţierii operaţiunilor economico-financiare în contabilitatea în partidă simplă.

Mai precis, termenul de păstrare a Registrului-jurnal de încasări şi plăţi (cod 14-1-1/b) şi a Registrului-inventar (cod 14-1-2/b) este de 10 ani.

În schimb, documentele justificative utilizate de persoanele care conduc contabilitatea în partidă simplă se păstrează pe o perioadă de 5 ani, cu excepţia statelor de salarii care se păstrează 50 de ani.

Arhivarea documentelor financiar-contabile se face cu respectarea următoarelor reguli:

• documentele se grupează în dosare care se numerotează;
• gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui an la care se referă acestea;
• dosarele conţinând documente financiar-contabile se păstrează în spaţii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.

Arhivarea electronică a documentelor financiar-contabile se face cu respectarea condiţiilor prevăzute de Normele generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile, aprobate prin Ordinul MFP nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile. 

Conform reglementărilor incluse în Ordinul MFP nr. 2634/2015, care se aplică de la 1 ianuarie 2016, documentele financiar-contabile se vor putea păstra pe suporturi tehnice în cazul în care evidența contabilă este ținută cu ajutorul programelor informatice. Singura condiție este ca ele să poată fi listate în orice moment, în funcție de necesitățile entității sau la cererea organelor de control. Mai multe detalii, aici.