Schimbarea caselor de marcat: Cum vor fi afectate firmele de trecerea la noile aparate?

Obligativitatea de a utiliza aparate electronice fiscale revine tuturor operatorilor economici care prestează servicii sau livrează bunuri direct către populaţie și încasează contravaloarea bunurilor livrate şi se regăseşte în cuprinsul Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 28/1999. De altfel, ţara noastră este singura din UE care încă mai utilizează case de marcat cu jurnal pe suport hârtie, introducerea aparatelor moderne fiind o măsură deja implementată în state precum Ungaria, Slovenia, Cehia, Grecia sau Bulgaria.

Totuşi, trecerea la noile aparate se va face treptat, de la anul, tocmai pentru a nu fi create disfuncţionalităţi în activitatea comercianţilor şi pentru a li se acorda acestora timpul necesar conformării. Concret, potrivit ultimelor modificări aduse actului normativ menţionat, termenele de la care operatorii economici vor fi obligaţi să utilizeze noile case de marcat sunt:

• 1 aprilie 2017, în cazul contribuabililor mari;
• 1 iulie 2017, în cazul contribuabililor mijlocii;
• 1 noiembrie 2017, în cazul contribuabililor mici. 

Aşadar, noile case de marcat vor fi observate mai întâi la operatorii care se încadrează în categoria marilor contribuabili, firmele mici fiind ultimele ce vor avea obligaţia de a deţine aparatele electronice fiscale. 

Atenţie! Din 1 ianuarie 2017 va fi interzisă comercializarea aparatelor de marcat electronice fiscale cu rolă jurnal. Nerespectarea acestei prevederi constituie contravenţie şi se sancţionează cu o amendă de 3.000 de lei. Mai multe detalii citiţi aici. 

Totodată, este important să precizăm că aceste aparate electronice vor avea, pe lângă caracteristicile de memorare electronică a bonurilor fiscale și emiterea rapoartelor în format electronic, şi conectivitate cu Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF) pentru transmiterea datelor fiscale. În acest sens, Ministerul Finanţelor Publice (MFP) a publicat în luna iulie un proiect de act normativ care prevede înfiinţarea unui Registru național electronic de evidență a tuturor caselor de marcat instalate, registru ce va permite practic identificarea fiecărui aparat de marcat electronic fiscal. 

„Înregistrarea aparatelor de marcat electronice fiscale se va desfășura etapizat: pre și post-operaționalizare a formei electronice a Registrului”, se arată în documentul lansat de Fisc, care precizează că obligaţia conectării aparatelor la distanţă revine exclusiv firmelor. 

Notă: 1 februarie 2017 este termenul-limită până la care trebuie să apară normele privind procedura de supraveghere și monitorizare a aparatelor electronice fiscale de către ANAF, precum și procedura de conectare a acestora la sistemul informatic național de supraveghere și monitorizare a datelor fiscale. Detalii suplimentare despre acest subiect găsiţi aici. 

Impactul asupra firmelor: Ce trebuie să facă acestea

Întâi de toate, renunţarea la clasicele case de marcat în detrimentul unora electronice reprezintă una dintre modificările menite sa ofere autorităților fiscale acces facil la date fiscale relevante ale contribuabililor, în contextul în care o astfel de recomandare a fost făcută chiar de Organizaţia pentru Cooperare Economică și Dezvoltare (OCDE).

"OCDE-ul a recomandat dezvoltarea și implementarea unui fișier standard de audit al UE pentru taxe și impozite (Standard Audit File for Tax - SAF-T). În România, un exemplu în acest sens îl reprezintă introducerea Formularului 394 în forma extinsă - Declarația informativă privind livrările/ prestările și achizițiile efectuate pe teritoriul național de persoanele impozabile înregistrate în scopuri de TVA", a precizat Carmen Afanasenco (foto dreapta), Tax Senior Manager în cadrul EY România.

De altfel, specialistul contactat de redacţia noastră a explicat şi care ar fi primi paşii pe care trebuie să îi urmeze contribuabilii care trebuie să îşi schimbe casele de marcat. 

"În primă fază, aceştia ar trebui să contacteze furnizorii de case de marcat și să discute cu ei detaliile achiziției, doar că lucrurile nu sunt așa de simple precum par", a atenţionat Carmen Afanasenco, cea care a explicat şi de ce, la acest moment, există o dificultate practică în a găsi aparate modificate adecvat: "Lipsa publicării normelor privind procedura de conectare a aparatelor la sistemul informatic național de supraveghere şi monitorizare a datelor fiscale face ca și furnizorii să se găsească într-o poziție de stand-by și, în general, să nu aibă încă în portofoliu modelele corespunzătoare", a subliniat sursa citată. 

De altfel, imposibilitatea de a prezenta, la acest moment, nişte costuri fixe pe care ar trebui să le suporte utilizatorii caselor de marcat au fost confirmate şi de reprezentanţi ai firmelor care distribuie astfel de echipamente fiscale, cei care au explicat că există o serie de variabile în funcţie de care va fi stabilit preţul noilor aparate, variabile care urmează să fie clarificate doar după apariţia normelor în acest sens, existând şi posibilitatea ca modelele existente de case de marcat să poată fi actualizate în conformitate cu cerinţele de conectivitate cu Fiscul.

Atenţie! Achiziţia caselor de marcat se poate face numai de la distribuitorii care au fost autorizați de către Ministerul Finanțelor. 

Tot în perspectiva noilor reglementări, MFP a publicat, în dezbatere publică, un Proiect de Ordin privind aprobarea Procedurii de avizare tehnică a modelelor de aparate de marcat electronice fiscale, document care stabileşte că operatorii economici care solicită emiterea avizului tehnic trebuie să depună la Institutul Național de Cercetare - Dezvoltare în Informatică - ICI București o serie de documente. 

"Institutul, după efectuarea testelor corespunzătoare, va emite avizul tehnic de certificare a conformității respectivelor aparate de marcat electronice fiscale către Comisia din cadrul Ministerului Finanțelor Publice cu aceste atribuții", a explicat specialistul de la EY.

Cum să beneficiezi de facilităţi fiscale la achiziţia caselor de marcat

În ceea ce priveşte latura fiscală, Carmen Afanasenco a arătat în ce condiţii poate un contribuabil care achiziționează aparate de marcat electronice fiscale să beneficieze de o facilitate fiscală, și anume de scutirea de impozit pe profit, respectiv a profitului investit în achiziționarea acestora. Conform HG nr. 273/20143, valoarea minimă de intrare în patrimoniu pentru un mijloc fix este de 2.500 lei, astfel că, în principiu, achiziția acestor case de marcat fiscale ar trebui contabilizată în categoria materialelor de natura obiectelor de inventar. 

Totuşi, Codul fiscal în vigoare permite încadrarea în categoria mijloacelor fixe supuse amortizării fiscale a activelor cu o valoare mai mică decât valoarea amintită anterior, după cum urmează:

„În cazul unei imobilizări corporale care la data intrării în patrimoniu are o valoare fiscală mai mică decât limita stabilită prin hotărâre a Guvernului, contribuabilul poate recupera aceste cheltuieli prin deduceri de amortizare, potrivit prevederilor prezentului articol”, este precizat la art. 28 alin. (21) din actul normativ citat.  

Prin urmare, scutirea de impozit pe profit, respectiv a profitul investit în achiziționarea acestora, este aplicabilă și caselor de marcat, în condițiile în care acestea se încadrează în categoria de mijloace fixe, respectiv în clasa 2.2.9. “Calculatoare electronice și echipamente periferice. Mașini și aparate de casă, control și facturat". 

În funcție de mărimea costurilor pe care le estimează fiecare contribuabil, determinate în principal de numărul unităților pe care trebuie să le achiziționeze, importanţa aspectelor fiscale cu ocazia achiziției este mai mică sau mai mare, a puncat expertul de la EY România, care a oferit şi un exemplu în acest sens: "Scutirea de impozit pe profit aferentă investiției în aparate de casă se acordă în limita impozitului pe profit datorat pentru perioada respectivă. Astfel, un contribuabil, în funcție de costul total al aparatelor de marcat electronice fiscale versus impozitul pe profit la care se așteaptă, își poate planifica această achiziție în etape, pentru a beneficia de nivelul maxim al facilității fiscale", a explicat Carmen Afanasenco. 

Tax Manager-ul de la EY a identificat, totodată, și un potențial impediment în aplicarea facilității amintite, şi anume eventuala dificultate de a clasifica aparatele de marcat electronice fiscale în categoria mijloacelor fixe și respectiv în clasa 2.2.9 de mijloace fixe eligibilă pentru aplicarea facilității. 

Conform normelor în vigoare, un activ este considerat mijloc fix dacă are o valoare de intrare de minimum 2.500 de lei, în vreme ce costul unui aparat de marcat electronic fiscal se situează în jurul sumei de 500 de lei (în variantele existente la ora actuală pe piață, cu precizarea că preţul diferă în funcţie de model şi caracteristici).

Chiar şi aşa, sursa citată consideră că aplicarea facilității fiscale nu trebuie eliminată din discuție, întrucât "un consultant fiscal poate evalua și îndruma asupra posibilității de aplicare a facilității fiscale atât în funcție de coordonatele fiscale ale companiei, cât și în funcție de caracteristicile achiziției".

Sfaturile specialiştilor

Odată ce toate prevederile legislative vor fi clarificate şi decizia de achiziţie luată, operatorii economici vor trebui să ţină cont de câteva aspecte legate de documentaţie.

"Astfel, trebuie avută în vedere refiscalizarea aparatelor de marcat electronice fiscale existente (daca vorbim de o posibilă updatare a celor existente) sau de o cu totul nouă înregistrare cu ocazia unei noi achiziții", a explicat specialistul de la EY, care a explicat şi cum sunt sigilate aparatele de marcat electronice, şi anume prin aplicarea unui sigiliu fiscal de către persoane autorizate de MFP. 

"Jurnalul electronic se va păstra de contribuabili în dispozitivul de memorare timp de cinci ani de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia a fost întocmit", a completat aceeaşi sursă. 

Nu în ultimul rând, operatorii economici trebuie să fie atenţi şi la sancţiunile pe care le riscă în cazul nerespectării prevederilor OUG nr. 91/2014: amenzi, suspendarea activității agentului economic și chiar confiscarea sumelor încasate sau care nu pot fi justificate. 

"Concret, neîndeplinirea obligației operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale se sancționează cu amendă de la 10.000 la 15.000 de lei și suspendarea activității agentului economic de la o lună la trei luni, precum și confiscarea sumelor încasate după suspendarea activității, dacă este cazul", a atenţionat Carmen Afanasenco. 

Prin urmare, trecerea la noile case de marcat trebuie să fie o prioritate pentru operatorii economici vizaţi de modificările legislative, adaptarea la noile cerinţe fiind un proces ce trebuie parcurs atât de contribuabil, prin implementarea cerințelor digitalizării, cât şi de autoritatea fiscală, pentru verificarea informațiilor în format electronic.

"Desigur, nu este un proces simplu și nici ușor de dus la bun sfârșit. Dar, în condițiile în care acest pas va duce către o mai bună colectare a impozitelor și un control mai bun al evaziunii fiscale, este normal ca toți contribuabilii de bună-credință să îl susțină. În definitiv, orice impozit neplătit de un evazionist este recuperat de stat tot de la cei buni platnici", a concluzionat aceeaşi sursă.