UPDATE: Contribuabilii pot primi de-acum peste 30 de documente fiscale prin e-mail sau fax. Care e procedura de comunicare?

Ordinul MDRAP nr. 3097/2016 pentru aplicarea prevederilor art. 46 alin. (8) si ale art. 47 alin. (9) din Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedură fiscală a apărut în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 970 din 5 decembrie 2016, iar prevederile actului normativ se aplică de la data publicării. 

Concret, documentul citat stabileşte o listă cu 32 de acte administrative fiscale și procedurale, emise de organul fiscal local, ce pot fi comunicate prin mijloace electronice de transmitere la distanță sau tipărite prin intermediul unui centru de imprimare masivă, valabile fără semnătura persoanelor împuternicite şi ştampila organului fiscal local. 

Astfel, pe lista documentelor ce pot fi transmise de-acum contribuabililor persoane fizice şi juridice prin fax, e-mail (căsuţă de poştă electronică) sau prin intermediul unei platforme de contact puse la dispoziție de către organele fiscale locale se regăsesc, printre altele:

• titlurile executorii;
• somaţiile;
• deciziile referitoare la obligaţiile de plată accesorii;
• adresele de înfiinţare a popririi;
• înştiinţările de compensare/ restituire;
• procesul-verbal de constatare a contravenţiei;
• nota de plată;
• avizul de inspecţie fiscală. 

Potrivit ordinului amintit, aceste acte administrative fiscale, comunicate prin mijloace electronice de transmitere la distanță, sunt valabile și opozabile contribuabililor sau terților fără semnătura olografă și ștampila conducătorul organului fiscal, însă vor purta semnătura digitală calificată a instituţiei.

Procedura de comunicare dintre Fisc şi contribuabil

Actul normativ al MDRAP stabileşte şi mijloacele prin care se poate realiza comunicarea dintre cele două entităţi. Aşa cum am precizat deja, este vorba de fax, e-mail sau o platformă de contact pusă la dispoziție de către organele fiscale locale.

Totuşi, pentru ca o astfel de comunicare să fie posibilă, contribuabilii trebuie să adreseze o cerere organului fiscal local, în care să indice, în funcţie de opţiune, numărul de fax, adresa de e-mail ori numele de utilizator și parola puse la dispoziție de către organul fiscal local.

Cererea va fi depusă în scris, personal, la registratura organului fiscal local și va conține inclusiv adresa de corespondență a contribuabilului. Ulterior, organul fiscal va comunica solicitantului, tot în scris, luarea în evidență a solicitării și data de la care comunicarea actelor administrative fiscale și procedurale emise de acesta se va realiza exclusiv pe baza mijloacelor electronice pentru care a optat.

Concret, pentru transmiterea documentelor prin e-mail către o firmă, este necesar ca atât organul fiscal, cât şi societatea să deţină un certificat digital calificat. În plus, contribuabilul este obligat să transmită un e-mail de confirmare a primirii actului administrativ-fiscal, în cel mult trei zile lucrătoare de la primire.

În cazul în care contribuabilul nu va respecta termenul de trei zile pentru confirmare, actul administrativ fiscal se va considera comunicat după expirarea unui termen de 15 zile calendaristice, calculat de la data comunicării e-mail-ului de către organul fiscal local.

Totodată, este important să precizăm că organul fiscal va trimite toate documentele fiscale la adresa de e-mail indicată de contribuabil în cerere, comunicarea urmând a fi considerată realizată la data primirii unui e-mail de confirmare, de pe adresa de e-mail unde a fost transmis actul administrativ fiscal sau procedural.

Referitor la comunicarea prin fax, organul fiscal va folosi pentru transmiterea actelor numărul de fax indicat de contribuabil în cererea amintită anterior, iar comunicarea oricărui document se va considera realizată la data și ora raportului de transmitere emis de către fax-ul de pe care s-a realizat comunicarea.

Practic, raportul de transmitere va reprezenta dovada comunicării şi se va arhiva, electronic sau fizic, la sediul contribuabilului.

În cazul în care contribuabilul va opta să folosească cel de-al treilea mijloc de comunicare, respectiv platforma de contact pusă la dispoziţie de Fisc, acesta va trebui să se autentifice prin oricare dintre următoarele mijloace:

• certificate digitale calificate;
• credenţiale de tip: nume/ parolă.

De altfel, numele şi parola necesare autentificării în platforma de contact vor fi furnizate persoanei de către organul fiscal. Nu în ultimul rând, în cazul comunicării prin platforma de contact a actelor administrative fiscale, acestea se consideră comunicate la data livrării de către organul fiscal local în spațiul virtual personal din cadrul platformei de contact. Numărul de intrare/ieşire electronic şi data punerii la dispoziţia contribuabilului a actului administrativ fiscal livrat în spațiul virtual personal sunt înscrise în Registrul documentelor electronice.