Firmele şi anumite PFA sunt obligate să-şi inventarieze anual patrimoniul: Care e procedura?

Regulile privind inventarierea patrimoniului unei entităţi sunt cuprinse în mai multe acte normative în vigoare, dintre care amintim Legea contabilităţii nr. 82/1991, Ordinul Ministerului Finanţelor Publice (MFP) nr. 2861/2009 sau chiar Codul fiscal.

Potrivit primului document dintre cele enumerate, respectiv Legea contabilităţii, inventarierea patrimoniului trebuie efectuată de către următoarele entităţi:

• societăţile comerciale, societăţile/companiile naţionale, regiile autonome, institutele naţionale de cercetare-dezvoltare, societăţile cooperatiste şi celelalte persoane juridice;
• instituţiile publice, asociaţiile şi celelalte persoane juridice cu şi fără scop patrimonial;
• subunităţile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate;
• organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevăzute în legislaţia pieţei de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat şi alte entităţi organizate pe baza Codului civil;
• persoanele fizice care desfăşoară activităţi producătoare de venit, definite de Codul fiscal, şi ale căror venituri sunt determinate în sistem real.

Aşadar, obligaţia realizării inventarului revine, printre altelte, atât societăţilor comerciale, cât şi PFA-urilor încadrate la impozitarea în sistem real. 

În ceea ce priveşte momentul în care trebuie realizată inventarierea generală a elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, tot Legea nr. 82/1991 ne dă răspunsul, la articolul 7. Concret, persoanele enumerate mai sus au această obligaţie la începutul activităţii, cel puţin o dată în cursul exerciţiului financiar, precum şi în cazul fuziunii, divizării sau lichidării. 

Spre exemplu, inventarierea de la începutul activităţii unei firme are ca scop principal stabilirea şi evaluarea elementelor de natura activelor ce constituie aport la capitalul entităţii, elemente ce se înscriu în registrul-inventar, grupate pe conturi.

Totodată, există şi alte situaţii particulare în care trebuie făcută inventarierea, enumerate în Ordinul MFP nr. 2861/2009. Mai precis, actul menţionat aminteşte de:

• la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe prevăzute de lege;
• ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune, care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere;
• ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;
• cu prilejul reorganizării gestiunilor;
• ca urmare a calamităţilor naturale sau a unor cazuri de forţă majoră.

Prin urmare, inventarierea reprezintă o operaţiune de bază pentru întocmirea situaţiilor financiare, scopul fiind acela al prezentării unei situaţii corecte la data bilanţului a activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii. De asemenea, potrivit Ordinului MFP nr. 2861/2009, inventarierea urmăreşte stabilirea bunurilor şi valorilor deţinute cu orice titlu, aparţinând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii situaţiilor financiare anuale care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziţiei financiare şi a performanţei entităţii pentru respectivul exerciţiu financiar.

De cele mai multe ori, inventarierea anuală de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii se face cu ocazia încheierii exerciţiului financiar, avându-se în vedere şi specificul activităţii fiecărei entităţi. Totodată, normele în vigoare stipulează că, în cazul entităţilor cu activitate complexă, bunurile pot fi inventariate şi înaintea datei de încheiere a exerciţiului financiar, cu condiţia asigurării valorificării şi cuprinderii rezultatelor inventarierii în situaţiile financiare anuale întocmite pentru exerciţiul financiar respectiv.

În ceea ce priveşte entităţile care au stabilit exerciţiul financiar diferit de anul calendaristic, acestea organizează şi efectuează inventarierea anuală astfel încât rezultatele să fie cuprinse în situaţiile financiare întocmite pentru exerciţiul financiar stabilit.

Notă: Potrivit legislaţiei în vigoare, firmele pot opta pentru un exercițiu financiar diferit de anul calendaristic. Găsiţi mai multe detalii despre astfel de situaţii aici. 

Cine efectuează inventarierea

Legea contabilităţii stabileşte că răspunderea pentru buna organizare a lucrărilor de inventariere revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii. Entităţile cu un număr redus de salariaţi au, totodată, posibilitatea să numească o singură persoană care să facă inventarierea, situaţie în care răspunderea pentru corectitudinea inventarierii revine uneia dintre persoanele enumerate anterior. 

Astfel, acestea sunt persoanele care aprobă proceduri scrise, adaptate specificului activităţii, pe care le transmit unor comisii de inventariere. În decizia de numire a comisiilor de inventariere, trebuie menţionate, în mod obligatoriu, câteva elemente:

• componenţa comisiei (numele preşedintelui şi membrilor comisiei);
• modul de efectuare a inventarierii;
• metoda de inventariere utilizată;
• gestiunea supusă inventarierii,
• data de începere şi de terminare a operaţiunilor.

Potrivit normelor de aplicare a Ordinului MFP nr. 2861/2009, din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii, contabilii care ţin evidenţa gestiunii respective şi nici auditorii interni sau statutari. 

În altă ordine de idei, pentru a crea comisiei de inventariere condiţii de lucru propice, administratorii, ordonatorii de credite sau alte persoane care au obligaţia gestionării entităţii trebuie să ia măsuri de tipul:

• organizarea depozitării bunurilor grupate pe sorto-tipo-dimensiuni, codificarea acestora şi întocmirea etichetelor de raft;
• ţinerea la zi a evidenţei tehnico-operative la gestiuni şi a celei contabile şi efectuarea confruntării datelor din aceste evidenţe;
• participarea întregii comisii de inventariere la lucrările de inventariere;
• asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariază, respectiv pentru sortare, aşezare, cântărire, măsurare, numărare etc.;
• sigurarea participării la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, preţ etc.) şi la evaluarea lor;
• dotarea gestiunii cu aparate şi instrumente adecvate şi în număr suficient pentru măsurare, cântărire, cu cititoare de coduri de bare etc., cu mijloace de identificare (cataloage, mostre, sonde etc.), precum şi cu birotica necesară;
• dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul şi de sigilare a spaţiilor inventariate;
• sigurarea protecţiei membrilor comisiei de inventariere în conformitate cu normele de protecţie a muncii;
• asigurarea securităţii uşilor, ferestrelor, porţilor etc. de la magazine, depozite, gestiuni etc.

Cum se face inventarierea

În primul rând, trebuie să precizăm că programul şi perioada inventarierii se afişează la loc vizibil, pe toată durata operaţiunii. 

În ceea ce priveşte inventarierea imobilizărilor necorporale, aceasta se efectuează prin constatarea existenţei şi apartenenţei acestora la entităţile deţinătoare, iar în cazul brevetelor, licenţelor, mărcilor de fabrică şi al altor imobilizări necorporale este necesară dovedirea existenţei acestora pe baza titlurilor de proprietate sau a altor documente juridice de atestare a unor drepturi legale.

În acelaşi timp, terenurile sunt inventariate pe baza documentelor care atestă dreptul de proprietate al acestora, iar clădirile se inventariază prin identificarea lor pe baza titlurilor de proprietate şi a dosarului tehnic al acestora. 

Bunurile aflate asupra angajaţilor la data inventarierii (echipament, cazarmament, scule, unelte etc.) se inventariază şi se trec în liste de inventariere distincte, specificându-se persoanele care răspund de păstrarea lor, pe când bunurile existente în entitate şi aparţinând altor entităţi (închiriate, în leasing, în concesiune, în administrare, în custodie, primite în vederea vânzării în regim de consignaţie, spre prelucrare etc.) se inventariază şi se înscriu în liste de inventariere distincte.

Totodată, normele în vigoare stabilesc că imobilizările corporale care în perioada inventarierii se află în afara entităţii (vapoare, locomotive, vagoane, avioane, autovehicule etc.), plecate în cursă de lungă durată, se inventariază înaintea ieşirii lor temporare din gestiunea entităţii sau prin confirmare scrisă primită de la entitatea unde acestea se găsesc, potrivit procedurilor proprii aprobate.

Şi lucrările şi serviciile în curs de execuţie sau neterminate trebuie supuse inventarierii, cu menţiunea că materiile prime, materialele ori piesele de schimb aflate în secţiile de producţie şi nesupuse prelucrării nu sunt considerate produse în curs de execuţie.

Înregistrarea rezultatelor în contabilitate

Potrivit legislaţiei în vigoarere, propunerile cuprinse în procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezintă, în termen de şapte zile lucrătoare de la data încheierii operaţiunilor de inventariere, persoanei responsabile cu gestiunea entităţii. Aceasta, cu acordul conducătorului compartimentului financiar-contabil şi al conducătorului compartimentului juridic, decide asupra soluţionării propunerilor făcute, cu respectarea dispoziţiilor legale.

Rezultatele inventarierii trebuie înregistrate în evidenţa tehnico-operativă în termen de cel mult şapte zile lucrătoare de la data aprobării procesului-verbal de inventariere de către administrator, ordonatorul de credite sau persoana responsabilă cu gestiunea entităţii.

Totodată, rezultatele inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, grupate după natura lor, conform posturilor din bilanţ, se înscriu în "Registrul-inventar", un document contabil obligatoriu. 

Atenţie! Nerespectarea obligaţiei de a efectua inventarierea patrimoniului este considerată contravenţie şi se sancţionează cu amenzi cuprinse între 400 şi 5.000 de lei. 

Depunerea situaţiilor financiare, în funcţie de mărimea firmelor

Aşa cum am amintit şi pe parcursul articolului, legislaţia în vigoare obligă firmele să efectueze anual inventarierea patrimoniului entităţii şi să includă rezultatul acestei operaţiuni în situaţiile financiare întocmite, de regulă, la finele anului. 

De obicei, societăţile trebuie să depună situaţiile financiare anuale aferente anului precedent până la finalul lunii mai. Aşa a fost şi în 2016, atunci când s-a stabilit, prin intermediul Ordinului MFP nr. 123/2016, ziua de 30 mai 2016 ca termen-limită pentru depunerea situaţiilor financiare anuale aferente anului 2015.

De altfel, situaţiile financiare trebuie depuse, în principiu, în trei tipuri de situaţii, după cum urmează:

• microentitățile depun bilanțul prescurtat și contul prescurtat de profit și pierdere;
• entitățile mici depun bilanțul prescurtat, contul de profit și pierdere și notele explicative la situațiile financiare anuale;
• entitățile mijlocii și mari depun bilanțul, contul de profit și pierdere, situația modificărilor capitalului propriu, situația fluxurilor de trezorerie și notele explicative la situațiile financiare anuale.

Potrivit Legii contabilităţii, atunci când situaţiile financiare se depun cu o întârziere mai mare de 60 de zile lucrătoare faţă de data-limită fixată, orice persoană interesată sau Registrul comerţului pot cere tribunalului dizolvarea societăţii. Prin urmare, firmele ce nu au depus situaţiile financiare anuale pentru 2015 nici până la 24 august 2016, atunci când s-a împlinit termenul de 60 de zile lucrătoare, riscă să se regăsească pe lista societăţilor pentru care Registrul comerţului urmează să formuleze acţiuni de dizolvare. Detalii despre acest subiect aveţi aici. 

Notă: Informaţii utile despre întocmirea şi depunerea situaţiilor financiare anuale găsiţi în această serie de articole.