UPDATE: Evidenţa datoriilor mai vechi de 30 de zile: Care sunt problemele majore întâlnite în practică?

Ordonanţa Guvernului nr. 22/2016 a intrat în vigoare la 1 septembrie 2016 şi stabileşte că persoanele juridice, indiferent de forma de organizare şi de tipul de proprietate, sunt obligate să organizeze evidenţa obligaţiilor de plată şi evidenţa creanţelor, pe termene scadente, către orice creditor, respectiv de la orice debitor.

Totodată, companiile sunt obligate să întocmească o situaţie privind sumele restante mai vechi de 30 de zile de la emiterea facturii fiscale sau de la scadenţă, dacă scadenţa este clar specificată, către orice creditor, respectiv de la orice debitor, persoană juridică cu sediul în România.

Odată întocmită o astfel de situaţie, aceasta trebuie transmisă online, la o "adresă dedicată în acest scop", în vederea includerii în procedura de compensare a datoriilor neplătite la termenele scadente. 

De altfel, adresa exactă la care se transmit documentele ar fi trebuit să se regăsească în cuprinsul normelor de aplicare, norme care însă nu au fost lansate nici până în acest moment de autorităţi, la mai bine de 45 de zile de când acest lucru ar fi trebuit să se întâmple (termenul-limită pentru apariţia normelor era 1 octombrie).

"În termen de 30 de zile de la data intrării în vigoare a prezentei ordonanţe (OG nr. 22/2016, în vigoare din 1 septembrie - n. red.), Guvernul va adopta o hotărâre pentru aprobarea normelor metodologice de aplicare (...)", dispune actul citat. 

În aceste condiţii, practicienii aşteaptă cu interes clarificările, pentru a şti cum trebuie efectiv să procedeze pentru a respecta obligaţiile introduse şi la ce adresă electronică vor transmite documentele. Potrivit actului normativ citat, de păstrarea, stocarea şi utilizarea informaţiilor, datelor şi situaţiilor comunicate de operatorii economici trebuie să se ocupe personalul structurii de compensare a datoriilor din cadrul Sucursalei Bucureşti a Centrului de Pregătire pentru Personalul din Industrie - CPPI Buşteni, instituţie publică subordonată Ministerului Economiei, Comerţului şi Relaţiilor cu Mediul de Afaceri.

Totuşi, site-ul instituţiei amintite nu a fost actualizat până la acest moment, aspect remarcat şi de Cristian Rapcencu, lector universitar în cadrul Academiei de Studii Economice Bucureşti şi expert contabil: "Rămâne de văzut ce adresă va fi utilizată. În prezent, dacă se intră pe site-ul CPPI Buşteni şi se accesează meniul de Compensare, eşti redirecţionat către gama.imi.ro, vechiul site", a explicat acesta.

Totodată, în condiţiile în care până acum raportările se făceau pentru datorii mai mari de 10.000 de lei şi mai vechi de 30 de zile, specialistul contactat de redacţia noastră se întreabă dacă noul plafon va fi menţinut şi în mult-aşteptatele norme metodologice. 

Notă: AvocatNet.ro a solicitat şi Guvernului un punct de vedere în legătură cu această situaţie, dar reprezentanţii Biroului de presă al Executivului nu ne-au oferit, până la momentul redactării acestui articol, niciun răspuns. 

Actualizarea situaţiei în termen de o zi lucrătoare, cea mai mare problemă

Până la intrarea în vigoare a OG nr. 22/2016, exista dispoziţia depunerii situaţiei privind datoriile şi creanţele, fără însă a fi specificată expres obligaţia depunerii online a situaţiei. În acelaşi timp, transmiterea situaţiei actualizate (care modifica situaţia iniţial transmisă) se făcea în 30 de zile. Potrivit noilor dispoziţii însă, contribuabilii sunt obligaţi să transmită situaţia actualizată în termen de o zi lucrătoare de la momentul oricărei modificări survenite, aspect considerat cel puţin absurd de contabili şi celelalte persoane din domeniul financiar-contabil.

"Cea mai urâtă modificare constă în diminuarea termenului în care trebuie transmisă situaţia către acea adresă dedicată, respectiv o zi lucrătoare", este de părere Cristian Rapcencu. 

Expertul contabil a dat şi exemplul companiilor care au contabilitatea externalizată şi în cazul cărora actele contabile ale unei luni sunt trimise spre prelucrare în luna următoare către firma care se ocupă de evidenţa contabilă: "Cum să actualizezi această situaţie într-o zi lucrătoare când contabilul a primit actele pentru o lună în luna următoare?", se întreabă sursa citată. 

Chiar şi în cazul firmelor ce nu au o evidenţă contabilă externalizată, aplicarea noilor prevederi ar presupune verificarea zilnică a extraselor de cont pentru a analiza daca s-au încasat sau s-au achitat anumite creanţe, respectiv datorii.

De altfel, această problemă a fost semnalată şi de numeroşi cititori, în special persoane care lucrează în domeniu şi care se întreabă cum vor transmite câte o declaraţie actualizată în fiecare zi, în contextul în care există firme cu rulaje mari, iar extrasele de cont ar trebui ridicate personal de la bancă de către persoanele împuternicite, în cazul firmelor care nu lucrează online cu banca. 

Nu în ultimul rând, transmiterea oricărei modificări în termen de o zi lucrătoare ar presupune prezenţa zilnică a contabilului la birou, astfel că, acolo unde există o singură astfel de persoană în firmă, apare întrebarea: Cum şi când îşi va mai lua aceasta zile de concediu pe parcursul unui an? 

Amenzi de până la 5.000 de lei pentru firmele ce nu respectă noile prevederi

OG nr. 22/2016 prevede sancţiuni semnificative pentru firmele care vor încălca noile dispoziţii. Concret, reprezintă contravenţii şi se sancţionează cu amendă următoarele fapte:

• neţinerea şi neactualizarea de către contribuabilul, persoană juridică, a evidenţei obligaţiilor de plată şi a evidenţei creanţelor - amendă de la 500 la 1.000 de lei;
• netransmiterea de către contribuabilul, persoană juridică, prin internet la adresa dedicată în acest scop a situaţiei întocmite în termenul legal - amendă de la 1.000 la 5.000 de lei;
• nerespectarea de către orice utilizator a îndatoririlor referitoare la confidenţialitatea informaţiilor, datelor şi situaţiilor - amendă de la 1.000 la 5.000 de lei.

De altfel, de constatarea primelor două contravenţii enumerate anterior şi aplicarea sancţiunilor aferente sunt responsabili persoanele împuternicite din cadrul Ministerului Finanţelor Publice, în timp ce constatarea ultimei contravenţii amintite revine ofiţerilor Inspectoratului General al Poliţiei Române.

Totuşi, rămâne de văzut dacă şi cum vor fi sancţionaţi contribuabilii de către autorităţi, în condiţiile în care acestea din urmă nu au respectat termenul-limită pentru publicarea normelor de aplicare, iar firmele nu au nici la acest moment informaţiile necesare conformării. 

În concluzie, normele de aplicare ar trebui să răspundă tuturor întrebărilor şi nelămuririlor apărute în practică în ultima perioadă. 

Notă: Mai multe detalii despre modalitatea în care vor fi păstrate informaţiile şi situaţiile transmise de societăţi găsiţi aici.