Registrul public a fost introdus în legislație prin Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 20/2016, în acesta fiind înscriși bugetarii ce lucrează în instituțiile și autoritățile publice. Practic, asta înseamnă că Registrul privat rămâne exclusiv pentru salariații din mediul privat.
Astfel, în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 991 din 8 decembrie 2016 a fost publicat Ordinul Ministerului Muncii nr. 2.263/2016 privind procedura de transmitere a datelor în registrul public. Conform actului normativ, ce se aplică deja de la data apariției, instituțiile și autoritățile care au personal plătit din fonduri publice, care exercită o funcție în baza unui contract individual de muncă, a unui act administrativ de numire ori a unui alt fel de act emis în condițiile legii, trebuie să depună lunar online formularul M500 (în baza unei semnături electronice).
Depunerea se face cu ajutorul portalului E-guvernare.ro (la „Depunere declarații”, în zona de acces rapid). Pentru luna noiembrie, M500 trebuia depus, în principiu, în zece zile de la apariția ordinului de ministru, adică până pe 18 decembrie. Totuși, deoarece această dată a picat într-o zi de duminică, termenul s-a mutat automat astăzi, informația fiind confirmată, la cererea AvocatNet.ro, de către Serviciul comunicare, relații publice și mass-media al Fiscului. Apoi, începând cu raportarea pentru decembrie, documentul trebuie să fie transmis lunar, până la data de 25 a lunii următoare celei de raportare.
„Pentru depunerile lunare se vor raporta în cuprinsul formularului M500 numai modificările care au intervenit pe parcursul lunii calendaristice aferente depunerii formularului, în cadrul raportului de muncă și/sau de serviciu al personalului plătit din fonduri publice aferent, respectiv încetării rapoartelor de muncă și/sau de serviciu, acordarea sau modificarea de sporuri, modificări ale salariului, ale încadrării sau orice alte asemenea situații. Tot în cadrul depunerilor lunare ale formularului M500 se vor raporta situațiile referitoare la încheierea unor noi raporturi de muncă și/sau de serviciu”, dispune ordinul de ministru.
Prin excepție, depunerea formularului M500 nu este obligatorie pentru instituțiile și autoritățile din învățământul preuniversitar, în măsura în care acestea folosesc deja aplicația „EduSal”. De asemenea, regula este valabilă și pentru instituțiile de apărare, ordine publică și securitate națională, ce trebuie să țină o evidență proprie a personalului militar și a funcționarilor publici cu statut special.
Înainte de accesarea portalului E-guvernare.ro, formularul M500 trebuie descărcat mai întâi de pe site-ul Fiscului, acolo unde există și un ghid de completare. Mai exact, datele raportate de instituții și autorități ajung la Fisc și abia apoi la Inspecția Muncii.
În cazul în care transmiterea online nu este posibilă, depunerea se face la sediul unității fiscale, atât în format tipărit și semnat de reprezentantul legal, cât și pe CD sau USB.