Ghidul diurnei în 2017: Ce trebuie să ştii când o acorzi salariaţilor?

Legislaţia în vigoare, mai precis Codul muncii, oferă salariaților delegați dreptul la plata cheltuielilor de transport și cazare, precum și la o indemnizație de delegare, în condițiile prevăzute de lege sau de contractul colectiv de muncă aplicabil.

Această delegare, cunoscută şi sub numele de diurnă, se acordă pe zile calendaristice, atât pentru deplasările în ţară, cât şi în străinătate, şi poate fi dispusă pentru o perioadă de cel mult 60 de zile calendaristice într-un an, cu posibilitatea prelungirii, pentru perioade succesive de maximum 60 de zile calendaristice, numai cu acordul salariatului.

În ceea ce priveşte diurna internă, aceasta este reglementată prin Hotărârea Guvernului nr. 1.860/2006, document care stabileşte că diurna se acordă în cazul în care delegarea se realizează într-o localitate situată la o distanţă mai mare de 5 km de localitatea în care salariatul îşi are locul permanent de muncă.

De altfel, indemnizaţia se acordă salariatului indiferent de funcţia pe care acesta o îndeplineşte şi de autoritatea sau instituţia publică în care îşi desfăşoara activitatea. Aşadar, în acest moment, legislaţia autohtonă prevede posibilitatea acordării indemnizațiilor și oricăror alte sume de aceeași natură, altele decât cele acordate pentru acoperirea cheltuielilor de transport și cazare, și pentru administratori, directori, manageri și alţi membri ai directoratului, nu doar angajaţilor. 

Un alt aspect important de precizat este acela că perioada delegării trebuie să fie de cel puţin 12 ore, astfel că, pentru delegarea cu o durată de o singură zi, precum şi pentru ultima zi, în cazul delegării de mai multe zile, indemnizaţia se acordă numai dacă durata delegării depăşeste 12 ore. 

Cuantumul indemnizaţiei zilnice de detaşare sau delegare este fixat prin HG nr. 1.860/2006 la 17 lei/zi, indexat cu 2.5, astfel că tratamentul fiscal este determinat de pragul valoric de 42,5 lei (de 2,5 ori valoarea de 17 lei/zi), aşa cum vom arăta mai jos.

În ceea ce privește cuantumul diurnei aplicabile pentru străinătate, acesta este stabilit conform Hotărârii Guvernului nr. 518/1995. Sumele care depăşesc valoarea de 42,5 lei pe zi se supun impozitului pe salarii şi se includ în baza lunară de calcul a contribuţiilor sociale obligatorii, indiferent de entitatea plătitoare (plătitor de impozit pe profit, plătitor de impozit pe veniturile microîntreprinderilor, persoană fizică autorizată, întreprindere individuală, organizaţie neguvernamentală).

Perioada pentru care se acordă diurna în valută se determină în funcţie de mijlocul de transport folosit, avându-se în vedere momentul decolării avionului, la plecarea în străinătate, şi momentul aterizării acestuia, la sosirea în ţară, de şi pe aeroporturile care constituie puncte de trecere a frontierei de stat a României.

În cazul călătoriilor cu trenul sau maşina, se va lua în considerare momentul trecerii cu trenul sau cu mijloacele auto prin punctele de trecere a frontierei de stat a României, atât la plecarea în străinătate, cât şi la întoarcerea în ţară.

În schimb, pentru fracţiunile de timp care nu însumează 24 de ore, diurna se acordă astfel: 50% până la 12 ore şi 100% pentru perioada care depăşeşte 12 ore.

Diurna acordată pentru deplasările în străinătate acoperă inclusiv costul transportului în interiorul localităţii.

Din continuarea articolului puteţi citi despre:

• tratamentul fiscal aplicabil diurnelor;
• ce documente se întocmesc pentru o delegare;
• cum se completează aceste documente şi cum se reglează sumele primite de angajat;
• este sau nu diurna supusă impozitului pe venit;
• celelalte condiţii de acordare a diurnei. 

Tratamentul fiscal al diurnelor

Aşa cum am precizat şi la începutul articolului, contravaloarea diurnei trebuie stipulată în contractul colectiv de muncă sau într-un act adițional din contractul individual de muncă.

În același timp, tratamentul fiscal este determinat de pragul valoric de 42,5 lei, adică 17 lei/zi x 2.5. Astfel, avem următoarele situaţii:

• dacă diurna acordată este mai mică de 42,5 lei/zi, atunci cheltuiala este integral deductibilă;
• dacă diurna acordată este mai mare de 42,5 lei /zi, diferența de valoare față de 42,5 lei se impozitează la nivelul angajatului. Calculul impozitului se face prin regula sutei mărite, iar la aceasta sumă se calculează toate contribuțiile salariale:
  • impozit pe venit;
  • contribuţii de asigurări sociale de sănătate - angajat și angajator;
  • contribuţii la pensii - angajat și angajator.

Totodată, pentru perioada în care salariatul se află în delegație/detașare și primește indemnizație zilnică de delegare (diurnă), angajatorul nu va acorda tichete de masă, după cum stabileşte Hotărârea Guvernului nr. 23/2015. 

Diurna nu se justifică de către angajat, aceasta fiind folosită pentru hrană și transport în localitatea respectivă.

În ceea ce priveşte trimiterea banilor către angajaţi, aceasta se poate face fie prin virament bancar, fie prin ridicarea de numerar din casierie (fără a exista vreo limitare în acest sens), caz în care trebuie întocmită şi o dispoziţie de plată. 

Documentele de întocmit pentru o delegaţie

Atunci când companiile pregătesc documentațiile necesare delegațiilor în țară, acestea trebuie să fie atente la mai multe aspecte, în condițiile în care, la control, Fiscul verifică aceste aspecte, iar lipsa unor acte îi poate determina pe inspectorii fiscali să reclasifice anumite cheltuieli cu deplasările ca nedeductibile.

Potrivit Ordinului Ministerului Finanțelor Publice nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile, angajatul trebuie să completeze „Ordinul de deplasare cod 14-5-4” pentru fiecare deplasare pe teritoriul României. Ordinul de deplasare trebuie semnat și aprobat de conducerea companiei, dar nu trebuie semnat şi de către clienții/companiile unde s-a făcut deplasarea.

La întoarcerea din delegație, angajatul trebuie să completeze  „Ordinul de deplasare”, la care va atașa documentele justificative pentru cheltuielile efectuate în timpul delegației (cazare, diverse cheltuieli făcute în scopul activității companiei).

Atenție! Suma primită ca diurnă nu trebuie justificată, aceasta fiind folosită pentru procurarea hranei și a transportului în localitate, de către angajat.

În ceea ce priveşte perioada în care ordinul de deplasare trebuie predat angajatorului, nu există o reglementare în acest sens, însă, în practică, perioada este stabilită prin norme interne ale firmei şi nu depășește, de regulă, şapte zile calendaristice de la întoarcerea din delegație.

Cum se reglează sumele primite de angajat

În situaţia în care angajatul a primit o sumă de bani mai mare decât suma justificată prin documente, acesta va restitui suma către casierie, care va emite o chitanță.

Pe de altă parte, dacă angajatul cheltuieşte în deplasare o sumă de bani mai mare decât cea primită, diferența se va restitui de către casierie, care va emite o dispoziție de plată.

De asemenea, compania care acordă diurne salariaților săi trebuie să ştie că nu este necesar să mai înregistreze cheltuielile cu transportul din localitatea unde a fost delegat salariatul și nici cele cu masa angajatului.

Cât despre cheltuielile cu mesele de protocol, acestea pot fi decontate, dar doar dacă la aceste întâlniri au participat parteneri ai companiei (clienți/furnizori).

Cum justifică firma că deplasările sunt făcute în interesul activității

Organele fiscale pot să reclasifice cheltuielile cu deplasările, considerându-le cheltuieli nedeductibile, dacă societatea nu reușeste să demonstreze utilitatea acestora. În acest scop, compania trebui să întocmească rapoarte prin care se prezintă:

• obiectivele întâlnirilor;
• rapoarte de prospectare a pieței;
• contracte încheiate în timpul delegației etc.

De altfel, cele mai întâlnite erori fiscale în acest sens, care pot duce la probleme cu Fiscul în privinţa deplasărilor interne, sunt: 

• nu completează ordinul de deplasare;
• nu se întocmesc rapoarte de activitate privind deplasările;
• nu se justifică cheltuielile ocazionate de delegație;
• se reglează necorespunzător a sumelor primite de angajat ca diurnă.

Dacă un angajat este delegat pentru mai mult de 120 de zile, diurna primită în perioada de timp ce depășește 120 de zile va fi considerată de către ANAF ca plată salarială și va fi impozitată ca atare.

Atenție! Şi documentațiile necesare în cazul deplasărilor comportă riscuri fiscale, în contextul în care lipsa unor acte îi poate determina pe inspectorii ANAF să reclasifice anumite cheltuieli cu deplasările ca nedeductibile. 

Este sau nu diurna supusă impozitului pe venit

Vă amintim că, potrivit reglementarilor actuale, indemnizaţia pe perioada delegării şi detaşării în altă localitate, în ţară şi în străinătate, în interesul serviciului, a cărei valoare depăşeşte de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru salariaţii din institutiile publice se supune impozitului pe salarii şi se include în baza lunară de calcul a contribuţiilor sociale obligatorii, indiferent de entitatea plătitoare.

Practic, dacă se depăşeşte de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru instituţiile publice, atunci diferenţa este considerată venit asimilat salariilor/avantaj în natură şi se impozitează ca atare, atât cu impozit pe venit în cotă de 16%, cât şi cu contribuţii sociale obligatorii, angajat şi angajator.

Notă: Pe lângă acordarea diurnei, calitatea de salariat poate oferi şi alte avantaje fiscale, ca de exemplu deducerea personală sau oferirea tichetelor cadou. Aveţi detalii aici.