Ghidul diurnei în 2018: Aspectele de care trebuie să ții cont când o acorzi angajaților

Potrivit legislației în vigoare, delegarea reprezintă exercitarea temporară, din dispoziţia angajatorului, de către salariat, a unor lucrări sau sarcini corespunzătoare atribuţiilor de serviciu în afara locului său de muncă. 

Această delegare, cunoscută şi sub numele de diurnă, se acordă pe zile calendaristice, atât pentru deplasările în ţară, cât şi în afara țării, şi poate fi dispusă pentru o perioadă de cel mult 60 de zile calendaristice într-un an, cu posibilitatea prelungirii, pentru perioade succesive de maximum 60 de zile calendaristice, numai cu acordul salariatului.

De altfel, salariații delegați au dreptul la plata cheltuielilor de transport și cazare, precum și la o indemnizație de delegare, în condițiile prevăzute de lege sau de contractul colectiv de muncă aplicabil.

În ceea ce priveşte diurna internă, aceasta este reglementată prin Hotărârea Guvernului nr. 1.860/2006, document care stabileşte că diurna se acordă în cazul în care delegarea se realizează într-o localitate situată la o distanţă mai mare de cinci km de localitatea în care salariatul îşi are locul permanent de muncă.

Indemnizaţia se acordă salariatului indiferent de funcţia pe care acesta o îndeplineşte şi de autoritatea sau instituţia publică în care îşi desfăşoara activitatea. Aşadar, în acest moment, legislaţia autohtonă prevede posibilitatea acordării indemnizațiilor și oricăror alte sume de aceeași natură, altele decât cele acordate pentru acoperirea cheltuielilor de transport și cazare, și pentru administratori, directori, manageri și alţi membri ai directoratului, nu doar angajaţilor.

Pentru o zi de deplasare în țara noastră, un angajat poate să primească o diurna deductibilă integral în valoare de cel mult 42,5 lei, adică de 2,5 ori valoarea de 17 lei/zi. 

Indemnizațiile și orice alte sume de aceeași natură, primite de salariați, potrivit legii, pe perioada delegării/detașării, după caz, în altă localitate, în țară și în străinătate, în interesul serviciului precum si indemnizațiile și orice alte sume de aceeași natură, primite pe perioada deplasării, în altă localitate, în țară și în străinătate, în interesul desfășurării activității, astfel cum este prevăzut în raportul juridic, de către administratorii stabiliți potrivit actului constitutiv, contractului de administrare/mandat, de către directorii care își desfășoară activitatea în baza contractului de mandat potrivit legii, de către membrii directoratului de la societățile administrate în sistem dualist și ai consiliului de supraveghere, potrivit legii, și de către manageri, în baza contractului de management prevăzut de lege, nu sunt impozabile din punct de vedere al impozitului pe venit dacă sunt acordate potrivit următoarelor plafoane:

• în țară, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru indemnizație, prin hotărâre a Guvernului pentru personalul autoritatilor și instituțiilor publice;
• străinătate, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru diurnă prin hotărâre a Guvernului pentru personalul român trimis în străinătate pentru îndeplinirea unor misiuni cu caracter temporar.

Notă: Nivelul diurnei externe ce poate fi acordat personalului trimis în străinătate pentru realizarea unor misiuni temporare este prevăzut pentru fiecare țară în parte în anexa din HG nr. 518/1995. În cele mai multe state, nivelul diurnei se situează între 32 și 38 de euro. 

Sumele care depăşesc aceste plafoane se supun impozitului pe salarii şi se includ în baza lunară de calcul a contribuţiilor sociale obligatorii, indiferent de entitatea plătitoare (plătitor de impozit pe profit, plătitor de impozit pe veniturile microîntreprinderilor, persoană fizică autorizată, întreprindere individuală, organizaţie neguvernamentală).

Spre exemplu, dacă diurna acordată în țară pentru ziua de deplasare depășește plafonul de 42,5 lei, diferența rezultată se va impozita atât din punct de vedere al impozitului pe venit, cât și din punct de vedere al contribuțiilor sociale.

Tratamentul fiscal al diurnelor

Aşa cum am precizat şi la începutul articolului, contravaloarea diurnei trebuie stipulată în contractul colectiv de muncă sau într-un act adițional din contractul individual de muncă.

Pentru deplasările în interiorul României spre exemplu, tratamentul fiscal este determinat de pragul valoric de 42,5 lei, adică 17 lei/zi x 2.5. Astfel, avem următoarele situaţii:

• dacă diurna acordată este mai mică de 42,5 lei/zi, atunci cheltuiala este integral deductibilă;
• dacă diurna acordată este mai mare de 42,5 lei /zi, diferența de valoare față de 42,5 lei se impozitează.

Totodată, pentru perioada în care salariatul se află în delegație/detașare și primește indemnizație zilnică de delegare (diurnă), angajatorul nu va acorda tichete de masă, după cum stabileşte HG nr. 23/2015.

Diurna nu se justifică de către angajat, aceasta fiind folosită pentru hrană și transport în localitatea respectivă.

În ceea ce priveşte trimiterea banilor către angajaţi, aceasta se poate face fie prin virament bancar, fie prin ridicarea de numerar din casierie (fără a exista vreo limitare în acest sens), caz în care trebuie întocmită şi o dispoziţie de plată.

Documentele de întocmit pentru o delegaţie

Atunci când companiile pregătesc documentațiile necesare delegațiilor în țară, acestea trebuie să fie atente la mai multe aspecte, în condițiile în care, la control, Fiscul verifică aceste aspecte, iar lipsa unor acte îi poate determina pe inspectorii fiscali să reclasifice anumite cheltuieli cu deplasările ca nedeductibile.

Potrivit Ordinului Ministerului Finanțelor Publice nr. 2.634/2015 privind documentele financiar-contabile, angajatul trebuie să completeze „Ordinul de deplasare cod 14-5-4” pentru fiecare deplasare pe teritoriul României. Ordinul de deplasare trebuie semnat și aprobat de conducerea companiei, dar nu trebuie semnat şi de către clienții/companiile unde s-a făcut deplasarea.

La întoarcerea din delegație, angajatul trebuie să completeze  „Ordinul de deplasare”, la care va atașa documentele justificative pentru cheltuielile efectuate în timpul delegației (cazare, diverse cheltuieli făcute în scopul activității companiei).

Atenție! Suma primită ca diurnă nu trebuie justificată, aceasta fiind folosită pentru procurarea hranei și a transportului în localitate, de către angajat.

În ceea ce priveşte perioada în care ordinul de deplasare trebuie predat angajatorului, nu există o reglementare în acest sens, însă, în practică, perioada este stabilită prin norme interne ale firmei şi nu depășește, de regulă, şapte zile calendaristice de la întoarcerea din delegație.

Cum se reglează sumele primite de angajat

În situaţia în care angajatul a primit o sumă de bani mai mare decât suma justificată prin documente, acesta va restitui suma către casierie, care va emite o chitanță.

Pe de altă parte, dacă angajatul cheltuieşte în deplasare o sumă de bani mai mare decât cea primită, diferența se va restitui de către casierie, care va emite o dispoziție de plată.

De asemenea, compania care acordă diurne salariaților săi trebuie să ştie că nu este necesar să mai înregistreze cheltuielile cu transportul din localitatea unde a fost delegat salariatul și nici cele cu masa angajatului.

Cât despre cheltuielile cu mesele de protocol, acestea pot fi decontate, dar doar dacă la aceste întâlniri au participat parteneri ai companiei (clienți/furnizori).

Cum justifică firma că deplasările sunt făcute în interesul activității

Organele fiscale pot să reclasifice cheltuielile cu deplasările, considerându-le cheltuieli nedeductibile, dacă societatea nu reușeste să demonstreze utilitatea acestora. În acest scop, compania trebui să întocmească rapoarte prin care se prezintă:

• obiectivele întâlnirilor;
• rapoarte de prospectare a pieței;
• contracte încheiate în timpul delegației etc.

De altfel, cele mai întâlnite erori fiscale în acest sens, care pot duce la probleme cu Fiscul în privinţa deplasărilor interne, sunt:

• nu completează ordinul de deplasare;
• nu se întocmesc rapoarte de activitate privind deplasările;
• nu se justifică cheltuielile ocazionate de delegație;
• se reglează necorespunzător a sumelor primite de angajat ca diurnă.

Dacă un angajat este delegat pentru mai mult de 120 de zile, diurna primită în perioada de timp ce depășește 120 de zile va fi considerată de către Fisc ca plată salarială și va fi impozitată ca atare.