avocatnet.ro 
Diagrama Gantt (numită și grafic de implementare fizic și financiar) este un instrument deosebit de important în managementul proiectelor, fiind necesar în cadrul proiectelor finanțate din fonduri nerambursabile. Diagrama Gantt permite evidențierea grafică a activităților desfășurate, a bugetului alocat implementării proiectului și a orizontului de timp estimat. Cu ajutorul său, se pot obține informații despre stadiul fizic de realizare al activităților și despre eventualele depășiri de termen.
Activitățile pe care trebuie să le desfășori în cadrul unui proiect au trei caracteristici importante:
- au un rol bine determinat, asigurând atingerea obiectivelor specifice stabilite;
- consumă resurse fizice și umane;
- au o dată de începu și o dată de încheiere.
Planificând activitățile din cadrul proiectului, managerul va putea primi răspunsuri la întrebările următoare:
- ce trebuie făcut?
- ce sarcini trebuie îndeplinite în cadrul fiecărei acțiuni?
- ce resurse sunt necesare pentru îndeplinirea fiecărei sarcini?
- care sunt datele de început și de încheiere a sarcinilor?
- cine va asigura implementarea sarcinilor?
Cum se planifică activitățile în cadrul unui proiect
1. Fă o listă a tuturor activităților pe care le vei avea de realizat
Mai întâi, va trebui să faci o listă a tuturor activităților pe care proiectul tău le presupune. Include aici obținerea avizelor și autorizațiilor ce îți vor fi necesare la finalul implementării, atunci când vei dori să începi activitatea. De asemenea, trebuie să ții cont de procedurile birocratice impuse în ghidul solicitantului și cerute, de asemenea, prin contractul de finanțare.
În cadrul oricărui proiect vor fi două tipuri de activități:
Activitățile obligatorii sunt cele specifice liniei de finanțare și decurg din normele metodologice de implementare ale programului. Ele sunt comune tuturor proiectelor și nu le vei putea evita, existând chiar prevăzute proceduri de penalizare sau rezilierea contractului de finanțare dacă nu sunt realizate. Iată câteva exemple:
- semnarea contractului de finanțare;
- organizarea procedurilor de achiziție;
- organizarea comunicării și publicității în cadrul proiectului;
- depunerea cererilor de plată/rambusare;
- întocmirea rapoartelor de progres.
Pe de altă parte, nu există două proiecte identice, chiar dacă au fost depuse în aceeași perioadă și solicită finanțare prin intermediul aceluiași program. Aceste activități sunt specifice fiecărui proiect și sunt stabilite de către beneficiar:
- obținerea de avize și autorizații;
- realizarea unor lucrări de construcții;
- achiziția de echipamente și instalații;
- achiziția de echipamente IT și soluții software;
- crearea unui site de prezentare;
- crearea de locuri de muncă;
- obținerea unui credit bancar.
Activitățile pot fi defalcate în subactivități, obținând un grad mai mare de detaliere. Spre exemplu, obținerea de avize și autorizații necesită întocmirea documentației tehnice, solicitarea eliberării avizelor și autorizațiilor, efectuarea controalelor, emiterea autorizațiilor necesare.
2. Ordonează activitățile în ordine cronologică și stabilește dependențele dintre activități
După ce ai stabilit care sunt activitățile pe care proiectul tău le va parcurge, va trebui să le ordonezi cronologic. Stabilește ce activități se întâmplă la începutul demarării implementării și ce activități se vor desfășura la sfârșitul acestei perioade. De asemenea, este important să stabilești dacă demararea unor activități este dependentă de finalizarea altora. Spre exemplu, nu vei putea realiza lucrări de construcții fără a fi obținut în prealabil autorizația de construire și nu poți cere decontarea unei cheltuieli decât în momentul în care ea a fost efectuată.
3. Alocă resurse fiecărei activități
Următorul pas în întocmirea unei planificări eficiente a activităților necesare implementării proiectului ar fi alocarea resurselor necesare. Pentru a fi alocate, acestea trebuie să fie bugetate, indicându-se sursele de finanțare necesare. Resursele necesare implementării unui proiect sunt:
- resursele financiare;
- resursele materiale;
- resursele umane;
- resursele de timp;
- resursele informaționale.
Fiecare activitate va necesita resurse pentru implementarea optimă, iar tu va trebui să te asiguri că resursele disponibile permit derularea proiectului fără blocaje.
4. Stabilește cât durează fiecare activitate
Implementarea proiectului trebuie să se întîmple în termenul maxim pe care finanțatorul îl oferă prin ghidul solicitantului, iar respectarea acestei condiții necesită ca fiecare activitate în parte să aibă stabilită un termen de finalizare. Nerespectarea termenelor intermediare în cadrul derulării activităților va determinna întârzieri în demararea altora, astfel că întregul proiect poate fi afectat.
Planifică termene rezonabile și asigură-te că ai ținut cont de alți factori care îți pot influența proiectul:
- condițiile meteo, dacă ai de desfășurat activități în aer liber;
- venirea iernii, dacă trebuie să realizezi lucrări de construcții;
- termenele legale pentru eliberarea diverselor avize și autorizații;
- durata de timp pentru analiza dosarului de creditare, înainte de obținerea unui împrumut necesar pentru cofinanțare;
- termenul pentru recrutarea și selecția personalului, dar și pentru instruirea lui, înainte de crearea efectivă a locurilor de muncă în cadrul proiectului;
- etc.
După alocarea resurselor fiecărei activități prevăzute a fi desfășurată, poți întocmi bugetul proiectului, însumând costurile tuturor activităților din diagrama Gantt a proiectului.
După parcurgerea tuturor pașilor de mai sus, diagrama Gantt va arăta astfel:
rominaduca