Ai de gând să ceri fonduri europene? Trebuie să folosești diagrama Gantt la planificarea afacerii

Diagrama GANTT este un instrument folosit în planificarea proiectelor, îmbinând activitățile, resursele umane și bugetul disponibil.  Diagrama urmărește ordinea cronologică a desfășurării activităților unui proiect, ținând cont de durata acestora și care permite observarea progresului înregistrat în timp real.

Denumirea provine de la numele celui care a dezvoltat-o și utilizat-o pentru prima dată, respectiv Henry L. Gantt (inginer și sociolog american), diagrama fiind considerată, încă de atunci, un instrument deosebit de util în planificarea activităților unui proiect.

Utilizarea acestui instrument în managementul de proiect are ca principal beneficiu planificarea riguroasă a activităților pe care proiectul le va parcurge și, tototdată, atenta monitorizare a consumului de resurse. Diagrama Gantt permite, de asemenea, observarea progresului înregistrat de proiect și oferă o atenționare asupra eventualelor întârzieri sau depășiri de buget.

Astfel, conducerea unui proiect în absența unui plan bine stabilit poate avea ca rezultat eșecul său, chiar și în acele cazuri în care era considerat ca fiind un proiect simplu.

Diagrama Gantt a devenit din ce în ce mai complexă pe măsură ce proiectele au necesitat o planificare mai riguroasă:

• au fost incluse, în cadrul planificării, nu doar activitățile unui proiect, ci și subactivitățile;
• au fost incluse, de asemenea, mai multe faze ale proiectului: planificarea proiectului, execuția proiectului, monitorizarea și controlul, finalizarea proiectului;
• a permis planificarea unor activități realizate într-un orizont de timp foarte scurt, de ordinul zilelor sau orelor și nu doar a săptămânilor sau lunilor, așa cum se întâmpla anterior.

Evident, gradul de detaliere și precizia extrem de ridicată au fost asigurate și de dezvoltarea unor instrumente de calcul moderne, începâmnd cu dezvoltarea și utilizarea pe scară largă a aplicațiilor din gama Microsoft Office.

Ce planificăm cu ajutorul diagramei Gantt?

Planificarea unui proiect reprezintă modalitatea în care este estimată realizarea efectivă a acestuia, din etapa de pregătire (redactarea planului de afaceri) și până în la implementarea finală a proiectului.

Astfel, planificarea unui proiect presupune:

• stabilirea resurselor financiare necesare în fiecare moment al implementării proiectului;
• stabilirea resurselor umane implicate în realizarea activităților;
• însumarea costurilor tuturor activităților estimate, ceea ce ne va conduce la obținerea unui buget preconizat pentru implementarea întregului proiect;
• estimarea termenulului pentru finalizarea proiectului în întregime, precum și a perioadelor de timp necesare pentru parcurgerea fiecărei activități în parte.

Iată cum se realizează planificarea unui proiect

Acestea sunt etapele pe care trebuie să le parcurgi pentru a realiza o planificare a tuturor activităților unui proiect:

• se stabilește obiectivul proiectului;
• se planifică activitățile necesare, dependențele dintre ele, precum și durata estimată a fiecăreia;
• se descompun activitățile în subactivități până la un nivel la care este posibilă detalierea precisă a proiectului;
• se stabilesc responsabilii pentru realizarea fiecărei activități;
• se stabilesc resursele materiale necesare, precum și disponibilitatea în timp a acestor;
• se planifică costurile necesare pentru derularea fiecărei activități, însumând costul resurselor materiale cu cel al resurselor umane.

Diagrama Gantt este o reprezentare grafică a informațiilor detaliate mai sus, putând fi realizată mai simplu (pe o foaie de hârtie sau într-un editor de text), dar și mai complex, utilizând soluții software dedicate, precum Microsoft Project sau Primavera Project Planner.

Grafic, o diagramă Gantt este reprezentată astfel:

• pe orizontală va figura intevalul de timp solicitat de parcurgerea fiecărei activități și implicit de finalizarea întregului proiect;
• pe verticală vor fi detaliate activitățile și subactivitățile proiectului sau sarcinile care trebuie întreprinse;
• fiecărei activități sau subactivități îi va corespunde o linie din această diagramă Gantt și va furniza informații privind data de începere și data de încheiere, precum și durata estimată pentru implementarea sa.

Avantajele utilizării unei diagrame Gantt:

• reprezentarea grafică a diagramei Gantt permite observarea unor abateri de la cursul prestabilit, astfel încât pot fi luate corecțiile necesare în timp util și cu o risipă minimă a resurselor alcate;
• permite membrilor echipei de proiect să vadă sarcinile de a căror implementare sunt responsabili;
• realizează o imagine de ansamblu a stadiului în care proiectul se situează.

Dezavantajele utilizării unei diagrame Gantt:

• nu permite un grad de detaliere foarte ridicat, astfel că pot fi omise sarcini importante. Orice sarcină este mult mai complexă decât permite o simplă reprezentare grafică;
• pot fi semnalate doar întârzierile, sau depășirile unor termene, însă nu pot fi observate motivele acestora, astfel că, fără o analiză amănunțită, ele pot fi repetate.

Planificarea activităților nu este suficientă. În managementul de proiect este deosebit de importantă, de asemenea, ierarhizarea sarcinilor pe care o persoană le are de realizat în cadrul unui proiect. Astfel, îți recomandă să citești despre cum poți fi mai eficient la serviciu, planificând sarcinile în funcție de importanța lor.