Cinci instrumente utile care îți pot salva proiectul

1. Analiza SWOT  

Scopul acestei analize: justificarea necesității și oportunității proiectului.

Analiza SWOT presupune identificarea punctelor tari (denumite, în engleză, Strenghts), a punctelor slabe (Weaknesses), a oportunităților (Opportunities) și a amenințărilor (Threats) în legătură cu un proiect sau o societate.

Analiza SWOT se realizează într-o fază incipientă  a proiectului și are drept rol analiza în amănunt a societății, dar și a mediului în care aceasta activează.

Punctele tari și punctele slabe se vor analiza, întotdeauna, în contextul intern al societății și se referă doar la factori aflați sub controlul societății.

Astfel, punctele tari ale unei afaceri se pot referi la:

• societatea dispune de personal bine calificat;
• echipamentele disponibile sunt noi și performante;
• serviciile se adresează unor nevoi de bază ale clienților, spre exemplu alimentație publică;

Existența multor puncte tari este un avantaj competitiv în relația cu concurenții. Strategia pe care firma trebuie să o aplice în privința punctelor tari este aceea de a le păstra, de a le monitoriza, asigurând menținerea lor pe termen îndelungat.

În același timp, punctele slabe ale unei afaceri sunt factori interni, aflați sub controlul societății, dar care nu funcționează la nivelul așteptat. Iată câteva exemple:

• angajați slab calificați sau fluctuația ridicată a personalului, ceea ce ar presupune instruiri periodice;
• echipamente învechite și cu productivitate scăzută;
• investiția inițială este ridicată;
• rebuturi (produse refuzate de clienți);
• reputație proastă.

Indetificarea acestor puncte slabe este doar primul pas și trebuie să fie continuată cu oferirea unor soluții de îmbunătățire a punctelor slabe și transformarea lor, dacă este posibil, în puncte tari.

Oportunitățile vor fi regăsite întotdeauna în mediul înconjutor în care societatea își derulează activitatea și în care proiectul se va implementa.

Iată câteva exemple de oportunități pe care societatea ar trebui să le fructifice atunci când le identifică:

• schimbări în preferințele consumatorilor;
• preluarea unui furnizor, ceea ce ar permite reducerea costurilor de fabricație;
• facilități fiscale în cazul creării unui număr ridicat de locuri de muncă, precum scutirea totală sau parțială, a costurilor cu contribuțiile sociale;

O greșeală frecventă este confundarea oportunităților cu punctele tari ale afacerii. Oportunitățile sunt acei factori favorabili identificați în mediul extern al afacerii, în timp ce punctele tari se vor identifica întotdeauna în mediul intern al afacerii.

Ultima analiză se va efectua asupra amenințărilor identificate în piață și care ar putea avea un impact semnificativ asupra proiectului. De aceea, după identificarea lor, societatea trebuie să pregătească o strategie de adaptare sau de evitare a efectelor negative.

Iată și câteva exemple de amenințări pentru un proiect:

• schimbări legislative care vor conduce la realizarea unor investiții semnificative de adaptare la noile standarde;
• apariția unui concurent nou pe piață;
• existența unui canal de distribuție prea lung, cu mulți intermediari între producător și client.

Realizarea unei analize SWOT permite înțelegerea felului în care departamentele interne funcționează și oferă, în același timp, o radiografie corectă și precisă asupra elementelor ce necesită îmbunătățire. Totodată, în urma analizei SWOT se pot identifica oportunitățile existente în mediul extern al societății și îi va permite elaborarea unei strategii de răspuns sau de adaptare la amenințările identificate.

Mai multe informații despre analiza SWOT în cadrul unui proiect sunt oferite în acest articol.

2. Diagrama Gantt 

Utilizarea acestui instrument în managementul de proiect are ca principal beneficiu planificarea riguroasă a activităților pe care proiectul le va parcurge și, totodată, atenta monitorizare a consumului de resurse. Diagrama Gantt permite, de asemenea, observarea progresului înregistrat de proiect și oferă o atenționare asupra eventualelor întârzieri sau depășiri de buget.

Astfel, conducerea unui proiect în absența unui plan bine stabilit poate avea ca rezultat eșecul său, chiar și în acele cazuri în care era considerat ca fiind un proiect simplu.

Planificarea unui proiect reprezintă modalitatea în care este estimată realizarea efectivă a acestuia, din etapa de pregătire (redactarea planului de afaceri) și până în etapa de implementare.

Astfel, planificarea unui proiect presupune:

• stabilirea resurselor financiare necesare în fiecare moment al implementării proiectului;
• stabilirea resurselor umane implicate în realizarea activităților;
• însumarea costurilor tuturor activităților estimate ne va conduce la obținerea unui buget preconizat pentru implementarea întregului proiect;
• care este termenul pentru finalizarea proiectului și care sunt termenele estimate pentru parcurgerea fiecărei activități în parte.

Iată cum se realizează planificarea unui proiect:

• se stabilește obiectivul proiectului;
• se planifică activitățile necesare, dependențele dintre ele, precum și durata estimată a fiecăreia;
• se descompun activitățile în subactivități până la un nivel la care este posibilă detalierea precisă a proiectului;
• se stabilesc responsabilii pentru realizarea fiecărei activități;
• se stabilesc resursele materiale necesare, precum și disponibilitatea în timp a acestora. Corelarea momentului în care aceste resurse sunt disponibile cu termenele estimate pentru finalizarea fiecărei activități poate duce la modificarea duratei totale a proiectului;
• se planifică costurile necesare pentru derularea fiecărei activități, însumând costul resurselor materiale cu cel al resurselor umane.  Iarăși, în această etapă, este posibilă modificarea duratei totale a proiectului, ca urmare a necesității respectării anumitor cerințe legate de calitatea proiectului.

3. Bugetul proiectului

Utilitatea acestui instrument este dovedită în managementul financiar al proiectului.

Bugetul proiectului este elementul central al oricărui plan de afaceri, iar întocmirea sa eronată va avea efecte negative asupra șanselor de reușită ale proiectului. El reprezintă însumarea tuturor costurilor implicate de implementarea unui proiect, defalcate pe activități și categorii de cheltuieli.

Întocmirea bugetului aferent implementării unui proiect presupune:

• detalierea exactă a activităților;
• o bună fundamentare a costurilor, prin efectuarea unei analize de piață și solicitarea de oferte;
• gruparea costurilor pe activități;
• gruparea costurilor pe categorii de cheltuieli;
• cunoașterea cerințelor finanțatorului;
• încadrarea costurilor în categoria costurilor eligibile și a costurilor neeligibile;
• întocmirea planului financiar al proiectului, prin indicarea surselor de finanțare ale întregii valori a proiectului.

În cazul proiectelor finanțate din fonduri nerambursabile (europene sau naționale), se aplică principiul cofinanțării, acest lucru însemnând că doar o parte din bugetul proiectului va fi suportată din fonduri nerambursabile, beneficiarul fiind obligat să își asume diferența necesară.

Mai multe informații despre pașii necesari, dar și exemple uzuale de cheltuieli luate în calcul sunt detaliate în articolul privind bugetul unui proiect.

4. Regula Pareto

Utilitatea acestui instrument este dezvăluită în analiza problemelor și a riscurilor asociate unui proiect.

Atunci când analiza riscurilor identifică prea multe riscuri pentru a permite o analiză simultană a acestora, dar nici fundamentarea unei singure strategii, regula Pareto permite clasificarea riscurilor în funcție de importanța lor, ținând cont de impactul și probabilitatea de manifestare.

Analiza Pareto este un instrument util în prioritizarea problemelor identificate, fiind bazată pe principiul că 80% dintre probleme sunt generate de doar 20% din cauze.

Alte interpretări ale acestei analize:

• 80% dintre facturile neîncasate la scadență sunt determinate de doar 20% dintre clienții totali ai societății;
• 80% dintre defecte observate la produsele societății sunt generate de 20% dintre defecțiunile identificate într-o perioadă de timp;
• 80% din venituri sunt generate de 20% dintre clienți;
• 80% din reclamații provin de la 20% dintre consumatori.

Iată care sunt pașii necesari pentru analiza problemelor și utilizarea diagramei Pareto:

• identificarea problemelor;
• analiza cauzelor și efectelor pentru fiecare problemă identificată;
• gruparea problemelor în funcție de cauza principală;
• reprezentarea grafică a problemelor identificate;

După realizarea acestei analize, pot fi luate măsuri corespunzătoare în vederea soluționării cauzelor în ordinea priorităților stabilite.

5. Cadranul priorităților

Utilizarea acestui instrument permite eficientizarea timpului alocat îndeplinirii sarcinilor de muncă.

În cadrul unui proiect putem avea de rezolvat propriile sarcini, dar și diverse îndatoriri trasate de către managerul de proiect. De asemenea, în cadrul programului pot interveni diverse situații neprevăzute care pot schimba ordinea priorităților stabilite.

Matricea priorităţilor se poate dovedi utilă în clasificarea activităţilor trasate în decursul unei zile sau săptămâni, astfel încât atenția să fie concentrată asupra îndeplinirii acelor sarcini importante şi urgente, eliberându-ne agenda de mici întârzieri ce pot interveni.

Matricea priorităților presupune, înainte de toate, împărțirea unei foi de hârtie în patru cadrane, fiecare corespunzând următoarelor activități:

• cadranul I: activități urgente și importante;
• cadranul II: activități importante, dar care nu sunt urgente;
• cadranul III: activități urgente, dar care nu sunt importante;
• cadranul IV: activități care nu sunt nici urgente, dar nici importante.

Cadranul priorităților presupune încadrarea fiecărei activăți într-una dintre categoriile de mai sus:

• activitățile importante și urgente trebuie să fie duse la îndeplinire de noi, alocând timp și resurse pentru acest lucru;
• activitățile importante, dar care nu sunt urgente le vom planifica pentru un moment viitor, atunci când agenda ne va permite să ne concentrăm întreaga atenție asupra lor;
• activitățile urgente, dar care nu sunt importante pot fi externalizate unui alt membru al echipei noastre care se poate ocupa de îndeplinirea lor;
• activitățile care nu sunt nici urgente, dar nici importante pot fi neglijate, neîndeplinirea lor neavând niciun fel de impact sau doar un impact minor asupra proiectului.

În cele mai multe cazuri, oamenii au tendința de a se implica foarte mult în activități din cadranul III care sunt urgente, dar care nu sunt importante în acel moment. Acest lucru va duce, invariabil, la neglijarea activităților din cadranul I.

O detaliere a acestui instument de lucru a fost realizată în acest articol.