Zece pași importanți pentru organizarea eficientă a bugetului companiei tale

Pregătirea bugetului general al firmei este un proces complex care implică participarea diverșilor manageri la nivelul organizației și care trebuie să fie corespunzător administrat în ceea ce privește: comunicarea obiectivelor, culegerea de informații, planificarea, aprobarea buget.

Fiind un proces care implică inputuri și colaborare la nivelul multor departamente organizarea și coordonarea este esențială.

Dar cum reușim să coordonăm procesul?

Cele mai bune practici în ceea ce privește procesul de bugetare implică existența unei proceduri de bugetare care va documenta procesul de bugetare. Procedura trebuie să fie cunoscută de toate persoanele implicate în acest proces.

În general se constituie un comitet de bugetare care să coordoneze fiecare etapă în procesul de bugetare dar poate fi vorba și de o altă autoritate/ persoană responsabilă (de exemplu, directorul financiar/ controller împreună cu directorul general).

Atenție! Departamentul de contabilitate/ controlling nu este cel care va fi responsabil de întocmirea bugetului dar el are un rol important de coordonare în pregătirea bugetelor operaționale, consolidarea acestora în cadrul bugetului general și pregătirea bugetelor financiare.

Procedura de bugetare va include în principal:

• perioadele de bugetare, termenele pentru culegerea informațiilor, pregătirea primelor versiuni de buget, negocierea bugetelor;
• informațiile care trebuiesc colectate și de la ce departamente;
• departamentele implicate și managerii responsabili în pregătirea diverselor bugete;
• termenul de aprobare a bugetului;
• autoritatea care aprobă bugetul (comitetul de bugetare, managerul general etc.);
• formatele standard de pregătire a bugetului.

Zece pași importanți pentru organizarea eficientă a bugetului

1. Comunicarea strategiei și a obiectivelor generale (de la top management către managerii funcționali care sunt responsabili cu pregătirea bugetului)

2. Determinarea resurselor limită din cadrul bugetului (ex. capacitate producție maximă)

3. Pregătirea bugetului de vânzări

4. Pregătirea bugetelor operaționale

5. Pregătirea bugetului de investiții

6. Pregătirea bugetelor de marketing și administrativ

7. Pregătirea primelor versiuni de bugete financiare

8. Testarea fezabilității bugetelor și simularea diverselor scenarii

9. Negocierea și revizuirea bugetelor

10. Aprobarea bugetelor

1. Comunicarea strategiei și a obiectivelor generale

Managerii responsabili cu pregătirea bugetului trebuie să fie informați cu privire la strategia și obiectivele generale ale firmei. Această informare poate lua forma unui document oficial de strategie sau întâlniri între top management și middle management. Obiectivele pot lua inițial o formă non-financiară cum ar fi: volumul producției, volumul vânzării, număr de angajați, productivitatea muncii, dar în final acestea se vor concretiza în ținte financiare (exemplu: vânzări de 500.000 euro).

2. Determinarea resurselor limită din cadrul bugetului

Pentru multe companii factorul limită îl reprezintă vânzările. Nu este înțelept să produci bunuri sau servicii care nu se pot vinde. Producerea unor bunuri și menținerea lor pe stoc generează costuri și riscuri adiționale cum ar fi: costuri cu depozitarea, costuri cu asigurarea, riscul de depreciere a stocului, de aceea este vital pentru orice afacere cu activitate de producție să stabilească un buget cât mai corect al vânzărilor și de aici să stabilesca volumul producției în corelație cu politica de stocare.

Pentru alte firme factorul limită îl reprezintă materiile prime sau capacitatea de producție (capacitatea echipamentelor sau a forței de muncă). Atunci când se pregătește bugetul, acești factori care limitează flexibilitatea trebuie să fie cunoscuți și corespunzător gestionați. Trebuie avute în vedere soluții alternative pentru a putea gestiona resursele limită (exemplu: import materii prime care local pot fi greu găsite).

3-7.  Pregătirea primelor versiuni de buget

Procesul de bugetare demarează cu pregătirea bugetului de vânzări.

În baza bugetului de vânzări se vor pregăti bugetele operaționale:

• bugetul de producție, care la rândul lui generează:
  • bugetul de achiziții materii prime;
  • bugetul forței de muncă din procesul de producție și
  • bugetul cheltuielilor indirecte de producție;
• bugetul cheltuielilor administrative;
• bugetul cheltuielilor de marketing.

În paralel cu estimarea costurilor curente operaționale (denumite și OPEX) se vor bugeta și costurile de investiții (denumite și CAPEX): cum ar fi achiziții mijloace fixe, proiecte de dezvoltare, construcții etc. sub forma bugetului de investiții.

Prin transpunerea bugetelor operaționale în termeni financiari se obțin bugetele financiare (contul de profit și pierdere, bilanțul, situația cash flow-ului).

Consolidarea informațiilor din aceste bugete se regăsește în bugetul master care este bugetul general al firmei.

8. Testarea fezabilității bugetelor și simularea diverselor scenarii

În urma obținerii primelor versiuni de bugete se vor analiza atingerea obiectivelor propuse și limitările existente pe anumite resurse.

Din analiza diverselor scenarii se va alege scenariul considerat cel mai potrivit.

9. Negocierea și revizuirea bugetelor

Bugetele operaționale sunt pregătite de departamente diferite ca producție, achiziții, vânzări etc.

Ulterior, aceste bugete trebuie analizate și negociate pentru a ne asigura că obiectivele strategice au fost respectate (exemplu: reducerea costurilor acest an cu 10%), factorii limită au fost corect administrați și interdependențele între diverse procese au fost respectate.

De exemplu, prima versiune a bugetului de vânzări a estimat o producție de 22.000 unități, dar capacitatea de producție este limitată la 19.000 unități.

În tabelul prezentat mai jos vom reprezenta schematic procesul de bugetare din perspectiva managerilor implicați și a negocierilor implicate, proces cunoscut și sub denumirea de procesul de pregătire a bugetului “bottom-up” și procesul de aprobare de către top management “top-down").

10. Aprobarea bugetelor

La sfârșitul etapei de revizuire și negociere a bugetelor, comitetul de bugetare sau altă autoritate desemnată va aproba bugetul. Bugetul aprobat va fi utilizat ulterior pentru etapa de monitorizare a performanțelor reale versus buget, proces denumit control bugetar.

Aș vrea să știu părerea voastră. Care sunt dificultățile cu care v-ați confruntat în practică în procesul de bugetare? Ce practici funcționează bine și ce practici îngreunează acest proces?

Pentru articole și studii de caz din domeniul Management Financiar și Controlling în firme vizitează blogul www.alinademeter.ro.