Șapte pași simpli prin care poți să implementezi bugetul firmei

În rândul firmelor mici și mijlocii din România există o temere față de buget. Antreprenorii se gândesc uneori că ar fi bine să lucreze cu un buget, dar apoi renunță la idee, pentru că au auzit că e ceva complicat și nu vor sa aibă dureri de cap în plus. Ca orice lucru nou care implică schimbare, apare o reticență.

De aceea, ei renunță la idee și se iau cu treburile zilnice operaționale, multe și consumatoare de timp. Astfel, antreprenorii continuă să facă afaceri ca pâna acum și nu e de mirare că, nefacând o schimbare, nici rezultatele financiare ale firmei, de care nu sunt multumiți, nu se vor schimba. Dacă faci același lucru, obții același rezultat.

Bugetul nu trebuie să fie o sperietoare

De ce v-am povestit despre acest lucru? Pentru că vreau să demontez mitul care spune că procesul de bugetare trebuie să fie complicat.

Chiar dacă, la o prima vedere, pregătirea și controlul bugetului pare un proces dificil, acesta nu este mai complicat decat alte activitati/ procese/ controale operaționale pe care le-ați implementat deja în firmă.

Dacă procesul de bugetare este corect implementat de către firmă și managerii financiari și operaționali sunt instruiți, procesul funcționează fară să ridice mari probleme. Ca orice schimbare sau proces nou, efortul și reticența este mai mare la inceput, dar merită tot efortul pentru că se vor vedea rezultatele în profitul firmei.

Firmele care au implementat procesul de bugetare au rezultate mai bune și un avantaj competitiv, având predictibilitate și control asupra profitabilității. Managerii care au abilitați de planificare și control bugetar au o misiune mai ușoară, ei putând să planifice și să controleze obiectivele legate de controlul costurilor și a profitului.

Profesioniștii și managerii financiari care au abilitați de planificare și control bugetar vor avea un rol cheie în coordonarea procesului de bugetare și realizare a bugetului consolidat al firmei. În plus, aceștia trebuie să posede abilitați de pregatire a rapoartelor financiare care vor fi puse la dispoziția managerilor operaționali și managerului general, în scopul luării deciziilor.

Șapte pași simpli pentru a implementa bugetul într-o firmă

Pregătirea și controlul bugetului nu trebuie să fie o activitate complicată și, în esență, indiferent de cât de mare sau complexă este o firmă, procesul poate fi impărțit în șapte pași.

Planificarea volumului de activitate estimat pentru anul urmator în linie cu obiectivele propuse. Aici vorbim despre pregătirea bugetelor operaționale.

1. Bugetele operaționale pornesc de la estimarea volumului de vânzări și valoarea vânzărilor și se concretizează în bugetul de vânzări cantitativ- valoric (altfel spus, planific cât vom vinde).

2. Pornind de la vânzările pe care o firmă își propune să le realizeze anul următor, se va determina volumul de achiziții sau producție necesare, pentru a putea livra volumul de vânzări pe care l-am estimat anterior. Vorbim despre estimarea bugetului costurilor cu bunurile și serviciile vândute: bugetul costurilor de producție, bugetul achiziției de mărfuri (altfel spus, cât trebuie să achiziționăm sau să producem pentru a livra X produse/servicii).

3. Pe lângă costurile directe cu produsele și serviciile vândute, firma angajează o serie de alte cheltuieli pe care trebuie să le estimeze pe tipuri de costuri. Astfel iau naștere: bugetul costurilor de marketing și vânzări, bugetul costurilor general-administrative. Atunci când firma dorește să facă investiții în mijloace fixe (mașini, clădiri, terenuri), va pregati și bugetul de investiții.

Pregatirea bugetului financiar

4. După finalizarea bugetelor operaționale, este momentul consolidării din perspectiva financiară a volumul de activitate prognozat și estimarea profitului. Astfel vom pregăti bugetul P&L (profit și pierderi).

5. Analiza diferitelor scenarii de business și analiza fezabilitații bugetelor. Această fază este foarte importantă. Ulterior, bugetul se va valida și va fi aprobat.

Analiza diferitelor scenarii de business

Oricare ar fi obiectivele de profitabilitate sau dezvoltare a firmei, acestea pot fi atinse în mai multe feluri, nu există doar o singură cale. Spre exemplu, firma vrea sa crescă cota de piața și, de aceea, trebuie să vandă mai multe produse. Acestea se pot obține prin creșterea capacitații de producție proprie sau o parte din producție se poate externaliza. De aceea, managerii pot analiza diverse scenarii, ca apoi să estimeze profitabilitatea lor prin buget și, la sfarsit, să aleagă versiunea cea mai profitabilă.

Analiza fezabilitații bugetelor

Atunci când bugetul a fost consolidat per total firmă, se va analiza fezabilitatea lui. De cele mai multe ori, firmele au factori sau resurse limitative. Înainte ca bugetul să fie validat, aceste resurse limitative trebuie verificate. Spre exemplu, firma are o capacitate maximă de producție de 15.000 de unitați pe lună. Dacă, conform bugetului, se estimează 18.000 de unități, atunci acest buget nu este fezabil.

Dupa cele două analize, varianta finală de buget va fi aprobată.

Monitorizarea și controlul rezultatele reale ale anului viitor versus buget

6. Monitorizarea rapoartelor P&L lunar cu performanța lunară reală versus raport P&L bugetat și identificarea și explicarea variațiilor negative și pozitive. Este etapa în care se iau acțiuni de corecție pentru deviații pozitive (profituri, oportunitați) sau deviații negative (costuri suplimentare, pierderi, riscuri) sau “mai bine mai devreme decât mai târziu”.

Revizuirea și actualizarea bugetului

7. Atunci când apar deviații majore între rezultatele reale și buget, înseamnă că bugetul pe care l-am pregătit nu mai este la fel de relevant. De aceea, este important ca sistemul de bugetare să nu fie rigid și să aibă suficientă flexibilitate să asigure adaptarea la riscuri și la oportunitați și tot atunci e momentul să actualizăm bugetul (realizare Forecast).

(P) Ești în căutarea unei soluții pentru a implementa un proces de planificare și control bugetar? Trainingul online interactiv „Planificare și Control Bugetar” te învăța pas cu pas, aplicat pe diverse exemple practice, acești șapte pași, ca apoi să-i poți aplica. Cursul include și două module despre cum măsurăm performanțele firmei atât per total firmă, cât și analiza profitabilitații interne. Având aceste tehnici asimilate, vei putea să controlezi și să crești profitabilitatea. Gasești toate detaliile aici.