Idee de afacere: Care sunt pașii necesari deschiderii unei cafenele?

Ambianța plăcută este cel mai important criteriu avut în vedere de către oamenii care doresc să își petreacă timplul liber în oraș, alături de prieteni. De aceea, orice antreprenor interesat de lansarea unei astfel de afaceri ar trebui să acorde o atenție sporită decorului și amenajării spațiului.

Clienții cafenelelor preferă acele locuri în care pot primi mai mult decât o cafea. Astfel, proprietarii localurilor au investit sume suplimentare de bani în transformarea simplelor cafenele în localuri în care clienții să revină mai des, nu doar pentru calitatea produselor servite, dar mai ales pentru ambianță.

Cafenelele, în funcție de amplasament, decor și deschidere față de clienți pot fi:

• cafenele tipice, acestea fiind amplasate într-o zonă centrală sau cu un trafic intens, în apropierea aglomerațiilor urbane, fie că sunt zone comerciale sau spații de birouri;
• cafenelele cu autoservire, principalul atuu al acestora fiind oferirea unui preț cât mai mic, prin păstrarea unui număr minim de personal în cadrul cafenelei;
• cafenelele din benzinării sau hoteluri, acestea oferind chiar și unele produse alimentare persoanelor aflate în tranzit;
• cafenelele tematice, acestea mizând pe  crearea unui decor special.

Demararea activității

Demararea activității nu se va putea realiza decât prin alegerea formei juridice optime și înregistrarea afacerii la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC). Deși antreprenorii pot alege orice formă juridică, totuși, deschiderea unei cafenele necesită înregistrarea unei societăți cu răspundere limitată (SRL) sau societăți debutante (SRL-D), atunci când sunt îndeplinite condițiile necesare (în acest caz, antreprenorul nu trebuie să mai fi avut alte afaceri în trecut).

Taxele de înregistarare percepute de ONRC au fost reduse substanțial de la începutul acestui an, astfel că deschiderea unei afaceri poate fi făcută cu un cost minim, în doar trei zile.

În plus, deschiderea unei cafenele, indiferent de tematica aleasă, necesită identificarea codului CAEN potrivit, respectiv 5630 - Baruri și alte activități de servire a băuturilor. Totuși, înscrierea în Actul Constitutiv al societății doar a acestui cod CAEN va limita destul de serios activitățile economice pe care cafeneaua le poate desfășura. Cu alte cuvinte, în acest caz, cafeneaua va putea servi doar băuturi pentru consumul imediat în incintă, incluzând aici chiar și sucurile din fructe.

În schimb, prin includerea doar a acestui cod CAEN, nu se vor putea servi, spre exemplu, produse alimentare. De aceea, înainte de înregistrarea afacerii la ONCR, antreprenorul trebuie să aibă foarte clar conturat planul de afaceri al afacerii și gama de servicii pe care va dori să o ofere clienților săi.

În acest sens, va putea adăuga activități suplimentare, precum:

• 5610 – Restaurante;
• 5621 - Activități de alimentație (catering) pentru evenimente;
• 4799 - Comerţ cu amănuntul efectuat în afara magazinelor, standurilor, chioşcurilor şi pieţelor.

Investiția necesară deschiderii unei cafenele

Deschiderea unei cafenele va necesita o investiție destul de importantă în asigurarea spațiului necesar, realizarea amenajărilor interioare și achiziția dotărilor și echipamentelor de bar. Alte cheltuieli necesare și în egală măsură costisitoare vor putea fi amânate până aproape de momentul deschiderii cafenelei, precum recrutarea și selecția personalului necesar, instruirea personalului, achiziția materiilor prime, etc.

Chiar și simpla identificare a spațiului adecvat poate fi o activitate costitistoare, fiind unanim acceptat faptul că acest tip de afacere este direct dependent de locația aleasă.

Închirierea spațiului adecvat este, în mod evident, o investiție mai puțin costisitoare pe termen scurt decât achiziționarea spațiului.

Echipamentele profesionale pentru baruri și cafenele vor trebui alese în funcție de specificul cafenelei și tipurile de produse oferite clienților. O dotare minimă va cuprinde:

• expresoare profesionale;
• automate de cafea;
• rîșnițe profesionale de cafea;
• fierbătoare;
• storcătoare de fructe;
• blendere;
• mașini de gheață;
• vitrine de prezentare;
• echipamente frigorifice pentru bar;
• mașini de înghețată;
• dozatoare;
• mixere pentru bar;
• alte accesorii pentru bar.

Dotările și echipamentele de bar sunt elementele pe care se va sprijini practic întreaga funcționare a locației, investiția presupunându-se a fi una pe termen lung.

Obținerea autorizațiilor legale pentru desfășurarea activității comerciale

După ce a fost realizată investiția descrisă, următorul pas ce condiționează demararea efectivă a activității comerciale este intrarea în legalitate, respectiv obținerea avizelor, acordurilor, autorizațiilor necesare privind desfășurarea activității.

Activitatea de pregătire și servire a băuturilor și produselor alimentare necesită înregistrarea din punct de vedere sanitar-veterinar înainte de demarearea efectivă a comercializării produselor.  Conform prevederilor legale, restaurantele, indiferent de specific, trebuie să dețină dotările corespunzătoare care să permită recepția și păstrarea produselor de origine animală și non-animală la temperaturi corespunzătoare, în condiții de igienă maximă.

În plus, cafeneaua va necesita o autorizație de funcționare emisă de primăria pe raza căreia își va desfășura activitatea.

În plus, personalul angajat trebuie să fi urmat (sau să urmeze chiar înainte de deschiderea  activității) un curs de noțiuni fundamentale de igienă.

Veniturile și cheltuielile pe care afacerea le poate genera

Prețul unei cafele pornește de la 5 lei pentru un espresso sau cappucino și poate ajunge sau chiar depăși valoarea de 15 lei pentru rețetele speciale de cafea sau coctailuri de fructe.

Adaosul comercial practicat într-o astfel de afacere este, pentru anumite tipuri de produse, chiar și de 100% sau mai mult de-atât, asfel că afacerea poate genera încasări importante și un profit ridicat.

Principalele cheltuieli care trebuie să fie luate în calcul într-o astfel de afacere sunt:

• cheltuielile cu chiria spațiului în care se desfășoară activitatea cafenelei. Dacă locația este centrală, iar suprafața este mare, doar această cheltuială lunară poate reprezenta mii de euro;
• cheltuielile cu leasingul / ratele de credit aferente investiției realizate. Atunci când investiția nu este făcută din bani proprii și se optează pentru varianta obținerii echipamantelor și dotărilor prin intermediul unui contract de leasing sau credit bancar, cheluiala lunară poate fi, de asemenea, importantă;
• cheltuielile cu salariile și contribuțiile sociale aferente personalului angajat. Având în vedere complexitatea activității și ținând cont de toate tipurile de servicii pe care locația le poate oferi clienților, cheltuielile cu resursele umane vor fi importante. Chiar și în cazul în care personalul este plătit cu salariul minim pe economie, cheltuiala poate fi însemnată  atunci când cafeneaua funcționează în două schimburi;
• cheltuielile cu amortizarea investiției realizate. Chiar dacă nu este o cheltuială monetară, amortizarea înregistrată lunar în contabilitate își va pune amprenta asupra indicatorilor economico-financiari ai societății;
• cheltuielile cu utilitățile aferente activității: energie electrică, apă, ridicarea deșeurilor menajere.

Obținerea unui profit cât mai mare va permite antreprenorului să pregătească dezvoltarea viitoare a afacerii:

• extinderea în locații noi;
• cheltuieli de menținere a afacerii în condiții de eficiență economică: achiziția unor echipamente noi, realizarea unor noi cheltuieli privind amenajarea spațiului, reparații, întreținere curentă.

Obținerea de fonduri nerambursabile pentru o cafenea

Deschiderea unei cafenele prin intermediul fondurilor nerambursabile, fie europene sau naționale, nu este posibilă în orice moment al anului.

Lansarea liniilor de finanțare și a sesiunilor de primire a proiectelor se realizează doar în anumite momente ale anului, anunțate în prealabil. De aceea, atunci când accesarea fondurilor europene reprezintă principala sursă financiară a investiției, planificarea trebuie făcută din timp.

Poți urmări toate tipurile de finanțări pe care le poate accesa un întreprinzător debutant în afaceri, sau poți urmări criteriile în care funcționează programul Start-up Nation. În cursul anului 2017 s-au epuizat fondurile, însă programul de finanțare este unul anual, beneficiind de fonduri până în anul 2020. De aceea, accesarea unei finanțări nerambusabile poate fi efectuată în cursul anului viitor.