Ce poți face online, ca firmă, în relația cu statul

Îți poți face firmă din fața calculatorului

Prin intermediul portalului de servicii electronic al ONRC, instituţia oferă profesioniştilor posibilitatea înregistrării online a entităților, fie ele cu sau fără personalitate juridică. 

Cu ajutorul acestui serviciu, antreprenorii pot depune, direct din faţa calculatorului, cererea de înregistrare a noii entităţi, alături de documentele justificative solicitate de instituţie.

Pentru accesarea portalului de servicii online, profesioniştii trebuie să îţi creeze întâi de toate un cont de utilizator, ulterior aceştia având accesul gratuit sau contra cost pe platformă, în funcţie de tipul serviciului ales.

Primul pas care se realizează în relația cu ONRC este rezervarea denumirii. În acest sens, se completează trei opțiuni pe formularul specific pus la dispoziție de ONRC. Desigur, solicitarea se poate depune online.

Mai departe, pentru depunerea online a actelor solicitate de ONRC la înfiinţarea unei SRL, trebuie accesată secţiunea “Înregistrare în RC și autorizare PJ” pentru a fi completată cererea aferentă. Odată ce v-aţi autentificat pe portal cu user-ul şi parola, va trebui să selectaţi oficiul Registrului Comerţului către care trimiteţi cererea, subtipul cererii (înregistrare fiscală şi/sau autorizare funcţionare) şi forma de organizare a entităţii pentru care se face cererea de înregistrare (SRL în cazul nostru), ca în imaginea de mai jos:

După fiecare pas parcurs trebuie să folosiţi butonul Salvează pas intermediar, iar abia apoi selectat Pasul următor. În acest fel, datele introduse vor fi salvate, iar cererea vizibilă.

Cât privește completarea online și expedierea către registrul comerţului a formularelor de înregistrare și a documentelor depuse în susținerea acestora, acestea sunt aceleași ca și în cazul celor depuse la ghișeu, numai că trebuie semnate electronic pe bază de semnătură digitală. 

Astfel, antreprenorii trebuie să-şi procure un certificat digital calificat de la unul dintre furnizorii de servicii de certificare acreditaţi, ce permite realizarea unei semnături electronice extinse (cu valoare legală).

Documentele specifice ce trebuie completate sunt:

• actul constitutiv (se poate întocmi sub semnătură privată chiar de către întreprinzători);
• cererea de înregistrare (formular specific ONRC);
• declarația tip model 1 sau 2 (formular specific ONRC) prin care se precizează activitățile desfășurate;
• documentul pentru dreptul de folosință asupra spațiului cu destinație de sediu social (închiriere, comodat etc.);
• documentul cu privire la înregistrarea fiscală.

În cazuri specifice, există o serie de alte documente, după cum urmează: 

• declarație de asociat unic;
• avizul privind schimbarea destinației imobilelor colective cu regim de locuință;
• hotărâre AGA pentru asociați persoane juridice;
• mandat pentru reprezentant desemnat să semneze actul constitutiv din partea asociatului persoană juridică;
• certificat de bonitate pentru persoane juridice nerezidente ce vor avea calitatea de asociat;
• împuternicire specială, avocațială sau delegație pentru persoana desemnată să îndeplinească formalitățile.

În ceea ce privește depunerea capitalului social, aceasta se poate face la orice bancă comercială, împreună cu următoarele documente: actul constitutiv, copii ale actelor de identitate ale asociaților, copii ale actelor de identitate ale administratorilor, procură notarială sau împuternicire avocațială (dacă este cazul). 

Dovada depunerii capitalului social poate fi depusă, la rândul ei, online, aspect valabil și în cazul declarațiilor pe proprie răspundere, date atât de asociații viitoarei firme, cât și de administratorul acesteia. 

Odată achitate și taxele legale, care din februarie sunt mai mici, odată cu eliminarea mai multor taxe și tarife, stadiul dosarului poate fi urmărit pe portalul ONRC, iar eventualele clarificări vor fi depuse în aceeași manieră, online. 

Depunerea online a mai multor formulare fiscale, obligatorie din 2018

Dacă despre relația online dintre firme și ONRC am vorbit, cu mențiunea că o comunicare online între acestea este posibilă și după înmatricularea societății (transmitere cereri, eliberare acte etc), să avem în vedere cum se desfășoară, tot prin intermediul internetului, colaborarea dintre antreprenori și Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF). 

De altfel, un act normativ publicat la începutul lunii august în Monitorul Oficial obligă toți contribuabilii ca, din ianuarie 2018, să depună numai online mai multe declarații fiscale, astfel:

• Declarația privind obligațiile de plată la bugetul de stat, Formular 100;
• Declarația privind impozitul pe profit, Formular 101;
• Decontul privind accizele, Formular 120;
• Declaraţia informativă privind impozitul reţinut la sursă, veniturile din jocuri de noroc şi câştigurile/pierderile din investiții, pe beneficiari de venit, Formular 205;
• Declaraţia informativă privind impozitul reținut la sursă/veniturile scutite, pe beneficiari de venit nerezidenți, Formular 207;
• Declaraţia informativă privind impozitul pe veniturile din transferul proprietăţilor imobiliare din patrimoniul personal, Formular 208;
• Decontul de taxă pe valoarea adăugată, Formular 300;
• Decontul special de taxă pe valoarea adăugată, Formular 301;
• Declaraţia privind sumele rezultate din ajustarea/corecţia ajustărilor/regularizarea taxei pe valoarea adăugată, Formular 307;
• Declaraţia privind taxa pe valoarea adăugată colectată datorată de către persoanele impozabile al căror cod de înregistrare în scopuri de taxă pe valoarea adăugată a fost anulat conform art. 316 alin. (11) lit. a) - e), lit. g) sau lit. h) din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, Formular 311;
• Declarația recapitulativă privind livrările/achizițiile/prestările intracomunitare de bunuri, Formular 390;
• Declaraţia informativă privind livrările/prestările și achizițiile efectuate pe teritoriul național, Formular 394;
• Declarația rectificativă, Formular 710.

Practic, cele 13 documente amintite se adaugă formularului 112 - "Declarație privind obligațiile de plată a contribuțiilor sociale, impozitului pe venit și evidența nominală a persoanelor asigurate", pentru care exista și anterior, cel puțin teoretic, obligația depunerii exlusiv online. În plus, și situațiile financiare anuale pot fi depuse online. 

De altfel, obligaţia depunerii mai multor declaraţii fiscale prin mijloace electronice de transmitere la distanţă a fost introdusă pentru contribuabilii mari și mijlocii prin intermediul unui act normativ apărut în 2010, în timp ce celelalte categorii de contribuabili pot utiliza încă, până la final de an, metoda de depunere a declaraţiilor fiscale online ca metodă alternativă de declarare.

Totuși, de la anul, obligația ar urma să se aplice tuturor categoriilor de contribuabili, iar una dintre variantele pentru transmiterea declarațiilor fiscale pe internet o reprezintă deținerea unei semnături electronice.

Concret, există două feluri de semnături electronice, extinsă și simplă, iar astăzi ne vom concentra pe prima dintre acestea, cea care oferă practic valoare legală documentelor semnate astfel. Semnătura electronică extinsă este creată cu ajutorul unui certificat digital calificat, obținut de la un furnizor de servicii de certificare în condițiile Legii nr. 455/2001 privind semnătura electronică și reprezintă modalitatea prin care se asigură autenticitatea și integritatea datelor în forma electronică.

Certificatul digital se poate obține de la unul dintre furnizorii care oferă astfel de servicii, ce sunt înscriși în Registrul furnizorilor de servicii de certificare. Mai multe detalii despre obținerea semnăturii electronice găsiți aici.

Firmele pot obține acte fiscale și prin Spațiul Privat Virtual

De la 1 iunie 2017, odată cu aplicarea Ordinului Ministerului Finanțelor Publice nr. 660/2017, persoanele juridice pot opta, la rândul lor, pentru primirea actelor fiscale în mod electronic. 

Concret, prin intermediul Spațiului Privat Virtual (SPV), un serviciu gratuit pus la dispoziția contribuabililor de către ANAF, firmele pot solicita și primi următoarele documente:

• declarațiile fiscale întocmite de firmă;
• cererile adresate către MFP sau ANAF, cum sunt cele pentru eliberarea certificatului de atestare fiscală, adeverinței de venit, certificatului de cazier fiscal etc;
• acte administrativ-fiscale (decizii de impunere, decizii referitoare la obligații de plată accesorii, decizii privind modificarea bazei de impozitare ca urmare a inspecției fiscale etc.), acte de executare (somații) și alte acte emise de organul fiscal în executarea legii, cum ar fi: notificări, înștiințări, aviz de inspecție fiscală etc;
• registrul documentelor electronice comunicate în ultimii doi ani;
• informații referitoare la istoricul acțiunilor;
• informații cu privire la obligațiile de plată ale firmei.

Totuși, pentru ca transmiterea documentelor să fie posibilă prin SPV, firmele trebuie să se identifice în mediul electronic, prin una dintre următoarele modalități:

• cu certificatul calificat al firmei;
• cu certificatul calificat deținut de persoana fizică reprezentant legal al societății;
• cu certificatul calificat deținut de reprezentantul desemnat al companiei;
• cu certificatul calificat deținut de împuternicitul firmei.

Notă: Mai multe detalii despre înrolarea persoanelor juridice în SPV puteți găsi aici. 

Transmiterea online a Revisal

Cadrul legal al Revisal a fost modificat de autorități la finalul anului trecut, când s-a făcut împărțirea acestuia în Registrul privat și Registrul public, existând însă și alte schimbări.

Astfel, depunerea registrului se face online, prin accesarea portalului Inspecției Muncii, la această adresă. Depunerea online pe portal poate avea loc numai după ce angajatorul solicită și obține de la ITM-ul în a cărui rază teritorială își are sediul sau domiciliul numele de utilizator și o parolă, precum și după activarea accesului la portalul Inspecției Muncii.

Pentru eliberarea utilizatorului și parolei pentru depunerea online a Revisal sunt necesare următoarele acte:

• solicitarea scrisă pentru eliberarea parolei;
• împuternicire semnată și ștampilată de angajator, dacă persoana care solicită obținerea parolei este alta decât reprezentantul legal al angajatorului;
• copia certificatului de înmatriculare al angajatorului;
• copia actului de identitate al persoanei împuternicite.

În situația în care angajatorul externalizează serviciul de completare și depunere a registrului către o companie specializată, printre actele necesare la ITM se numără și:

• denumirea prestatorului de servicii;
• codul unic de identificare al prestatorului de servicii;
• data de la care s-a contractat serviciul pentru completarea și depunerea Revisal.

În același timp, dacă un angajator deține o semnătură electronică extinsă, depunerea registrului se poate face și la adresa de e-mail pusă la dispoziție de Inspecția Muncii.

În fine, a treia modalitate de transmitere a informațiilor din registru este depunerea la sediul inspectoratului teritorial de muncă în format electronic, însoțit de o adresă de înaintare semnată de angajator.