Facturarea în 2018: Tot ce trebuie să știi despre emiterea facturilor anul acesta

În înțelesul Codului fiscal, facturile sunt considerate documentele sau mesajele pe suport hârtie ori în format electronic care îndeplinesc condiţiile prevăzute în actul normativ menționat şi care cuprind, în mod obligatoriu, următoarele informaţii:

• numărul de ordine, în baza uneia sau a mai multor serii, care identifică factura în mod unic;
• data emiterii facturii;
• data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans, în măsura în care această dată este anterioară datei emiterii facturii;
• denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, după caz, codul de identificare fiscală ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
• denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare în scopuri de TVA, ale reprezentantului fiscal;
• denumirea/numele şi adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum şi codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului, dacă acesta este o persoană impozabilă ori o persoană juridică neimpozabilă;
• denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit în România şi care şi-a desemnat un reprezentant fiscal, precum şi denumirea/numele, adresa şi codul de înregistrare prevăzut la art. 316 ale reprezentantului fiscal;
• denumirea şi cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum şi particularităţile prevăzute în definirea bunurilor, în cazul livrării intracomunitare de mijloace de transport noi;
• baza de impozitare a bunurilor şi serviciilor ori, după caz, avansurile facturate, pentru fiecare cotă, scutire sau operaţiune netaxabilă, preţul unitar, exclusiv taxa, precum şi rabaturile, remizele, risturnele şi alte reduceri de preţ, în cazul în care acestea nu sunt incluse în preţul unitar;
• indicarea cotei de taxă aplicate şi a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcţie de cotele taxei;
• în cazul în care factura este emisă de beneficiar în numele şi în contul furnizorului, menţiunea "autofactură";
• în cazul în care este aplicabilă o scutire de taxă, trimiterea la dispoziţiile aplicabile din prezentul titlu ori din Directiva 112 sau orice altă menţiune din care să rezulte că livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;
• în cazul în care clientul este persoana obligată la plata TVA, menţiunea "taxare inversă";
• în cazul în care se aplică regimul special pentru agenţiile de turism, menţiunea "regimul marjei - agenţii de turism";
• dacă se aplică unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de artă, obiecte de colecţie şi antichităţi, una dintre menţiunile "regimul marjei - bunuri second-hand", "regimul marjei - opere de artă" sau "regimul marjei - obiecte de colecţie şi antichităţi", după caz;
• în cazul în care exigibilitatea TVA intervine la data încasării contravalorii integrale sau parţiale a livrării de bunuri ori a prestării de servicii, menţiunea "TVA la încasare";
• o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeaşi operaţiune.

În conformitate cu regulile în vigoare, orice persoană înregistrată în scopuri de TVA, care efectuează o livrare sau o prestare de servicii pentru care se deduce TVA, trebuie să emită o factură către fiecare beneficiar, cel târziu până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care ia naştere faptul generator al taxei.

De asemenea, persoana impozabilă este obligată să emită o factură către fiecare beneficiar şi pentru suma avansurilor încasate în legătură cu o livrare de bunuri sau o prestare de servicii, cel târziu până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care a încasat avansurile.

Dacă beneficiarul nu este stabilit în România și și-a desemnat un reprezentant fiscal, factura trebuie să mai conțină, pe lângă numele beneficiarului, și datele de identificare ale reprezentantului fiscal (numele, adresa și codul de înregistrare fiscală).

Normele metologice de aplicare a Codului fiscal precizează că, în cazul furnizorilor/prestatorilor cu sediul activității economice în România, care au sedii secundare fără personalitate juridică pe teritoriul României, pe facturile emise se va înscrie adresa sediului activității economice a persoanei juridice și, opțional, se poate înscrie și adresa sediului secundar prin care au fost livrate bunurile și/sau au fost prestate serviciile.

În cazul furnizorilor/prestatorilor cu sediul activității economice în afara României, care au sedii fixe pe teritoriul României, pe facturile emise se va înscrie adresa sediului fix din România care a realizat livrarea de bunuri și/sau prestarea de servicii.

De asemenea, potrivit Legii societăților nr. 31/1990, pe orice factură întocmită de o societate trebuie să se menționeze și denumirea, forma juridică, sediul social, numărul din registrul comerțului și codul unic de înregistrare. În cazul societăților cu răspundere limitată, facturile vor conține și capitalul social, iar pe facturile emise de societățile pe acțiuni trebuie menționate capitalul social subscris, dar și cel vărsat.

În plus, dacă facturile sunt emise de o sucursală, acestea trebuie să menţioneze și oficiul registrului comerțului la care a fost înregistrată sucursala și numărul ei de înregistrare.

Potrivit normelor legale în vigoare, facturile pot fi întocmite în orice limbă oficială a statelor membre UE, însă la solicitarea organelor de inspecție fiscală trebuie asigurată traducerea în limba română. De asemenea, semnarea și ștampilarea facturilor nu sunt obligatorii.

>> Testeaza aplicatie de facturare online. e

Facturarea în contextul split TVA

Un sistem al plății defalcate a TVA-ului a fost introdus în legislație prin intermediul OG nr. 23/2017 și a putut fi aplicat, într-o manieră opțională, între 1 octombrie și 31 decembrie 2017. Din 2018, acesta se aplică într-o formă diferită, fiind obligatoriu doar pentru firmele înregistrate în scopuri de TVA cu datorii la plata TVA și companiile aflate în insolvență.

În această situație, poate vă întrebați ce se întâmplă cu facturile emise până la finalul anului 2017 și care sunt încasate începând cu ianuarie 2018.

Astfel, dacă sunteți plătitor de TVA și aveți furnizori care au aplicat voluntar pentru split TVA în perioada octombrie-decembrie 2017, trebuie să știți că aveți obligația de a plăti defalcat: o dată în contul curent al furnizorului - valoarea de pe factură, și apoi în contul de TVA al acestuia - valoarea TVA de pe factură. 

Tocmai de aceea, firmele care aplică split TVA sunt sfătuite să menționeze, pe facturile emise odată cu aplicarea sistemului split TVA, și contul de TVA, fără a exista însă o obligație în acest sens. Astfel, dacă pe factură primită de la furnizor nu vedeți un cont IBAN cu terminația TVA, ar fi bine să verificați aici, pe site-ul Fiscului, dacă respectiva companie este sau nu înscrisă în Registrul persoanelor care aplică plata defalcată a TVA. 

Dacă, în urma verificării, constatați că furnizorul aplică sistemul split TVA, aveți obligația de a plăti defalcat, respectiv de a plăti TVA-ul aferent în contul de TVA al acestuia, deschis la Trezorerie și, eventual, la bancă. 

Atenție! Persoanele înregistrate în scopuri de TVA și care intră în sistemul split TVA sunt obligate să aplice sistemul începând cu ziua imediat următoare celei în care sunt publicate în Registrul persoanelor care aplică plata defalcată a TVA, pentru facturile/documentele şi avansurile încasate începând cu această dată. Astfel, dacă aveți un furnizor care va aplica split TVA începând cu 1 martie 2018, va trebui să îi plătiți defalcat începând cu această dată. 

Numerotarea facturilor

Firmele sunt obligate de legislația în vigoare să întocmească o decizie de numerotare a facturilor. Mai exact, în fiecare an, ele trebuie să stabilească numărul de la care se va emite prima factură.

Potrivit Ordinului ANAF nr. 2634/2015, persoanele care răspund de organizarea și conducerea contabilității într-o societate comercială trebuie să desemneze, prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe (dacă este cazul), care să aibă atribuții privind alocarea și gestionarea numerelor aferente facturilor emise de respectiva societate.

Factura va avea un număr de ordine, în baza uneia sau mai multor serii, număr ce trebuie să fie secvențial, stabilit de societate, astfel încât să se asigure necesarul în funcție de numărul de facturi emis. În alocarea numerelor se va ține cont de structura organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale.

Atenţie! Persoanele juridice emit proceduri proprii de stabilire şi/sau alocare de numere ori serii pentru documentele financiar-contabile, după caz, prin care se va menţiona, pentru fiecare exerciţiu financiar, care este numărul sau seria de la care se emite primul document.

Principalele aspecte despre factura în format electronic

Pe lângă emiterea facturilor pe suport hârtie, persoanele impozabile au posibilitatea să opteze pentru emiterea acestora în format electronic, cu condiţia îndeplinirii unui cumul de trei condiţii.

Mai exact, legislaţia fiscală stabileşte că facturile electronice au trei elemente specifice, după cum urmează:

• autenticitatea originii - respectiv identitatea furnizorului sau a emitentului facturii;
• integritatea conținutului - respectiv faptul că elementele obligatorii din conţinutul facturii nu au suferit modificări din momentul în care factura a plecat de la furnizor şi până la expirarea celor zece ani în care trebuie păstrată factura;
• lizibilitatea facturii - respectiv formatul facturii asigură citirea acesteia de către om; astfel, în cazul în care avem o factură criptată, există şi o cheie de decriptare pe toată perioada în care trebuie păstrată factura.

De altfel, elementele prezentate anterior, fie că vorbim despre factură pe suport hârtie sau în format electronic, trebuie garantate de la momentul emiterii până la sfârşitul perioadei de stocare a facturii.

Conform dispoziţiilor din Codul fiscal, asigurarea autenticității originii și integrității conținutului facturii electronice reprezintă o obligație atât a furnizorului/prestatorului, cât și a beneficiarului/persoanei impozabile. Aceste elemente pot fi asigurate de următoarele tehnologii:

• o semnătura avansată electronică;
• un schimb electronic de date.

Totodată, autenticitatea originii și integritatea conținutului pot fi garantate și prin controale de gestiune care stabilesc piste fiabile de audit între factura și livrare/prestare.

În legislația în vigoare se menționează că prin control de gestiune se înțelege procesul prin care o persoană impozabilă garantează în mod rezonabil identitatea furnizorului/prestatorului facturii, integritatea conținutului facturii și lizibilitatea facturii din momentul emiterii/primirii până la sfârșitul perioadei de stocare.

Totodată, pista fiabilă de audit trebuie să ofere o legătură verificabilă între factura şi livrarea de bunuri sau prestarea de servicii.

>> Program de facturare online. Economisiți timp și scăpați de tipizate!

Cum emiți corect o factură simplificată 

Codul fiscal reglementează şi procedura pe care contribuabilii trebuie să o urmeze pentru a putea emite facturi în regim simplificat.

Astfel, potrivit actului normativ, facturile simplificate pot fi emise, printre altele, şi dacă valoarea facturii, inclusiv TVA, este mai mare de 100 euro, dar mai mică de 400 euro, sau atunci când practica administrativă ori comercială din sectorul de activitate implicat sau condiţiile tehnice de emitere a facturilor face/fac ca respectarea tuturor obligaţiilor necesare să fie extrem de dificilă.

Pentru a emite asemenea facturi, contribuabilii trebuie să solicite acest lucru departamentului de specialitate din Ministerul Finanţelor şi să prezinte acestei instituţii motivaţia solicitării emiterii de facturi simplificate, din care trebuie să reiasă motivele obiective pentru care nu este posibilă emiterea facturilor care conţin toate elementele obligatorii ale unei facturi. Direcţia de legislaţie analizează cererea şi motivele care stau la baza ei şi decid dacă solicitarea este jusificată sau nu.

Situațiile în care nu este necesară emiterea facturii

Codul fiscal stabilește că o persoană impozabilă este scutită de obligaţia emiterii facturii, pentru următoarele operaţiuni, cu excepţia cazului în care beneficiarul solicită factura:

• livrările de bunuri prin magazinele de comerţ cu amănuntul şi prestările de servicii către populaţie, pentru care este obligatorie emiterea de bonuri fiscale;
• livrările de bunuri şi prestările de servicii, furnizate către beneficiari persoane neimpozabile, altele decât persoanele juridice neimpozabile, pentru care este obligatorie emiterea de documente legal aprobate, fără nominalizarea cumpărătorului. Ca exemple de asemenea activităţi, Codul fiscal nominalizeză:
  • transportul persoanelor pe baza biletelor de călătorie sau abonamentelor;
  • accesul pe bază de bilet la: spectacole, muzee, cinematografe, evenimente sportive, târguri, expoziţii.
• livrările de bunuri şi prestările de servicii, furnizate către beneficiari, persoane neimpozabile, altele decât persoanele juridice neimpozabile, care prin natura lor nu permit furnizorului/prestatorului identificarea beneficiarului, cum sunt:
  • livrările de bunuri efectuate prin automatele comerciale, serviciile de parcări auto a căror contravaloare se încasează prin automate;
  • servicii de reîncărcare electronică a cartelelor telefonice preplătite.

Chiar dacă emiterea facturilor nu este obligatorie pentru situaţiile descrise, acestea trebuie totuşi emise, dacă beneficiarul le solicită.

Mai mult decât atât, Codul fiscal precizează că furnizorii/prestatorii vor fi nevoiţi să întocmească anumite documente în vederea determinării corecte a bazei de impozitare şi a taxei colectate pentru astfel de operaţiuni.

Normele de aplicare a Codului fiscal prevăd ca, în cazul operaţiunilor realizate către persoane neimpozabile, care prin natura lor nu permit identificarea beneficiarului, furnizorii/prestatorii pot întocmi facturi simplificate, care conţin cel puţin următoarele informaţii:

• data emiterii;
• identificarea persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
• identificarea tipului de bunuri sau servicii furnizate;
• suma taxei colectate sau informaţiile necesare pentru calcularea acesteia;
• în cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factură, o referire specifică şi clară la factura iniţială şi la detaliile specifice care se modifică.

Normele de aplicare a Codului fiscal mai reglementează şi un alt document ce poate fi întocmit în loc de facturile simplificate în cazul operaţiunilor realizate către persoane neimpozabile, care prin natura lor nu permit identificarea beneficiarului. Mai exact, este vorba despre un document centralizator pentru fiecare perioadă fiscală care să cuprinda cel puţin următoarele informaţii:

• un număr de ordine;
• data la care a intervenit exigibilitatea taxei pentru livrarea de bunuri şi/sau prestarea de servicii;
• denumirea bunurilor livrate şi/sau a serviciilor prestate;
• cantitatea bunurilor livrate;
• baza de impozitare a livrărilor de bunurilor/prestărilor de servicii ori, după caz, avansurile încasate, pentru fiecare cotă, scutire sau operaţiune netaxabilă, preţul unitar, exclusiv taxa, precum şi rabaturile, remizele, risturnele şi alte reduceri de preţ, în cazul în care acestea nu sunt incluse în preţul unitar;
• indicarea cotei de taxă aplicate şi a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcţie de cotele taxei
• valoarea totală a bazei de impozitare şi a taxei colectate.