Din 2013 facturile contin mai multe elemente obligatorii. Ce reguli noi de facturare se aplica din acest an?

Facturi pe mai multe pagini

Codul fiscal, modificat prin OG nr. 15/2012, contine noi prevederi la art. 155 care contine regulile privind facturarea. 

De la 1 ianuarie 2013, data la care noile reglementari au intrat in vigoare, facturile trebuie sa contina cateva elemente in plus. Pe langa informatiile care sunt obligatorii si in momentul de fata (detalii despre acest subiect AICI), facturile vor mai contine, potrivit Codului fiscal si:

• mentiunea «TVA la incasare», in cazul in care exigibilitatea TVA intervine la data incasarii contravalorii integrale sau partiale a livrarii de bunuri ori a prestarii de servicii;
• mentiunea «taxare inversa», in cazul in care clientul este persoana obligata la plata TVA;
• mentiunea «autofactura», in cazul in care factura este emisa de beneficiar in numele si in contul furnizorului;
• daca se aplica unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de arta,
• obiecte de colectie si antichitati, una dintre mentiunile «regimul marjei - bunuri second-hand», «regimul marjei - opere de arta» sau «regimul marjei - obiecte de colectie si antichitati», dupa caz;

HG nr. 1071/2012, actul normativ prin care au fost modificate Normele de aplicare a Codului fiscal, stabileste ca, in situatia in care denumirea bunurilor livrate/serviciilor prestate nu poate fi inscrisa pe o singura pagina, factura poate fi intocmita pe mai multe pagini.

Pe prima pagina este obligatoriu sa apara:

• numarul de ordine, in baza uneia sau a mai multor serii, care identifica factura in mod unic;
• data emiterii facturii;
• data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, in masura in care aceasta data este anterioara datei emiterii facturii;
• denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau, dupa caz, codul de identificare fiscala ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
• denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA, conform art. 153, ale reprezentantului fiscal;
• denumirea/numele si adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau codul de identificare fiscala al beneficiarului, daca acesta este o persoana impozabila ori o persoana juridica neimpozabila;
• denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare prevazut la art. 153 ale reprezentantului fiscal;
• mentiunea «autofactura» , in cazul in care factura este emisa de beneficiar in numele si in contul furnizorului,
• referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cand se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeasi operatiune

De asemenea, tot pe prima pagina a facturii este obligatoriu sa fie mentionat numarul de pagini pe care le contine factura si numarul total de pozitii cuprinse in factura respectiva.

"Pe facturile emise si achitate pe baza de bonuri fiscale emise conform Ordonantei de urgenta a Guvernului nr. 28/1999 privind obligatia agentilor  economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicata, cu modificarile ulterioare, nu este necesara mentionarea bunurilor livrate sau a  serviciilor prestate, fiind  suficienta mentiunea "conform bon fiscal nr./data", explica normele de aplicare a Codului fiscal.

Documentele care tin loc de factura

Normele metodologice ale Codului fiscal modificate stabilesc si documentele care trebuie intocmite atunci cand nu se emit facturi.

OG nr. 15/2012, care a modificat Codul fiscal, clarifica si completeaza scutirile de la obligatia de a emite facturi, noile prevederi fiind aplicabile tot de la 1 ianuarie 2013. In prezent, o persoana impozabila este scutita de obligatia emiterii facturii, pentru urmatoarele operatiuni, cu exceptia cazului in care beneficiarul solicita factura:

• transportul persoanelor cu taximetre, precum si transportul persoanelor pe baza biletelor de calatorie sau a abonamentelor;
• livrarile de bunuri prin magazinele de comert cu amanuntul si prestarile de servicii catre populatie, consemnate in documente, fara nominalizarea cumparatorului.

Aceste prevederi au fost modificate si exprimate mai explicit. Concret, din acest an, emiterea facturii nu este obligatorie (daca beneficiarul nu solicita expres acest document) pentru livrarile de bunuri prin magazinele de comert cu amanuntul si prestarile de servicii catre populatie, pentru care este obligatorie emiterea de bonuri fiscale.

De asemenea, facturile nu trebuie emise obligatoriu nici pentru livrarile de bunuri si prestarile de servicii, furnizate catre beneficiari persoane neimpozabile, altele decat persoanele juridice neimpozabile, pentru care este obligatorie emiterea de documente legal aprobate, fara nominalizarea cumparatorului. Ca exemple de asemenea activitati, Codul fiscal nominalizeza:

• transportul persoanelor pe baza biletelor de calatorie sau abonamentelor;
• accesul pe baza de bilet la: spectacole, muzee, cinematografe, evenimente sportive, targuri, expozitii.

Facturile nu sunt obligatorii nici in cazul livrarilor de bunuri si prestarilor de servicii furnizate catre beneficiari, persoane neimpozabile, altele decat persoanele juridice neimpozabile, care prin natura lor nu permit furnizorului/prestatorului identificarea beneficiarului. In aceasta situatie se pot regasi:

• livrarile de bunuri efectuate prin automatele comerciale,
• serviciile de parcari auto a caror contravaloare se incaseaza prin automate,
• servicii de reincarcare electronica a cartelelor telefonice preplatite.

Chiar daca emiterea facturilor nu este obligatorie pentru situatiile descrise, acestea trebuie totusi emise, daca beneficiarul le solicita.

Mai mult decat atat, OG nr. 15/2012 precizeaza ca furnizorii/prestatorii vor fi nevoiti sa intocmeasca anumite documente in vederea determinarii corecte a bazei de impozitare si a taxei colectate pentru astfel de operatiuni.

Normele de aplicare a Codului fiscal prevad ca, in cazul operatiunilor realizate catre persoane neimpozabile, care prin natura lor nu permit identificarea beneficiarului, furnizorii/prestatorii pot intocmi facturi simplificate, care contin cel putin urmatoarele informatii:

• data emiterii;
• identificarea persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
• identificarea tipului de bunuri sau servicii furnizate;
• suma taxei colectate sau informatiile necesare pentru calcularea acesteia.

Normele de aplicare a Codului fiscal mai reglementeaza si un alt document ce poate fi intocmit in loc de facturile simplificate in cazul operatiunilor realizate catre persoane neimpozabile, care prin natura lor nu permit identificarea beneficiarului. Mai exact este vorba despre un document centralizator pentru fiecare perioada fiscala care sa cuprinda cel putin urmatoarele informatii: 

• un numar de ordine;
• data la care a intervenit exigibilitatea taxei pentru livrarea de bunuri si/sau prestarea  de servicii;
• denumirea bunurilor livrate si/sau a serviciilor prestate;
• cantitatea bunurilor livrate;
• baza de impozitare a livrarilor de bunurilor/prestarilor de servicii ori, dupa caz, avansurile incasate, pentru fiecare cota, scutire sau operatiune netaxabila, pretul unitar, exclusiv taxa, precum si rabaturile, remizele, risturnele si alte reduceri de pret, in cazul in care acestea nu sunt incluse in pretul unitar;
• indicarea cotei de taxa aplicate si a sumei taxei colectate, exprimate in lei, in functie de cotele taxei;
• valoarea totala a bazei de impozitare si a taxei colectate.

Procedura distincta pentru emiterea de facturi simplificate

De asemenea, prin HG nr. 1071/2012, Guvernul reglementeaza si procedura pe care contribuabilii trebuie sa o urmeze pentru a putea emite facturi in regim simplificat.

Reamintim ca, potrivit modificarilor aduse Codului fiscal prin OG nr. 15/2012, facturile simplificate pot fi emise, printre altele, si daca valoarea facturii, inclusiv TVA, este mai mare de 100 euro, dar mai mica de 400 euro.

Pentru a emite asemenea facturi, contribuabilii trebuie sa solicite  acest lucru Directiei de legislatie in domeniul TVA din cadrul Ministerului Finantelor Publice si sa prezinte acestei institutii motivatia solicitarii emiterii de facturi simplificate, din care trebuie sa reiasa motivele obiective pentru care nu este posibila emiterea facturilor care contin toate elementele obligatorii ale unei facturi. Directia de legislatie analizeaza cererea si motive care stau la baza ei si decid daca solicitarea este jusificata sau nu.

"Solicitarile avizate favorabil de Directia de legislatie in domeniul TVA se transmit in vederea consultarii Comitetului TVA, conform prevederilor Directivei 112", mai stabilesc normele.

Facturi emise de beneficiar in contul furnizorului

Normele de aplicare a Codului fiscal reglementeaza si conditiile in care un beneficiar poate emite facturi in  numele  si in contul furnizorului/prestatorului. Astfel,  factura se poate intocmi de catre cumparatorul unui bun sau serviciu daca partile au incheiat un acord prealabil prin care sa se prevada aceasta procedura de facturare.

"Acord prealabil inseamna un acord incheiat inainte de inceperea emiterii de facturi  de catre client in numele si in contul furnizorului/prestatorului", stabileste HG publicata de Guvern.

Atentie! La cererea organului de control, partile trebuie sa fie in masura sa demonstreze existenta acordului prealabil.

In plus, pentru ca beneficiarul sa emita facturi in numele furnizorului/prestatorului  trebuie sa existe, potrivit Normelor Codului fiscal, si o procedura de acceptare a fiecarei facturi. Procedura de acceptare poate fi explicita sau implicita si poate fi convenita si descrisa prin acordul prealabil sau poate fi reprezentata de primirea si prelucrarea facturii.

De asemenea, este necesar ca factura emisa in numele si in contul furnizorului sa contina toate elementele obligatorii dintr-o factura obisnuita sau simplificata, dar si sa fie trimisa furnizorului/prestatorului.

In plus, normele Codului fiscal mai precizeaza ca factura emisa in acest conditii trebuie inregistrata in jurnalul de vanzari de catre furnizor/prestator, daca acesta este inregistrat in scopuri de TVA.

Cand se poate externaliza emiterea facturii

Codul fiscal permite contribuabililor sa isi externalizeze procesul de emitere a facturilor stabilind la art. 155 alin. 18 ca "pot fi emise facturi de catre un tert in numele si in contul furnizorului/prestatorului in conditiile stabilite prin norme, cu exceptia situatiei in care partea terta este stabilita intr-o tara cu care nu exista niciun instrument juridic referitor la asistenta reciproca".

In Normele de aplicare a Codului fiscal, Guvernul stabileste ca factura poate fi emisa de un tert daca se respecta mai multe conditii:

• furnizorul/prestatorul sa notifice prin scrisoare recomandata organul fiscal competent ca emiterea de facturi va fi realizata de un tert, cu cel putin o luna calendaristica inainte de a initia aceasta procedura, si sa anexeze la scrisoare numele, adresa si, dupa caz,  codul de inregistrare in scopuri de TVA al tertului;   
• factura sa fie emisa de catre tert in numele si in contul furnizorului/prestatorului;
• factura sa cuprinda toate elementele prevazute la art. 155 alin. (19) sau la art. 155 alin. (20) din Codul fiscal (factura normala sau factura simplificata); 
•  facturile sa fie puse la dispozitia organelor fiscale competente fara nici o intarziere, ori de cate ori se solicita acest lucru.

Vrei si mai multe detalii despre noutatile fiscale din 2013? Participa la conferinta "Modificari fiscale de ultima ora 2013", organizata de Avocatnet.ro in 13 februarie. Detalii aici.