PFA în 2018: Cum te înregistrezi ca persoană fizică autorizată anul acesta?

Ordonanţa de urgenţă nr. 44/2008 este principalul temei legislativ care reglementează înregistrarea și autorizarea persoanelor fizice, în scopul desfășurării activităților economice.

În principiu, PFA este o persoană autorizată să desfăşoare orice formă de activitate economică permisă de lege, folosindu-se, în principal, de forţa de muncă proprie. Pot deveni persoane fizice autorizate orice cetăţeni români sau ai unor state membre ale Uniunii Europene, care au împlinit vârsta de 18 ani şi nu au săvârşit fapte sancţionate de legile financiare, de natura celor înscrise în cazierul fiscal.

De asemenea, cei care vor să desfăşoare activităţi economice sub forma unei PFA trebuie să aibă un sediu profesional asupra căruia să deţină un drept de folosinţă şi să declare, pe propria răspundere, că îndeplinesc condiţiile de funcţionare din punct de vedere al legislaţiei din domeniile sanitar, sanitar-veterinar, protecţia mediului şi protecţia muncii.

Procedura înmatriculării la Registrul Comerțului

Înainte de începerea activităţii economice, persoanele fizice trebuie să se asigure că dețin un spațiu cu destinație de sediu profesional. Concret, documentele care atestă drepturile de folosinţă asupra spaţiilor cu destinaţie de sediu social pot fi: extrasul de carte funciară, contractul de vânzare-cumpărare, contractul de donaţie în formă autentică sau certificatul de moştenitor, în cazul persoanelor care aleg să folosească drept sediu social un imobil pe care îl au în proprietate, sau contractul de închiriere, contractul de subînchiriere sau cel de comodat pentru spaţiile închiriate.

Odată identificat acest spațiu, se poate trece la următorul pas, respectiv rezervarea denumirii, prin depunerea la Oficiul Registrului Comerţului de pe lângă Tribunalul în raza căruia solicitantul îşi stabileşte sediul profesional a cererii de verificare disponibilitate şi/sau rezervare firmă.

Potrivit informaţiilor disponibile pe site-ul Oficiului Național al Registrului Comerțului (ONRC), firma unui profesionist, persoană fizică autorizată, se compune din numele acestuia scris în întregime sau din numele şi iniţiala prenumelui acestuia, la care se adaugă sintagma "persoană fizică autorizată" sau PFA.

În ceea ce priveşte formularul utilizat pentru rezervarea denumirii, acesta poate fi obţinut de la Registrul Comerţului sau poate fi descărcat de pe site-ul instituţiei, disponibil aici. Odată ridicată dovada rezervării denumirii, aceasta este valabilă timp de trei luni. În cazul în care procedura de înmatriculare a entităţii nu este finalizată în acest interval de timp, documentul îşi pierde valabilitatea, astfel încât solicitantul trebuie să ceară o nouă rezervare de denumire şi să achite taxele aferente.

Notă: În cazul în care sediul social alesi este stabilit într-un bloc de locuinţe, este nevoie şi de aprobarea vecinilor cu pereţi comuni şi a asociaţiei de locatari, prin care aceştia îşi dau acordul ca spaţiul respectiv să fie transformat într-un spaţiu cu destinaţie de sediul social.

Depunerea dosarului de înregistrare

Odată obținut documentul ce atestă rezervarea de denumire, se poate trece la depunerea documentației specifice. Astfel, pe lângă cererea de înregistrare, formular ce poate fi descărcat de aici, dosarul pentru constituirea unei PFA, care se depune la oficiul registrului comerţului în raza căruia persoana fizică autorizată îşi stabileşte sediul profesional, la ghişeu, prin corespondenţă sau prin biroul de asistenţă şi reprezentare din cadrul primăriilor, va mai cuprinde următoarele documente:

• declarația tip model 1 sau 2 (formular specific ONRC) prin care se precizează activitățile desfășurate;
• cartea de identitate sau paşaportul titularului PFA, în copie conformă cu originalul;
• anexa 1 privind înregistrarea fiscală - formularul este disponibil aici;
• documentul pentru dreptul de folosință asupra spațiului cu destinație de sediu profesional (închiriere, comodat etc) - original sau copie legalizată;
• dacă este cazul, avizul privind schimbarea destinaţiei imobilelor colective cu regim de locuinţă (completat pe formular-tip, original);
• specimenul de semnătură al persoanei fizice autorizate - original. Acesta se depune la Registrul Comerțului odată cu cererea de înregistrare şi poate fi dat în faţa notarului public, în formă legalizată, ori în faţa directorului ORC sau a înlocuitorului acestuia, care va certifica semnătura.
• după caz: - precizare din care să rezulte că titularul dreptului de proprietate înţelege să afecteze folosinţa spaţiului în vederea stabilirii sediului profesional al persoanei fizice autorizate (declaraţie etc.); - documentele doveditoare pentru patrimoniul de afectaţiune (declaraţie pe proprie răspundere);
• documentele care atestă pregătirea profesională sau documentele care atestă experienţa profesională, în copie.

Așadar, înteprinzătorul titular al PFA va trebui să ateste că poate desfășura activitățile economice dorite cu documente de studii și pregătire profesională, demonstrând astfel calificarea pe care o are în domeniul în care urmează să desfăşoare activităţi.

Documentele se depun direct la ghișeu sau online și se achită taxele legale. Cât despre soluționarea dosarului, această atribuţie revine în competența directorului oficiului registrului comerțului de pe lângă tribunal care poate dispune administrarea și a altor acte doveditoare decât cele enumerate.

Dacă dosarul este complet şi cuprinde toate documentele solicitate, Oficiul Registrului Comerţului eliberează, de obicei, actele privind înmatricularea noii entităţi în termen de trei zile de la depunere.

Pe perioada cât este în lucru, stadiul dosarului trebuie urmărit pe portalul ONRC pentru a se lua la cunoștință dacă referentul responsabil de lucrare a găsit dosarul incomplet sau a mai cerut documente și clarificări. În lipsa primirii clarificărilor în timp util, referentul va amâna dosarul cu 14 zile lucrătoare pentru a da timp întreprinzătorului să rezolve solicitările. Clarificările se depun în aceeași manieră în care a fost depus dosarul: fie online, fie la ghișeu. Dacă există neînțelegeri între solicitările referentului și poziția întreprinzătorului, acesta din urmă poate cere să fie primit în audiență pentru a discuta față în față cu referentul.

Costuri și formalități la înființare

În ceea ce privește costurile pentru înființarea PFA, acestea pot fi împărțite în trei categorii:

• taxele legale percepute de Registrul Comerțului;
• costuri notariale și de traduceri;
• costuri cu consultantul sau avocatul.

De altfel, din februarie 2017, o serie de taxe percepute de ONRC au fost eliminate, inclusiv cele de înmatriculare, ceea ce face ca înființarea unei entități la ONRC să fie mai accesibilă.

Totuși, mai există costurile notariale și eventualele onorarii percepute de consultanți/avocați, atunci când întreprinzătorii optează pentru serviciile acestora. Automat, costurile sunt mai reduse pentru cei care se ocupă pe cont propriu de toate aceste formalități. 

Oricum, costurile pentru înființarea PFA sunt mai reduse decât cele pentru SRL. Un alt avantaj al PFA, față de SRL, îl constituie faptul că antreprenorul își poate folosi profitul obținut în orice moment, fără a mai fi necesară încheierea exercițiului financiar anual și repartizarea dividendelor.

În concluzie, procedura de înființare a PFA a fost îmbunătățită în ultimii ani, mai ales în contextul în care cei ce dețin o semnătură electronică pot depune dosarul de înmatriculare și online, așa cum am explicat aici. 

Notă: Regimul fiscal aplicabil PFA-urilor este mai avantajos în 2018, în condițiile în care contribuțiile sociale la pensii și sănătate se raportează la salariul minim pe economie, indiferent de suma câștigată lunar ca PFA. Mai mult, impozitul pe venit este acum în cotă de 10%, în scădere de la 16%. Noul sistem fiscal este detaliat aici.