Ce verifică Fiscul la balanța contabilă lunară și cum să preîntâmpini neconcordanțele

1. Verificarea corectitudinii şi completitudinii planului de conturi migrat în sistemul informaţional şi intreţinerea acestuia;
2. Verificarea proceselor implementate în sistemul informaţional integrat, asigurarea că toate tranzacţiile se regăsesc în modulul de contabilitate şi asigurarea întreţinerii şi actualizării acestora;
3. La microîntreprinderi: verificarea sumei veniturilor totale pentru a se vedea depăşirea/nedepăşirea plafonului pentru trecerea la impozit pe profit;
4. Software-ul de gestiune să permită automat înscrierea şi emiterea documentelor justificative pentru mişcările de stocuri, prestările de servicii facturate. Monitorizarea documentelor cu regim special (numerotare automată, anulare, stornare etc.);
5. Soldurile creditelor bancare trebuie să fie aceleaşi cu cele din scadenţarele de la bancă;
6. Înregistrarea veniturilor individualizat (analitice) pentru a permite relaţionarea vânzărilor cu facturile de achiziţie (comerţ) sau efectuarea unei analize a condiţiilor de valorificare sau a unui control al concordanţei rezultatelor declarate (fabricaţie, prestări de servicii);
7. Stabilirea unui program exact de remitere a vânzărilor prin casele de marcat către modulul contabilitate şi verificarea zilnică a documentelor justificative emise de banca/registrul de casă/raport Z cu veniturile înregistrate;
8. Verificarea fişelor de cont furnizori în vederea corelarii plăţii cu documentele justificative de achiziţie şi eliminării riscului de achiziţii fără facturi;
9. Efectuarea unui inventar corespunzător, înregistrarea rezultatelor inventarierii şi pregătirea dosarului conform legislaţiei în vigoare;
10. Rulajele debitoare/creditoare ale contului 121- Rezultatul curent al exerciţiului trebuie să coincidă cu rulajele debitoare ale conturilor de cheltuieli şi rulajele creditoare ale veniturilor (la care se adaugă stornările);
11. Soldul final debitor al clasei 2 – Conturi de imobilizari  (exceptând conturile de depreciere şi amortizare sau creanţe pe termen lung) trebuie să fie egal cu valoarea de intrare/reevaluare a imobilizarilor din Registrul de imobilizări;
12. Soldul final creditor al clasei 28 – Amortizări privind imobilizarile trebuie să fie egal cu total amortizare din Registrul de imobilizări;
13. Soldul debitor al contului 371 - Mărfuri sau soldul debitor al contului 301 – Materii prime trebuie să corespundă cu soldul de pe raportul de gestiune/soldul din balanţa de stocuri/situaţia stocurilor;
14. Soldul debitor al contului 331/332 – Produse/servicii în curs de execuţie egal cu soldul creditor al contului 711/712 – Venituri aferente costurilor produselor/serviciilor în curs de execuţie;
15. Soldul debitor al contului 345 – Produse finite egal cu soldul creditor al contului 711 – Venituri aferente costurilor stocurilor de produse;
16. Soldul TVA din balanţă să corespundă cu suma de pe decontul de TVA;
17. Cont 421 – Personal salarii datorate trebuie să corespundă cu salariile ce vor fi plătite luna viitoare. Dacă salariile se plătesc luna curentă, atunci soldul trebuie să fie zero;
18. Soldurile conturilor de contribuţii sociale şi impozit pe salarii sunt cele de plată de luna viitoare şi trebuie să corespundă cu sumele din declaraţia fiscală D112, dacă sunt plătite la timp contribuţiile şi impozitul pe venit, bineînţeles;
19. Soldurile conturilor de clienţi şi furnizori să corespundă cu sumele de încasat respectiv de plătit la  furnizori;
20. Soldul contului 472 – Venituri înregistrate în avans în conformitate cu facturile în avans emise şi neîncasate. Se vor verifica facturile de avans emise şi facturile de storno avans. Avansul emis trebuie să se închidă cu avansul stornat;
21. Contul 581 – Viramente interne nu trebuie sa aibă sold la sfârşit de lună. Dacă are sold atunci nu s-a inregistrat corect una sau mai multe operaţiuni cu numerar;
22. Soldul contului 5121 – Contul curent la bancă trebuie să fie conform cu soldul de pe extrasul de cont;
23. Soldul contului 5311 – Casa în lei trebuie să fie conform cu soldul de pe registrul de casă;
24. Soldul conturilor în valută trebuie actualizat la sfârşit de lună conform cursului valutar BNR din ultima zi a lunii;
25. Verificarea avansurilor de trezorerie acordate cu soldul din balanţa de verificare pe analitice;
26. Conturile de cheltuieli trebuie să fie soldate – acestea nu trebuie să aibă sold. Se închid cu contul 121 – Profit şi pierdere;
27. Conturile de venituri trebuie să fie soldate – acestea nu trebuie sa aiba sold. Se închid cu contul 121 – Profit şi pierdere;
28. Conturile de rezerve înregistrate în contabilitate trebuie să fie în corelaţie cu hotărârile AGA şi legislaţia în vigoare;
29. Contul de capital social se verifică cu extrasul de la Registrul Comerţului;
30. Soldurile de Debitori diversi (cont 461) se verifică cu contractele de cesiune, decizii ale conducerii companiei, alte documente justificative care îl compun;
31. Soldurile de Creditori diverşi (cont 462) se verifică cu contractele de cesiune, decizii ale conducerii companiei, alte documente justificative care îl compun; se verifică dacă nu există avansuri clienţi reflectate eronat în contabilitate cu impact în TVA colectată;
32. Se verifică închiderea conturilor de TVA deductibilă cu TVA colectată şi TVA de plată/de recuperat.

Identificarea erorilor de înregistrare contabilă cu ajutorul balanţelor de verificare

Erorile de înregistrare contabilă, dupa posibilităţile de identificare, se împart în două categorii:

A. erori de înregistrare contabilă care pot fi identificate prin lipsa unor egalităţi valorice din cadrul balanţei de verificare tabelare a conturilor sintetice;

B. erori de înregistrare contabilă care pot fi identificate prin lipsa unor corelaţii valorice din cadrul balanţei de verificare a conturilor sintetice şi a balanţelor de verificare ale conturilor analitice.

A. Erori de înregistrare contabilă care se pot identifica cu ajutorul balanţelor de verificare ale conturilor sintetice (prin lipsa unor egalităţi valorice).

Principalele categorii de erori de înregistrare contabilă care pot fi identificate prin lipsa unor egalităţi valorice din cadrul balanţelor de verificare tabelare ale conturilor sintetice sunt: erori de întocmire a balanţelor de verificare, erori de stabilire a elementelor valorice ale conturilor (rulaje, sume, solduri finale), erori de înregistrare în evidenţa sistematică şi erori de stabilire a sumelor în formulele contabile din evidenţa cronologică (registrul jurnal).

B. Erori de înregistrare contabilă care nu se pot descoperi cu ajutorul balanţelor de verificare a conturilor.

Cu ajutorul balanţelor de verificare a conturilor sintetice nu pot fi descoperite erorile care modifică mişcările în conturi, în mod egal, atât în debit, cât şi în credit.

În aceste categorii de erori se pot include:

1. omisiuni ale înregistrărilor contabile;
2. erori de compensaţie;
3. erori de imputaţie;
4. erori de înregistrare în evidenţa cronologică.

Omisiunile de înregistrare contabilă constau în aceea că anumite operaţii economice consemnate în documente au rămas neînregistrate în contabilitatea curentă. Asemenea erori se pot identifica prin punctarea tuturor documentelor care au stat la baza înregistrarilor în contabilitatea curentă în vederea descoperirii documentelor care, eventual, nu poartă menţiunea de confirmare a acestor înregistrari, fie ca urmare a reclamaţiilor primite de la partenerii unităţii în legatură cu operaţiile economice respective.

Datorita acestor erori, apar anumite anomalii privind datele informaţionale din unele conturi, cum ar fi: solduri debitoare la conturi de pasiv sau solduri creditoare la conturi de activ; drepturi de creanţă neîncasate sau obligaţii băneşti neplătite în cadrul termenului stabilit. Acestea pot fi descoperite şi prin analiza logică a corelaţiilor valorice care trebuie să existe în cadrul balanţelor de verificare analitice.

Erorile de compensaţie se datorează transcrierii greşite a unor sume din documentele justificative în registrul jurnal sau din acesta în registrul cartea - mare, în sensul ca s-a trecut o sumă în plus într-o parte a unui cont sau a mai multor conturi si o alta suma în minus, egală cu aceea trecuta în plus, în aceeaşi parte a altui cont sau a altor conturi astfel încât, per total, cele două categorii de erori se compenseaza reciproc. Identificarea acestor erori este posibilă datorită faptului că în balanţele de verificare analitice apar unele solduri nefireşti la anumite conturi analitice (adica sold creditor la un cont de activ sau sold debitor la un cont de pasiv), precum şi în urma reclamaţiilor primite de la terţi.

Erorile de imputaţie se datorează transcrierii unor sume, exacte ca mărime, din evidenţa cronologică în evidenţa sistematică, atât în debit cât şi în credit, însă nu în conturile la care trebuiau să fie trecute, ci în alte conturi care nu corespund conţinutului economic al operaţiei respective. Aceste erori se identifică la fel ca în cazul precedent, adică prin intermediul unor solduri nefireşti ce apar în cadrul balanţelor de verificare analitice.

Erorile de înregistrare în evidenţa cronologică se pot datora mai multor cauze, ca de exemplu: stabilirea greşită a unor conturi corespondente; înregistrarea unei operaţii economice de două ori, atât în debit, cât şi în credit; inversarea unor formule contabile; întocmirea corectă a formulei contabile, dar cu altă sumă, mai mare sau mai mică, decât cea reală, atât în debit, cât şi în credit. Aceste erori pot fi identificate cu ajutorul balanţei de verificare şah, care, pe lângă unele egalităţi valorice, redă şi corespondenţa conturilor, oferind astfel posibilitatea identificării corespondenţelor eronate dintre anumite conturi, precum şi a erorilor de compensaţie şi a celor de imputaţie.

Acum vă puteţi pregăti pentru inspecţia fiscală, întrucât sunteţi în măsură să răspundeţi în aceeaşi măsură cerinţelor controlorilor fiscali cu privire la principalele corelaţii pentru o balanţă lunară corectă.