Obligațiile organismelor de gestiune colectivă sunt prevăzute în Legea nr. 8/1996 privind dreptul de autor și drepturile conexe, act normativ căruia i-au fost aduse însă numeroase completări și modificări recent, odată cu intrarea în vigoare a Legii nr. 74/2018.
Astfel, noul cadru legal conține 19 obligații ale organismelor de gestiune colectivă, comparativ cu zece, câte erau anterior stipulate.
În primul rând, este menționată expres obligația organismelor de gestiune colectivă de a acționa în interesul membrilor pe care îi reprezintă şi de a nu impune acestora obligaţii care nu sunt necesare în mod obiectiv pentru protecţia drepturilor şi a intereselor lor sau pentru gestionarea eficientă a drepturilor acestora.
Tot la capitolul noi obligații sunt regăsite, printre altele, următoarele:
- să asigure tratament egal membrilor, inclusiv autorilor sau titularilor de drepturi ale căror drepturi le gestionează în temeiul unui acord de reprezentare, în privinţa comisionului de gestiune şi a regulilor privind colectarea, repartizarea şi plata remuneraţiilor;
- să actualizeze în permanenţă bazele de date conţinând lista de membri şi repertoriile acestora;
- să asigure accesul propriilor membri, fără discriminare, la informaţiile privind orice aspect al activităţii de colectare a sumelor datorate de utilizatori şi de repartizare a acestora;
- să asigure autorităţilor cu atribuţii de control şi supraveghere accesul la informaţiile privind activitatea de colectare şi repartizare a remuneraţiilor;
- să asigure corespondenţa cu membrii, utilizatorii şi cu organismele de gestiune colectivă cu care are încheiate acorduri de reprezentare, prin orice mijloace, inclusiv electronice;
- să răspundă în scris, în cel mai scurt timp posibil, plângerilor, în special în ceea ce priveşte gestionarea drepturilor, revocarea mandatului sau retragerea drepturilor, condiţiile de aderare, colectarea sumelor datorate autorilor sau titularilor de drepturi, reţinerile şi repartizarea acestora;
- să păstreze separat în conturile sale veniturile provenite din drepturi sau derivate din investirea acestor drepturi, precum şi orice active proprii pe care le-ar putea deţine acesta şi orice venituri care provin din aceste active, din comisioanele de gestiune sau din alte activităţi;
- să încheie contracte sau acorduri de reprezentare, prin care mandatează un alt organism de gestiune colectivă să gestioneze drepturile pe care le reprezintă.