Zece nereguli de securitate și sănătate găsite de obicei în controalele la firme și cum pot fi rezolvate

Articol scris de Daniel Milicescu, managing partner.

1. Lipsa certificatului constatator - eliberat pe proprie răspundere în conformitate cu articolul 17, alineatul 1, litera b din Legea nr. 359/2004. Acest document reprezintă, practic, autorizația de funcționare în domeniul SSM. Certificatul trebuie să cuprindă codurile CAEN, în acord cu activitățile desfășurate de firmă, însă nu trebuie omise nici activitățile proprii de birou, împreună cu precizarea legată de locația în care se desfășoară activitățile, respectiv și/sau în afara sediilor proprii. Atenție: a nu se confunda cu certificatul constatator de informare sau pentru licitații. Documentul se poate obține în trei zile lucrătoare, pe baza unei declarații date pe proprie răspundere și depusă la Registrul Comerțului.

2. Lipsa Registrului Unic de Control. Este un registru în care autoritățile completează toate datele legate de controlul efectuat. Sunt încă multe companii care nu știu că trebuie să dețină un astfel de document necesar atât sediului social, cât și locului în care se desfășoară efectiv activitatea. Acest tip de registru se achiziționează de la Fisc.

3. Lipsa buletinului PRAM. Buletinul atestă verificarea circuitului de împământare a instalațiilor electrice, verificarea acesteia fiind o măsură de prevenire foarte importantă. Dincolo de faptul că acest document este solicitat atât de inspectoratele de muncă, cât și de ISU în cazul unui incendiu provocat de defecțiuni ale instalației electrice, asigurătorul poate refuza plata despăgubirilor pe motiv că instalația nu a fost verificată conform prescripțiilor tehnice. Aceste măsurători sunt efectuate de companii autorizate de ANRE, rezultatele acestora fiind consemnate într-un astfel de document, ca dovadă a verificării.

4. Absența atribuțiilor de SSM ale angajaților din fișele de post. Foarte mulți angajatori trec în fișa de post doar aspectele legate strict de „core business” și uită că și angajații au responsabilități în domeniul SSM. Lipsa acestor prevederi din fișa de post fac aproape imposibilă sancționarea acelor angajați care încalcă normele de SSM din cadrul companiei.

5. Declarații de traseu necompletate în fișele de instruire SSM. Completarea declarației de traseu duce la o clasificare mai rapidă în cazul unui accident suferit de angajat pe traseul de deplasare, de acasă la locul de muncă sau de la locul de muncă până acasă. În lipsa acestei declarații, încadrarea unui accident ca fiind de muncă de traseu se va face exclusiv pe baza declarației victimei, ceea ce poate conduce la înregistrarea accidentului de către angajator.

6. Lipsa controlului periodic de medicina muncii. În multe cazuri, acest tip de control nu se face la timp sau deloc, aceasta fiind una dintre abaterile care poate genera cele mai grave consecințe pentru administratorii companiilor și pentru manageri. În cazul în care nu există controlul de medicina muncii, la angajare și, apoi, periodic, administratorul companiei sau managerul direct își asumă răspunderea că admite la lucru o persoană care poate fi inaptă pentru munca respectivă sau cu istoric medical de boli profesionale care să fie asumate de noul angajator. În urma evaluării periodice, medicul de medicina muncii va emite o fișă de aptitudini în care va stabili dacă angajatul este apt pentru munca pe care o desfășoară, document ce trebuie păstrat la dosarul de personal. Intervalul dintre două verificări medicale periodice nu trebuie să depășească 12 luni.

7. Evaluarea de risc realizată efectiv. De multe ori, evaluările de risc sunt elaborate „din birou” sau nu sunt realizate pentru toate categoriile de personal din companie, ceea ce expune angajatorul la un risc major, deoarece pericolele nu pot fi cuantificate, prin urmare, nu pot fi implementate nici măsurile de prevenire corecte. Evaluarea se face în urma întrunirii unei comisii, din care fac parte un evaluator autorizat și o echipă implicată în mod direct în activitățile evaluate. În timpul evaluării se iau în calcul o serie de aspecte, iar la finalul analizei se stabilește o ierarhie a riscurilor care pot impacta activitatea și siguranța angajaților și se elaborează măsuri specifice în vederea diminuării sau eliminării lor.

8. Instrucțiuni SSM neadaptate pe specificul activităților din cadrul companiei. Multe dintre acestea sunt realizate la modul general, fără a cuprinde măsurile concrete de prevenire. Instrucțiunile de SSM sunt de regulă foarte stufoase, ceea ce face ca acestea să nu fie citite sau, dacă sunt citite, să fie foarte greu de implementat. Instrucțiunile SSM ar trebui să fie scurte, concise, ușor de înțeles și în concordanță cu evaluarea de risc.

9. Comitetul de Sănătate și Securitate în Muncă care nu se intruneste conform prevederilor legale. Comitetul este organizat în cadrul companiilor cu peste 50 de angajați și trebuie să se întrunească de minimum patru ori pe an. Cu cinci zile înainte de întâlnire trebuie înregistrată la inspectoratul teritorial de muncă notificarea de ședință și în maximum zece zile de la întrunire trebuie depusă la inspectoratul teritorial de muncă minuta ședinței.

10. Neconformități la fișele de instruire. În unele cazuri, fișele de instruire nu sunt semnate de angajat, ceea ce reprezintă o abatere gravă în sensul în care angajatul prestează o muncă pentru care nu a fost instruit. În alte cazuri și la fel de grav, fișele nu sunt semnate de șeful direct al angajatului, ci de către alte persoane din companie, de exemplu secretara, responsabilul pe HR etc. Fișele  trebuie semnate imediat după instruirea periodică în ordinea urmatoare: angajatul, șeful direct și, prin sondaj, serviciul intern sau extern sau șeful ierarhic al persoanei care a efectuat instruirea.

Amenzile pentru nerespectarea unora sau mai multor puncte de mai sus pornesc de la 2.000 de lei și pot ajunge până la 10.000 de lei.

Notă: Acest articol face parte dintr-o campanie informativă dedicată informării angajatorilor despre obligațiile pe care le au în domeniul SSM. Toate articolele publicate în campanie pot fi citite aici.