avocatnet.ro 
Reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse este prevăzută în Ordinul Ministerului Finanțelor Publice nr. 2.634/2015, act normativ care stabilește că, pentru a putea fi înregistrate în contabilitate, operațiunile economico-financiare trebuie să fie justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite.
Concret, orice persoană care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligația să aducă la cunoștință conducătorului entității, în scris, în termen de 24 de ore de la constatare, situația constatată. Când spunem conducător al entității ne referim la administratorul acesteia, ordonatorul de credite sau altă persoană care are obligația gestionării entității respective.
Mai departe, în termen de cel mult trei zile lucrătoare de la primirea sesizării, conducătorul entității dispune încheierea unui proces-verbal care să cuprindă:
- datele de identificare a documentelor dispărute;
- numele și prenumele persoanei responsabile cu păstrarea documentelor;
- data și împrejurările în care s-a constatat lipsa documentelor respective.
Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire", care trebuie să cuprindă următoarele elemente:
- sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariția documentelor;
- procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
- dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sancționării disciplinare a persoanei vinovate, după caz;
- dispoziția scrisă a conducătorului entității pentru reconstituirea documentelor;
- o copie a documentelor reconstituite.
În condițiile în care documentul pierdut, sustras sau distrus a fost întocmit de către entitate într-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmând aceleași proceduri prin care a fost întocmit documentul original, menționându-se în antetul documentului că este reconstituit, și stă la baza înregistrărilor în contabilitate.
Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu și vizibil mențiunea "Duplicat", cu specificarea numărului și a datei dispoziției pe baza căreia s-a făcut reconstituirea.
Un aspect important de menționat este că nu pot fi reconstituite documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călătorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în contabilitate.
În ceea ce privește termenul în care trebuie finalizată reconstituirea documentelor, în cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii acestora, Ordinul MFP nr. 2.634/2015 stabilește un termen maxim de 30 de zile de la constatare, care poate fi prelungit la 90 de zile, dar doar în cazuri de forță majoră.
emma08
Comentarii articol (0)