Diurna în lei pentru deplasări în străinătate - ce este esențial să știi

HG nr. 518/1995 trasează limita neimpozabilă în valută pentru diurna acordată de societățile comerciale ce activează în domeniul privat, astfel că societățile comerciale se raportează la acest act normativ doar pentru a determina nivelul neimpozabil al diurnei din punct de vedere al impozitului pe venit și al contribuțiilor sociale obligatorii. Practic, conform prevederilor fiscale, diurna acordată în limita a 2.5 ori nivelul diurnei stabilite pentru instituții publice este neimpozabilă și nu ocazionează plata de taxe salariale. În general, pentru țările membre UE (ex. Germania, Franta, Italia etc.), diurna este 35 euro/zi.  Nivelul maxim legal al diurnei neimpozabile ar fi, deci, în cazul acestor state de 35 * 2.5 = 87.5 euro pe zi.

HG nr. 518 / 1995  descrie, la art.5 alin. 1,  diurna externă ca fiind „o indemnizaţie zilnică în valută, denumită în continuare diurnă, în vederea acoperirii cheltuielilor de hrană, a celor uzuale, precum şi a costului transportului în interiorul localitãţii în care îşi desfãşoară activitatea”.

Dreptul salariatilor din sectorul privat la indemnizatia de delegare (diurnă) este consacrat de Codul muncii la art.44 alin.(2).

Diurnele se negociază

Diurna cuvenită salariaților delegați sau detasați se stabilește prin negociere între salariat și angajator. Această negociere trebuie să pornească de la drepturile salariatului stabilite prin Codul muncii și prin contractele colective de muncă aplicabile care au caracter minimal.

În situatia în care, cele două părți, angajat și angajator, stabilesc astfel (prin contractul colectiv sau individual de muncă), diurna pentru deplasările în străinătate poate fi acordată și în lei, iar  raportarea la HG 518/1995 se va face numai pentru a determina dacă diurna externă acordată efectiv este taxabilă, comparativ cu  limita neimpozabilă în valută.

Referitor la justificarea efectuării deplasării externe, acest lucru este posibil în baza facturii externe de cazare și a documentelor de transport. Pe baza acestora se întocmește decontul cheltuielilor efectuate.

Sumele primite ca diurnă nu trebuie justificate cu documente. Se consideră diurna deductibilă plafonul pentru categoria I.

Pentru fracţiunile de timp care nu însumează 24 de ore, diurna se acordă astfel:

• 50% până la 12 ore şi
• 100% pentru perioada care depăşeşte 12 ore.

Cursul de schimb valutar la care se calculează diurna

Potrivit prevederilor pct. 306 din Ordinul Ministerului Finanțelor nr. 1802/2014, în cazul plăţilor în valută suportate din avansuri de trezorerie, cheltuielile se recunosc în contabilitate:

• la cursul din data efectuării operaţiunilor sau
• la cursul din data decontării avansului.

Utilizarea unuia din cele două cursuri este opțiunea societatii și trebuie să se regăsească în politicile contabile aprobate ale acesteia.

Diferențele de curs valutar, între valoarea avansului de trezorerie acordat la cursul de schimb valutar BNR din data acordării avansului și înregistrarea cheltuielilor la cursul de schimb valutar de la data decontului sau de la data efectuării operației se înregistrează ca fiind venituri sau cheltuieli din diferențe de curs valutar.

Prin dosarul fiscal dedicat diurnelor în 2019, ne propunem să lămurim, alături de un expert contabil cu experiență, cele mai importante prevederi ce țin de acordarea corectă a diurnelor în 2019, oferind în același timp recomandări, sfaturi și reguli de bune practici în domeniu, astfel încât companiile să fie protejate de riscuri în cazul unui control fiscal. Toate articolele din serie sunt disponibile aici. Pentru abordarea juridică a delegărilor și detașărilor, puteți consulta și dosarul nostru juridic dedicat reglementărilor din domeniu.