Când este posibilă corectarea erorilor din situațiile financiare anuale pentru 2018

În cazul corectării erorilor contabile este bine de știut că nu poate fi depus un alt set de situaţii financiare anuale/raportări contabile anuale corectate.

Mai exact, în urma corectării erorilor contabile care includ efectele greșelilor matematice, greșelilor de aplicare a politicilor contabile, ignorării sau interpretării greșite a evenimentelor și fraudelor (conform Ordinului Ministerului Finanțelor Publice (MFP) nr. 1.802/2014) nu se poate depune un alt set de situații financiare anuale corectate.

Există două categorii de erori reglementate în prezent ce se pot rectifica, iar pentru fiecare categorie sunt prevăzute anumite termene de corectare a erorilor apărute, după proceduri specifice și cu documente de completat conform indicațiilor MFP, sintetizate într-o formă ușor de reținut în cele ce urmează.

Situațiile financiare pentru anul 2018 trebuie depuse până pe 30 mai 2019.

Categoriile de erori ce pot fi corectate

Erorile care pot fi corectate sunt cele determinate de completarea eronată a următoarelor informaţii:

• denumirile entităţilor raportoare;
• codul unic de înregistrare al entităţii raportoare;
• activităţile CAEN (denumire clasă CAEN şi/sau cod CAEN);
• formei de proprietate;
• indicatorilor raportaţi prin formularul Bilanţ/Situaţia activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii, dacă valoarea acestor indicatori poate fi dovedită de alte documente (de exemplu, act constitutiv, contracte etc.);
• numărul de salariaţi şi/sau a altor indicatori raportaţi prin formularul "Date informative".

Pentru aceste tipuri de erori nu este prevăzut un termen maxim de corectare şi pot fi corectate şi pentru situaţiile financiare anuale/raportările contabile anuale aferente exerciţiilor financiare anterioare/anilor anteriori datei intrării în vigoare a acestui ordin.

De asemenea, mai pot fi corectate şi următoarele tipuri de erori:

• depunerea de situaţii financiare anuale/raportări contabile anuale care nu cuprind niciun indicator valoric;
• transmiterea electronică de situaţii financiare anuale/raportări contabile anuale în loc de declaraţie de inactivitate, precum şi transmiterea electronică a declaraţiei de inactivitate în loc de situaţii financiare anuale/raportări contabile anuale;
• transmiterea electronică de situaţii financiare anuale/raportări contabile anuale folosind un format de raportare cuprins în programul de asistenţă, diferit de cel corespunzător tipului de entitate sau netransmiterea electronică a tuturor documentelor prevăzute de lege (raportul administratorilor, declaraţia pe propria răspundere, raportul auditorului statutar etc.);
• întocmirea şi transmiterea electronică de situaţii financiare anuale/raportări contabile anuale folosind date eronate, determinate inclusiv de procesele de extragere şi prezentare a informaţiilor din bazele de date.

Situaţiile financiare anuale/raportările contabile anuale prin care sunt corectate aceste tipuri de erori pot fi depuse cel târziu până la termenul maxim de depunere a situaţiilor financiare anuale/raportărilor contabile anuale aferente exerciţiului financiar anului următor celui la care se referă situaţiile financiare anuale/raportările contabile anuale la care s-au constatat aceste tipuri de erori.

Cum se depun efectiv situațiile financiare corectate

În cazul corectării erorilor ulterior depunerii situaţiilor financiare anuale/raportărilor contabile anuale, operatorii economici şi persoanele juridice fără scop patrimonial pot depune numai la registratura unităţilor teritoriale ale MFP, în format hârtie şi în format electronic, un alt set de situaţii financiare anuale şi documentele cerute de lege, respectiv raportări contabile anuale, după caz, care vor cuprinde informaţii corectate. 

În vederea depunerii situaţiilor financiare anuale/raportărilor contabile anuale în format hârtie şi în format electronic, entităţile folosesc programul de asistenţă pus la dispoziţie gratuit de către Ministerul Finanţelor Publice pe site-ul Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală, prin care se generează un fişier de tip PDF, având ataşat un fişier .xml care conţine datele de identificare a entităţii, precum şi un fişier cu extensia .zip. 

Pentru situaţiile financiare anuale, fişierul cu extensia zip va conţine situaţiile financiare anuale şi documentele cerute de lege, aşa cum acestea sunt întocmite de entităţi şi scanate, alb-negru, lizibil şi cu o rezoluţie care să permită încadrarea în limita a 9,5 MB a fişierului PDF la care este ataşat fişierul zip. 

Concomitent, administratorul trebuie să depună şi o declaraţie pe propria răspundere, din care să rezulte că documentele respective au fost retransmise ca urmare a corectării erorilor constatate, cu indicarea naturii erorii corectate, precum şi faptul că acestea reflectă realitatea entităţii raportoare.

Această declaraţie pe propria răspundere se va include în fişierul zip ataşat bilanţului PDF. Un exemplar în format tipărit al acestei declaraţii va fi depus la registraturile unităţilor teritoriale ale MFP, împreună cu situaţiile financiare/raportările anuale corectate.

Baza legală

Corectarea erorilor cuprinse în situațiile financiare anuale și a raportărilor contabile anuale depuse de operatorii economici şi persoanele juridice fără scop patrimonial de către entităţile aflate în aria de reglementare contabilă a MFP, are la bază reglementarile cuprinse în Ordinul MFP 450/2016, modificat şi completat prin Ordinul MFP 543/2017, prin Ordinul 894/2017 şi prin Ordinul MFP. 995/2017,Ordinul ministrului finanțelor publice nr. 1.802/2014.