Prevenirea spălării banilor: Două mari obligații pentru firme și o excepție, explicate pe înțelesul oricui

Ce înseamnă cunoașterea clientelei

Înainte de toate, trebuie stabilit din start ce anume se înțelege prin client și clientelă. Conform legii, e vorba despre orice fel de persoană fizică obișnuită, persoană fizică autorizată, întreprindere individuală/familială sau companie cu care există o relație de afaceri (și nu numai).

Cu alte cuvinte, clientul este orice persoană sau entitate cu care s-a discutat despre o tranzacție (chiar dacă acea tranzacție n-a mai ajuns să se concretizeze) sau care folosește (ori a folosit în trecut) serviciile firmei.

Astfel, înainte de a începe o relație sau a face o tranzacție, companiile sunt obligate să ia niște măsuri-standard pentru cunoașterea clientelei (unele pot fi stabilite chiar de către autorități). Adică să obțină identitatea clienților și să o verifice din surse credibile, dar și să afle (și să verifice, în mod rezonabil) identitatea beneficiarului real al clientului (adică persoana care deține sau controlează clientul sau în numele căreia acționează clientul). Totodată, firmele mai trebuie să evalueze cam ce scop are relația de afaceri cu clienții lor (și, eventual, să obțină mai multe informații în acest sens) și să monitorizeze constant această relație (analizarea tranzacțiilor încheiate).

Important: Verificarea identității se face folosind (cel puțin) datele de stare civilă din actele de identitate ale persoanelor fizice și datele din actele constitutive sau certificatul de înmatriculare și datele reprezentantului legal al persoanelor juridice.

Firmele pot să aplice și măsuri simplificate pentru cunoașterea clientelei, însă numai pentru clienții încadrați la un grad redus de risc. Iar dacă se descoperă un grad sporit de risc, atunci este nevoie de măsuri suplimentare de cunoaștere a clientelei.

Așadar, legislația impune firmelor să pună la punct o schemă de evaluare a riscului de spălare a banilor, pe care să o aplice relațiilor de afaceri pe care le au. Inclusiv pentru a stabili dacă un client sau beneficiarul real al unui client este o persoană care a deținut sau deține funcții publice importante (parlamentar, ministru, șef de partid, ofițeri superiori din armată etc.). Schema trebuie să ia în calcul reglementările speciale ale autorităților (dacă există), scopul relației de afaceri sau al tranzacțiilor ocazionale, regularitatea sau duarata relației și nivelul activelor tranzacționate de client (bunuri, în esență).

Măsurile-standard trebuie aplicate atât atunci când se intră într-o relație de afaceri sau atunci când se fac tranzacții ocazionale (tranzacții, prin una sau mai multe operațiuni legate, de cel puțin 15.000 de euro, transferuri de fonduri de peste 1.000 de euro), cât și atunci când este vorba de profesioniști care vând bunuri și fac tranzacții ocazionale în numerar de cel puțin 10.000 de euro (prin una sau mai multe operațiuni legate).

Dacă o firmă nu poate aplica măsurile de cunoaștere a clientelei, aceasta trebuie să înceteze orice relație sau tranzacție, să facă un raport în legătură cu clientul despre care are suspiciuni și să-l trimită autorităților.

Atenție: Companiile sunt obligate să păstreze, timp de cinci ani (de la încetarea relației sau de la data tranzacției ocazionale), informațiile pe care le adună atunci când aplică măsuri de cunoaștere a clientelei. Documentele trebuie păstrate în format tipărit sau în format electronic, dar în așa fel încât acestea să poată fi folosite în procedurile judiciare, împreună cu documente justificative și evidențe ale tranzacțiilor.

Ce tranzacții sunt vizate (nu doar) pentru raportare

Vorbim de niște categorii de tranzacții, care implică respectarea anumitor obligații legale, în funcție de circumstanțe. Și e important de știut este că legea face referire atât la tranzacții, la modul general, cât și, în mod special, la tranzacții în numerar.

Tranzacții care te transformă în raportor. În primul rând, sunt considerate entități care au obligația de a face raportări la autorități cele care, ca profesioniști, comercializează bunuri sau prestează servicii, dacă fac tranzacții în numerar de cel puțin 10.000 de euro. Indiferent dacă o asemenea tranzacție se face printr-o operațiune unică sau prin mai multe operațiuni legate între ele.

Tranzacții nesuspecte care trebuie raportate. În al doilea rând, există obligația de a raporta tranzacțiile în numerar de minimum 10.000 de euro, indiferent dacă acestea sunt în lei sau în altă monedă. La raportare mai trebuie incluse însă și operațiunile fragmentate în tranșe mai mici de 15.000 de euro, care au elemente comune (părțile tranzacțiilor, inclusiv beneficiarii reali, natura sau categoria în care se încadrează tranzacțiile și sumele implicate, de exemplu). Raportarea se face în trei zile lucrătoare de la momentul la care se face tranzacția.

Tranzacții suspecte care trebuie raportate. În al treilea rând, mai există și tranzacțiile suspecte, care trebuie raportate autorităților înainte de a fi făcute (uneori, raportarea se poate face după). Raportarea se face dacă firmele au suspiciuni că bunurile provin din săvârșirea de infracțiuni (furt, de exemplu) sau persoana ori împuternicitul, reprezentantul sau mandatarul acesteia pretinde a fi altcineva sau dacă vorbim de o operațiune care se încadrează în genul de tranzacții suspecte prezentate de autorități.

Tranzacții ce implică cunoașterea clientelei. În fine, există obligația firmelor de a aplica măsuri-standard de cunoaștere a clientelei când sunt implicate tranzacții ocazionale. Mai precis, tranzacții (prin una sau mai multe operațiuni legate) de cel puțin 15.000 de euro sau transferuri de fonduri de peste 1.000 de euro. Măsurile mai trebuie aplicate, de asemenea, atunci când este vorba de profesioniști care vând bunuri și fac tranzacții ocazionale în numerar de cel puțin 10.000 de euro (prin una sau mai multe operațiuni legate).

Responsabilul cu aplicarea legii

Pe scurt, companiile nu trebuie să desemneze la autorități o persoană care este responsabilă de aplicarea legii combaterii spălării banilor, spre deosebire de alte entități.

Actul normativ prevede o excepție, în acest sens, pentru firme și pentru persoanele fizice, dacă sunt considerate entități raportoare. Informația este confirmată inclusiv de ceea ce susține, pe site-ul său oficial, Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor, către care se raportează tranzacțiile detaliate la intertitlul anterior.

Practic, companiile scapă astfel de obligația de a desemna un responsabil. Cu alte cuvinte, chiar dacă o firmă este considerată entitate raportoare, ea nu trebuie să aibă un responsabil cu aplicarea actului normativ.